MarcinO2021 – Strona 45 – Marcin Olszewski

Odpady, gabaryty na terenie nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej

Śmieci, odpady, gabaryty. Generujący (mieszkańcy) i odbiorcy (firmy wywozowe). Świat teoretycznie prosty do ogarnięcia w realizacji, zarówno dla tych którzy chcą pozbyć się odpadów, jak ich dla tych, którzy z nowym „porządkiem” (w postaci Systemu Odbioru Odpadów Komunalnych, od sierpnia 2014 r.) mają odpady odbierać. A w praktyce? Poniżej przedstawiam trzy formy odpadów.
Odpady komunalne. W ramach segregacji – oddzielne, kolorowe pojemniki (z dużymi naklejkami np. „odpady zmieszane”, „szkło” itd.). Znam przypadki, gdy nad oznaczonymi pojemnikami Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej poprosił o umieszczenie tabliczek z nazwą odpadów. Ulotki, plakaty. Spotkania z przedstawicielami firm wywozowych. Wszystko dla śmieci. Wszystko dla ludzi. Uczymy się segregacji, choć czasem otrzymuję informację od firmy wywozowej iż w danym pojemniku zlokalizowano odrębny rodzaj śmieci (np w zmieszanych – szkło). To kwestia przyswojenia – na gruncie indywidualnym. Przyzwyczajeń ludzkich zmienić się nie da.
Odpady wielkogabarytowe. Zazwyczaj pojawiające się w okresie porządkowania (również w okresie przedświątecznym) mieszkań, piwnic. Dobrym rozwiązaniem dla składowania tego typu odpadów jest wydzielona w tym celu powierzchnia w altanie śmietnikowej (z kontrolą dostępu dla mieszkańców i odbiorców gabarytów).
Odpady poremontowe. Właściciel planujący remont w lokalu powinien we własnym zakresie zaplanować możliwość składowania i wywozu odpadów po remontowych, np. formie kontenera. Pozostaje kwestia komunikacji z Zarządem, administracją co do jego usytuowania – bez ewentualnych utrudnień dla ruchu.
Warto, aby informacje dotyczące segregacji śmieci, możliwości składowania i wywozu gabarytów, jak również kwestie odpadów poremontowych były dostępne dla mieszkańców (gablota informacyjna, internet, spotkania mieszkańców, spotkania z Zarządem Wspólnoty, zarządcą/administratorem nieruchomości). Banał, ale zawsze jest to argument w dalszym postępowaniu (w przypadku ew. not obciążeniowych) wobec stwierdzeń typu „bo ja nie wiedziałam/-em”.
Ponowię pytanie – a w praktyce? Śmieci niekoniecznie zawsze trafiają do pojemników. Jak wspomniałem czynnik ludzki. Istotną rzeczą jest monitorowanie usługi wywozu odpadów. W przypadku odpadów segregowanych odbywa się to „zgodnie z harmonogramem”. Często jednak ekipy wywozowe mają z tym problem. Nie liczcie jednak na to, iż kto skomunikuje się z Zarządem, administracją z informacją – „Planowany odbiór na czwartek zostaje przesunięty np. na piątek. Za utrudnienia przepraszamy”. To Wy, mieszkańcy macie problem, mając zawalone pojemniki śmieciami. Firmy mają swój system organizacji pracy. Wspólnoty Mieszkaniowe (zgodnie z nową polityką m.st. Warszawy) nie mają już zawartych umów z firmami wywozowymi. Należy zatem utrzymywać ścisłą komunikację pomiędzy dozorcą – administratorem – mieszkańcami, z przekazem informacji o zaniechaniu wywozu przez firmę obsługującą teren (z ramienia miasta). W przypadku notorycznych problemów w tym względzie pozostaje kwestia egzekwowania bezumownego z jednostką nadrzędną (Biuro Gospodarki Odpadami).
Odpady poremontowe (gruz, sedesy, umywalki) bardzo często są wrzucane do powierzchni przeznaczonej na odpady wielkogabarytowe. O ile w przypadku odpadów wielkogabarytowych firma wywozowa w ramach obsługi bezpłatnie podstawi kontener i wywiezie, o tyle gruz i większa ilość gabarytów sanitarnych są wywożone na zasadzie odrębnego, płatnego zlecenia. Koszty ponoszą wszyscy właściciele. „Jeden za wszystkich – wszyscy za jednego”. Ponadto „czynnik zewnętrzny”, poza lokalowy – czyli wystawianie gabarytów na klatkę schodową bez zamiaru ich uprzątnięcia – we własnym zakresie i na własny koszt, jak również „podrzucanie” śmieci, gabarytów przez osoby niebędące mieszkańcami nieruchomości – bo tak łatwiej i praktyczniej.
Co zatem robić w sytuacjach:

Gdy śmieci nie wrzucane są tam gdzie powinny? (pojemniki stosownie do rodzaju odpadu).
Gdy gabaryty walają nam się po części wspólnej? (ograniczając ruch, drogę ew. ewakuacji pożarowej, stanowiąc niepotrzebny element wizualno – estetyczny).
Gdy odpady poremontowe zajmują altanę?

W każdym przypadku edukacja i budowa w świadomości mieszkańców znajomości przepisów Wspólnotowych. Jeżeli wyrzucasz śmieci, gabaryty, odpady poremontowe – to Wspólnota ponosi koszty utrzymania czystości. Cała Wspólnota. Bez dyskusyjną rzeczą jest fakt, iż trzeba je gdzieś wyrzucać – ale na warunkach znanych wszystkim mieszkańców. Miej tego świadomość. Na podstawie posiadanych informacji (monitoring, informacje od dozorcy, mieszkańców) można i trzeba egzekwować (w ramach obowiązującego prawa i przepisów wewnątrz Wspólnotowych – np. Regulamin Porządku Domowego) eliminację tego typu zachowań. Jeżeli są przesłanki co do porzucenia rzeczy na części wspólnej – poza wewnętrznymi przepisami, są też przepisy o ochronie ppoż. W razie pożaru gabaryt na klatce schodowej może stanowić zagrożenie dla wszystkich mieszkańców. Warto zatem przeciwdziałać tego typu zagrożeniom.
Właściciele prowadzący remont lokalu, mający świadomość (na podstawie dostępnej informacji) składowania i wywozu odpadów poremontowych we własnym zakresie. w razie „podrzucania” odpadów do altany powinni być zobligowani przez Zarząd, administrację do usunięcia tych rzeczy, a w razie zaniechania – obciążeni kosztami wywozu poniesionymi przez Wspólnotę Mieszkaniową.
Oczywiście. Mam świadomość. Łatwo się piszę, a w praktyce z wyegzekwowaniem bywa różnie. Poza lokalem „to nie moje”. Tak niestety rozumie się często bycie we Wspólnocie Mieszkaniowej. Dlatego jak wspomniałem – materiał ludzki – w szczególności, gdy coś ma zrobić wbrew swej woli, albo z nakazu – może być oporny. Budowa POZYTYWNYCH RELACJI I ŚWIADOMOŚCI WZGLĘDEM FAKTU, IŻ „WSZYSTKIE ŚMIECI NASZE SĄ” może trwać długo. Warto i trzeba próbować. CZYSTYCH NIERUCHOMOŚCI NA CZĘŚCIACH WSPÓLNYCH I W OTOCZENIU :). Pozdrawiam serdecznie. Marcin Olszewski.

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami, studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji.

Reklama na elewacji nieruchomości zabytkowej. Relacje między Wspólnotą, dzierżawcą a konserwatorem

Reklama na elewacji nieruchomości wpisanej do rejestru. Teoretycznie proste. Do Wspólnoty Mieszkaniowej wnioskujemy o zgodę na dzierżawę elewacji, w załączeniu projekt graficzny szyldu, semafora, wymiary. Zarząd Wspólnoty warunkuje wydanie zgody od uzyskania wszelkich zgód administracyjnych przez wnioskującego – mając głównie na myśli pozwolenie konserwatora. Po uzyskaniu zgody, wnioskujący przedkłada ją Zarządowi. Strony ustalają warunki współpracy w drodze umowy. Semafor zaczyna funkcjonować na elewacji. Wszyscy są zadowoleni. Tak. to tak to modelowo powinno wyglądać. A w praktyce? Jak na rynku nieruchomości w praktyce.
Wniosek do Zarządu. Czasami zdarza się zawieszanie reklamy – nie pytając nikogo o zgodę. Argumentacja – mam lokal, potrzebuję reklamy. I tyle. A co trzeba było zrobić, ustalić? Nie wiedziałem. Niestety, nieznajomość prawa szkodzi – to w zakresie powinności potencjalnego dzierżawcy reklamy leży orientacja jakie kroki należy podjąć. W przypadku samowoli, Wspólnota Mieszkaniowa zawiadamia konserwatora zabytków, a w ramach kontroli właściciel szyldu otrzymuje nakaz jego demontażu (w ramach wszczęcia postępowania administracyjnego). Za głupotę.
Drugi przykład. Jesteśmy w fazie gdy wnioskodawca otwiera drzwi biura konserwatora zabytków i pełny ufności w działania organów administracyjnych w Polsce przedstawia sprawę – „wnioskowałem do Wspólnoty Mieszkaniowej, warunkują to uzyskaniem pozwolenia od Państwa, no to jestem”. I co? Gucio. Dzwoni do mnie pani prowadząca sprawę i pyta „czy wnioskujący ma podpisaną umowę dzierżawy ze Wspólnotą?” Słucham? Odpowiadam. Wnioskodawca nie będzie przecież zawierał umowy dzierżawy – na szyld, którego fizycznie nie ma na elewacji, co więcej nie będzie przecież płacił z puste miejsce „na szyld”! Przyjmując ten tok rozumowania, co miałoby się stać w momencie braku uzyskania pozwolenia od konserwatora zabytków? Taka umowa „za szyld, którego nie ma” miała by zostać rozwiązana? A co z kosztami, już poniesionymi przez potencjalnego dzierżawcę (opłaty umowne z tytułu dzierżawy?). Pani urzędnik odpowiada mi stwierdzeniem, które w mojej ocenie czasami warto nagrać na automatyczną sekretarkę w urzędach i odtwarzać petentom „Takie mamy przepisy”. „Może niech wnioskodawca „przyciska bardziej Wspólnotę o umowę”. Wnioskodawca (właściciel szyldu) ma płacić Wspólnocie za szyld którego nie ma – by konserwator mógł wydać decyzję zezwalającą lub nie na jego powieszenie. W następstwie w razie czego – jak mu nie pozwolą – przynajmniej nie będzie musiał zdejmować szyldu z elewacji. Absurd.
Wspólnota i potencjalny dzierżawca elewacji mogły by w tym konkretnym przypadku zawrzeć list intencyjny, umowę z zapisami iż opłaty z tytułu dzierżawy będą regulowane w terminie od faktycznego montażu szyldu/semafora, wraz z warunkiem montażu – możliwego po uzyskaniu zgody od konserwatora zabytków. Wówczas – konserwator ma umowę (która warunkuje dalszy tok postępowania), wnioskodawca – nie ponosi kosztów przed fizycznym montażem szyldu, Wspólnota – wchodzi we wstępną relację z wnioskodawcą – mając na uwadze przyszłe pożytki z tytułu reklamy.
Kolejny przykład to zmiany struktury reklamy. Mamy spotkanie z konserwatorem na odbiorze elewacji, stoimy, nagle konserwator pyta zebranych o reklamę na jednym z budynków Wspólnoty. Wiemy, iż wcześniej reklama była inna, obecnie właściciel dokonał zmiany w kolorystyce i stylu (zdaniem konserwatora) nie nawiązującej do specyfiki ładu i zagospodarowania przestrzennego Starego Miasta w Warszawie. I co robi konserwator zabytków? „najlepiej by było, jak byście Państwo – jako Wspólnota Mieszkaniowa, wystąpili do konserwatora w tej sprawie”. Zarząd odmówił. I słusznie. Nieruchomość jest pod ochronną prawną, ale kto ma tą ochronę sprawować zgodnie z realizacją ustawy o ochronie zbytków – jak nie konserwator zabytków? Urząd ma wykonywać swoje powinności administracyjne wedle prawa. Owszem argumentacja „właściciel (zarządca) jest odpowiedzialny za utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym” ma swoje uzasadnienie, nie może być jednak wytłumaczeniem dla braku samodzielnych działań ze strony konserwatora zabytków. Niestety jest wytłumaczeniem. Konserwator kontrolujący bez postępowania administracyjnego? Niestety, to możliwe, musi się coś zdarzyć.
W tym przypadku konserwator – skoro sam „przypadkowo zauważył niegodność” nie mógł nie zgłosić tego do urzędu (rozumiem, że dlatego, aby – jak to w Polsce – by ewentualnie ktoś ze świadków zajścia – nie zgłosił zgłoszenia … na konserwatora – na zaniechanie czynności administracyjnych). W toku postępowania administracyjnego właściciel reklamy okazał zgodę urzędu … z 1965 r., którego obecne Biuro Stołecznego Konserwatora Zabytków jest następcą. Zmiana reklamy?, nieprzystające kolory? Owszem, ale obecny konserwator „nie może kwestionować decyzji wcześniejszego urzędu”. „Takie mamy przepisy”. Konserwator sam zakopał się w postępowaniu które podjął.
Dochodzimy do fazy problematyki z demontażem szyldu i zakończeniem współpracy dzierżawcy ze Wspólnotą. Praktyczna implikacja – w umowie mamy zapis o demontażu szyldu przez dzierżawcę jako dodatkowego warunku przy wypowiedzeniu umowy. I co? Mamy sytuację, gdy dzierżawca reklamy (będący najemcą lokalu) wypowiada umowę najmu lokalu. Zostawia pustostan. Zmienia lokalizację dwie ulice dalej a do administracji wysyła pismo o zmianie lokalizacji i prośbie o nienaliczaniu opłat za reklamę. Tak, ale tego typu forma nie jest równoznaczna z wypowiedzeniem umowy dzierżawy na reklamę – a reklama nadal wisi i przynosi korzyści właścicielowi. I właściciel reklamy dziwi się dlaczego wciąż naliczane są mu opłaty z tytułu dzierżawy. Skuteczne wypowiedzenie umowy dzierżawy (oficjalnym pismem) wraz z demontażem szyldu (zgodnie z zapisami w umowie) jest w tym przypadku rozwiązaniem. Dzierżawca tego „nie rozumie”, „sami to sobie zdejmijcie”. Po czym … sprzedaje plastikowy kaseton wypełniający semafor kolejnemu najemcy lokalu – który cieszy się reklamą – bez podpisania umowy ze Wspólnotą. Rozwiązanie problemu? W związku z faktem ciągłego trwania umowy dzierżawy, której Wspólnota była stroną i bezumowne następstwo (kolejny najemca lokalu) do korzystania z elewacji (bez wiedzy i zgody Wspólnoty) podjąłem decyzję o zawiadomieniu konserwatora zabytków celem wszczęcia postępowania administracyjnego. Poprzedni dzierżawca musiał uregulować opłaty aż do skutecznego wypowiedzenia umowy. Na obecnego „dzierżawcę” spadła kontrola. Musiał zdemontować semafor, złożyć wniosek do Wspólnoty o dzierżawę elewacji i do konserwatora o zgodę. I wszystko wróciło do normy. Nie żyjemy na wyspie. Korzystając z rzeczy nie należących do nas warto zapytać o zgodę na możliwość korzystania. Pozytywnych wizualnie reklam, przynoszących korzyści dzierżawcom elewacji :). Pozdrawiam, Marcin Bartłomiej Olszewski :).

Rozliczenie dotacji od konserwatora zabytków przez Wspólnoty Mieszkaniowe

W poście z 2014 r. zatytułowanym „Pozyskiwanie dotacji od konserwatora zabytków przez Wspólnoty Mieszkaniowe” wspomniałem iż powrócimy do tematu. Z prostej przyczyny. Umowa o dotację, to początek drogi. W jej treści zawarty jest termin rozliczenia w postaci złożenia do urzędu sprawozdania z kompletem dokumentów, i ten termin powinien być dla was święty. Nie ma że „proszę o przedłużenie”. Urząd dał, urząd rozlicza.Mamy zakończone prace budowlane. Pamiętajmy, iż odbiór powinien odbyć się w obecności Konserwatora Zabytków. Zapomnijcie, że konserwator będzie pytał „czy już skończyliście, mogę przyjść?”. Praktyka rynku „ochrony prawnej zabytków wpisanych do rejestru zabytków” i żywotne zainteresowanie konserwatora zabytkami wskazuje, iż … to do was (na tym etapie) należy powiadomienie go o możliwości odbioru prac z jego udziałem i ustalenie terminu.Uczulam na załączniki do sprawozdania z rozliczenia dotacji. Wypełnienie druku sprawozdania jest w miarę proste, tylko co z tego jak nie będziecie mieli kompletacji w postaci wymaganych załączników?

Należą do nich:

Dokumentacja powykonawcza, w postaci:

a) Pozwolenie na budowę wraz z projektem budowlanym
b) Dziennik budowy
c) Protokoły odbioru (częściowe, końcowe)
d) Obmiary

Dokumentacja zdjęciowa (z przed budowy, w trakcie i po jej zakończeniu)
Oświadczenie „o ustanowieniu lub przeniesieniu na rzecz miasta prawa do nieodpłatnego wykorzystania dokumentacji powykonawczej w celach promocyjnych (w szczególności wykorzystanie zdjęć), w tym jej przetwarzania w zakresie niezbędnym do tego celu”
Kopie rachunków, faktur, przelewów wystawionych z tytułu wykonanej pracy.
Protokół komisyjnego odbioru z udziałem Konserwatora Zabytków
Kosztorys powykonawczy.

Omówmy załączniki.

Pozwolenie na budowę, projekt budowlany, protokoły odbioru, obmiary – wystarczą kopie – jednak z adnotacją (lub pieczęcią) „za zgodność z oryginałem”.

Co do protokołów odbioru – zapomnijcie o ewentualnym (czasami o dziwo tak się zdarza) spisywaniu ich „zza biurka”. Strzał w kolano, w konfrontacji z wizją konserwatora. Lepiej wiedzieć – co się realizowało i w jaki sposób.

Materiał fotograficzny – na płycie. Musi dokumentować chronologię budowy. Zdjęcia przed odbiorem powinny uwzględniać wizerunek banera, tabliczki zawieszonej na nieruchomości (zgodnie z zapisami w uchwale o dotacje) z napisem „Remont współfinansowało m.st. Warszawa” (z perspektywy mojego rynku pracy, w waszym przypadku – każda inna miejscowość gdzie proces dotacji może mieć miejsce).

Wspomniane oświadczenie to taka podstawa do miejskiej budowy PR. Jest na to druk na stronie konserwatora. Wypełniacie, do załączników i koniec.

Rachunki, faktury – MUSZĄ BYĆ Z KWOTAMI ZGODNYMI W UMOWIE. Tu chodzi o weryfikacje przepływu środków pieniężnych – MIEJSKICH ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH. Dlatego też ważny jest również TERMIN PŁATNOŚCI WYKONAWCY i dowód w postaci kopii przelewów. Protokół komisyjnego odbioru – spisujecie go przy udziale konserwatora na odbiorze, do sprawozdania kopia za zgodność z oryginałem.

Kosztorys powykonawczy – ma być podpisany przez wykonawcę, zatwierdzony przez inspektora nadzoru, zatwierdzony przez inwestora – czyli Wspólnotę Mieszkaniową.
Wypełnienie druku sprawozdania nie powinno sprawić problemu. Wpisujemy dane z posiadanej dokumentacji. Podpis i pieczęć Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej. Całość składamy w wymaganym terminie (patrz umowa o dotacje) w Biurze Konserwatora Zabytków.
Koniec? W dalszym ciągu początek. Teraz to konserwator pewnego pięknego dnia, zadzwoni do was i tonem nie znoszącym sprzeciwu poinformuje … i chce dokonać wizji na dotowanej nieruchomości np. jutro. Od momentu złożenia sprawozdania do wizji, konserwator ma w głowie prześledzony np. kosztorys powykonawczy. A tam … mogą zdarzyć się duże odstępstwa od kosztorysu ofertowego, oj mogą. Nie żebym szukał sensacji. To poważny blog o praktycznym ujęciu rynku nieruchomości. W praktyce chodzi tylko o to, iż jeżeli ubiegacie się o dotacje – miejcie świadomość tego iż urzędnik z biura dotacji każdą wartość z kosztorysu, każdą roboczo godzinę weźmie po lupę. I sprawdzi, porówna ze wskaźnikami, cenami. To samo dotyczy faktur, dotrzymania terminów itd. Nie warto zatem robić dziwnych akcji narzutowych (po to jest inspektor nadzoru, by czuwał z naszej strony nad tym co oddajemy konserwatorowi – również w formie dokumentacji). Wiadomo, że może zajść konieczność wykonania dodatkowych prac – miejmy jednak na to papierologię – podkładki. Nie ma co startować z dziwnymi „narzutami”, bo dwa razy stracicie – i u wykonawcy – bo trzeba będzie mu zapłacić, i u konserwatora – bo trzeba będzie mu oddać.
Wspomniana wizja konserwatora na nieruchomości to ostateczny akt przed wydaniem decyzji – czy jest w porządku, czy coś do oddania konserwatorowi. Osobiste dotykanie murów, badanie grubości zaprawy, zgodności wykorzystanych materiałów w budowie z dokumentacji. To są chwile prawdy. Pytania i odpowiedzi.
Dlatego warto zarówno przed ubieganiem się o dotacje, jak i w momencie jej rozliczania mieć świadomość kontroli całości procesu. To są pieniądze miasta i miasto ma prawo wiedzieć na co, i w jaki sposób zostały wydatkowane. Warto korzystać z dotacji. Pierwsze koty za płoty to chrzest bojowy. Gdy zaczynałem z dotacjami – na „dzień dobry” na raz dostałem do obsługi 3 Wspólnoty Mieszkaniowe z dotacji już po zawarciu umów o dotacje. Praktycznie … zostałem praktykiem. Nie jest to łatwe, ale co jest w życiu łatwe? Warunki są znane – od początku do końca. Jeżeli całość procesu realizowana jest zgodnie z kryteriami – powinno być dobrze. A ZATEM, KOMPLETNYCH DOTACJI :). Serdecznie pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Głos w sprawach wspólnych – zebranie roczne Wspólnoty Mieszkaniowej.

Po rozliczeniach wody, przychodzi czas na planowanie dalszego „życia” Wspólnoty Mieszkaniowej. Czas podsumowań dla mijającego okresu rozliczeniowego. Czas decyzji i strategii względem przyszłych miesięcy. Planując termin zebrań rocznych warto oszacować czas niezbędny do opracowania sprawozdania finansowego (wraz z zatwierdzeniem przez Zarząd), przygotowania planów: gospodarczego, remontowego, standardowego pakietu projektu uchwał:

W sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
W sprawie udzielenia Zarządowi Wspólnoty Mieszkaniowej absolutorium.
W sprawie zatwierdzenia planu gospodarczego i zaliczki na fundusz eksploatacyjny.
W sprawie planu remontowego.
W sprawie zaliczki na fundusz remontowy.

Sprawozdanie to bardzo ważny dokument Wspólnoty. Określenie iż „określa finanse Wspólnoty” brzmi jak banał, lecz nie każdy z właścicieli nieruchomości zdaje sobie sprawę iż dokument ten określa … pieniądze właścicieli. Przekaz iż „to są nasze pieniądze” powinna być utrwalana w informacji dla właścicieli. Tak aby wiedzieli: na co wydatkowane są środki, jaki mamy budżet, co możemy zrealizować. Co więcej ważna jest świadomość iż TO WŁAŚCICIELE MAJĄ PRAWO DECYDOWAĆ O WYDATKOWANIU WSPÓLNYCH FINANSÓW WSPÓLNOTY.

Plan gospodarczy to nasz mikroplan. Powiązanie przychodów z zaliczek i innych źródeł i ponoszonych kosztów. W momencie analizy projektu planu warto spojrzeć czy np. które koszty w danym roku mogą być stałe, które zmienne, czy w relacji do ubiegłego okresu rozliczeniowego następują zmiany po stronie przychodów. Stawka zaliczki na eksploatacje – czy pozostawiamy ją na tym samym poziomie? Czy proponujemy jej wzrost? Jak zmiany wielkości zaliczki FE przełożą się na ogólny zarys przychodów?

Plan remontowy. Co zamierzamy realizować – dachy?, kominy? media? elewacje? remonty klatek schodowych? Przy kształtowaniu planów remontowych warto korzystać z PRZEGLĄDÓW BUDOWLANYCH (rocznych, pięcioletnich). Zarys potrzeb + dyspozycja finansami powinny być nam drogowskazem dla projektu FR. Zaliczka na fundusz remontowy – to co wpłacamy przelewem lub za pomocą książeczki opłat – na potrzeby remontowe.

Każdy ze wspomnianych projektów winien być w załączeniu do zaproszenia na zebranie roczne. Tak aby właściciele mogli zapoznać się z materiałem, zastanowić się, przygotować wnioski, propozycje na zebranie.

Zebrania ogółu właścicieli teoretycznie winny odbywać się „nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku”. W domyśle roczne – również. Tu jednak USTAWA JEST NIEPRECYZYJNA, ALBOWIEM OZNACZAŁOBY TO IŻ PO PIERWSZYM KWARTALE NIE MOŻNA ZWOŁYWAĆ ZEBRAŃ :). TYM BARDZIEJ IŻ ARTYKUŁ 31 USTAWY JUŻ JEST BARDZIEJ UMIARKOWANY ZEZWALAJĄC NA KONTYNUACJĘ ZWOŁYWANIA ZEBRAŃ PO PIERWSZYM KWARTALE. Ustawa o własności lokali nie rozdziela pojęć „roczne” i „zwykłe”, traktując temat po macoszemu. Zarówno zebrania roczne odbywają się często nieco później – np. w maju, a zwykłe – zgodnie ze wspomnianym art. 31 ustawy.

Właściciele o zebraniu rocznym winni być zawiadamiani przynajmniej na tydzień przed zebraniem. Jeżeli macie uchwałę o trybie powiadamiającym właścicieli np. poprzez e-maila – to też jest możliwe i skuteczne :). W zaproszeniu powinny być zawarte termin, godzina i miejsce zebrania, porządek obrad. Warto zamieszczać zapis o możliwości udzielania pełnomocnictw względem uczestnictwa w zebraniu (pod nieobecność właściciela nieruchomości). Nie mając odpowiedniego miejsca na organizację zebrania – wynajmijmy odpowiednią salę np. w szkole, w urzędzie.

W porządku. Przychodzi ten dzień. Mamy salę (warto byśmy w tej sali nie ściskali się „powierzchniowo”, wiemy ilu mamy właścicieli, warto to dla komfortu oszacować). Zarząd i administrator witają przybyłych. Można przygotować materiały (sprawozdanie, plany, projekty uchwał) do udostępnienia również na miejscu. Drobny poczęstunek. Zaczynamy.

Jako że to „Rynek nieruchomości w praktyce” nie będę przynudzał o przechodzeniu przez poszczególne etapy zebrania w sposób sztuczny i schematyczny. Wiadomym jest iż ogół właścicieli będzie podejmował decyzje odnośnie sprawozdania, Zarządu (zostaje, czy wybór nowych władz Wspólnoty), zaliczek, planów gospodarczego i remontowego a w końcowej fazie ma możliwości wnoszenia wolnych wniosków.

W „praktyce” ważnym jest poważne i rzeczowe prowadzenie zebrania, konkretna dyskusja. Wymiana poglądów. Przyjęcie stanowiska w danej sprawie. Jeżeli osoba której powierzono prowadzenia zebrania – przy całym szacunku dla zebranych – nie zapanuje na tym od początku – to umarł w butach. Pamiętajmy o tym iż nie każdy przychodzi na zebranie (jakiekolwiek) z tymi samymi intencjami. Można z sensem uczestniczyć we wspólnych decyzjach. Można również zacząć rzucać granatami słów w sąsiada (bo przecież to najlepsza okazja do tego by wszyscy dowiedzieli się, że „Kowalska spod piątki ma psa który głośno szczeka”. Każdy z właścicieli ma prawo głosu. Gorzej gdy wolne wnioski już na początku zebrania przesłaniają proponowany porządek (nawet jeżeli przed chwilą, zebrani większością zaakceptowali jego proponowany kształt). Przed 23.00 nie wyjdziemy. A uchwały – przecież istotne – ulegną zapomnieniu w gwarze sporów. Równie dobrze można zaatakować Zarząd Wspólnoty (za bardziej lub mniej udowodnioną niegospodarność), administratora (za brak pracy i pobieranie płacy). Można. Ważne, by każdy z poszczególnych punktów porządku zebrania, także wolne wnioski dał szansę wypowiedzi wszystkim stronom. Zwolennikom i przeciwnikom. Rozmowa, komunikacja międzyludzka to sztuka.

W pierwszym szacunku liczby udziałów na liście obecności właścicieli będziemy wiedzieli czy mamy kworum i szansę podjęcia którejkolwiek z uchwał. W przeciwnym razie czeka nas podejmowanie uchwał w trybie mieszanym (dodatkowo w okresie po zebraniu – w trybie indywidualnego zbierania głosów). Zgodnie z art. 23 ustawy o własności lokali mamy możliwość zmiany trybu głosowania na zebraniu stosując zasadę „iż na każdego właściciela przypada jeden głos”. Wymaga to jednak co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej.

Dokumentem sprawozdawczym z zebrania winien być protokół sporządzany przez Protokolanta (wybranego wspólnie z Przewodniczącym w początkowej fazie zebrania). W okresie po zebraniu protokół powinien być dostępny do wglądu ogółowi właścicieli nieruchomości, podobnie jak pozostałe dokumenty z zebrania.

SPOKOJNYCH, ZRÓWNOWAŻONYCH OBRAD, KONSTRUKTYWNYCH DECYZJI, DLA WSPÓLNEGO MIENIA :). Pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Dusza w klatce (2015)

Odczyt i rozliczanie wody czyli hydrozagadka Wspólnot Mieszkaniowych

Tytuł nieco jak z przedstawienia. Warto jednak poznać podstawowe zjawiska zachodzące w procesie odczytu i rozliczania wody. Z racji zużycia i pieniędzy :).
W okresie rocznym w ramach Wspólnot Mieszkaniowych wodę odczytuje się zazwyczaj dwa razy do roku. Na koniec czerwca i na koniec grudnia danego roku. Są okresy półroczne.
Z początku posłużę się tradycyjnym modelem wodomierzy zlokalizowanych w naszych łazienkach, kuchniach. Mamy drugi okres rozliczeniowy (grudzień/styczeń). Z wyprzedzeniem powinniśmy otrzymać informację o planowanych odczytach. W formie ogłoszeń w gablotach informacyjnych na klatkach schodowych budynków, w formie powiadomienia drogą komunikacji elektronicznej, bezpośredniego kontaktu z mieszkańcami.
Forma odczytu. Powinna być bezpośrednia, wykonana przez pracownika administracji obsługującej Wspólnotę, konserwatora sanitarnego. Często stosuje się metody „skrótów”, czyli kartki do wypełnienia dla ludzi do skrzynek pocztowych i bawcie się sami. Problem polega na tym, iż wiele osób … niekoniecznie wie gdzie w mieszkaniu wodomierze są zlokalizowane. Po drugie mieszkańcy mogą dokonać błędnego odczytu (np. zamiast wartości 878,87 m3, odczytać … 87887 m3 do wyjaśnienia, lecz po co te późniejsze nerwy?). Po trzecie osoba znająca się na tym może również naocznie zweryfikować poprawność funkcjonowania wodomierzy poprzez prawidłowo umocowaną tzw. plombę (zakładaną przy montażu i legalizacji), jak również czy przypadkiem licznik nie stoi (mimo zużywania wody, mechanizm wodomierza nie „pracuje”, tym samym zniekształca pod względem proces rozliczenia).
Ok. Przyjmijmy model odczytu bezpośredniego. Mamy dzień X. Przychodzi do nas pracownik administracji. Powinien mieć dowody potwierdzające faktyczny cel przybycia (identyfikator, wylegitymowanie się na prośbę mieszkańca). W powiadomieniach również powinny być pieczątki administracji, Wspólnoty. Po co ta czujność. Okazja czyni złodzieja.
Nawet jeżeli nie wiemy – jako mieszkańcy, gdzie są wodomierze, spokojnie. Wykwalifikowany pracownik powinien umieć sam to zrobić. Odczytujemy przede wszystkim wartości przed przecinkiem, sprawdzając stan plomby, „chodzenie” licznika (poprzez kontrolne odkręcenie wody). Warto by pracownik administracji miał przy sobie tzw. karty odczytu (formularz z wyszczególnieniem pomieszczeń lokacji wodomierzy, polami do wpisu numerów liczników i wykazywanych wartości). Wówczas do administracji trafia dokument z danymi, jak również z podpisem mieszkańca na świadectwo faktycznego stanu odczytu w danym dniu.
Co z pozyskanymi danymi powinien zrobić zarządca, administrator. Odczyty powinien wprowadzić do bazy liczników. Warto prowadzić takie bazy, w kolejnych ewidencjach odczytów jest łatwiej i sprawniej. Zaewidencjonowane odczyty administrator winien przekazać do księgowości celem dokonania rozliczenia.
I tu się zaczyna zagadka budzącą często zapytania ludzi otrzymujących dokumenty rozliczeń. Nie będę się zagłębiał w kanony pracy księgowości (często również zarządcy, administratorzy wykonują ta pracę – optymalizacja kosztów :)). Jedno jest pewne. Chcielibyśmy płacić … za to co faktycznie zużyliśmy. Czyli co na odczycie, to do zapłaty. Tak byłoby najlepiej. Stosowane są regulaminy rozliczania wody podejmowane we Wspólnotach w formie uchwały. Warto by były przemyślane.
W rzeczywistości suma odczytów ze wszystkich liczników powinna być równa wskazaniom na wodomierzach głównych. Jeżeli nie jest równa – gdzieś ta woda „ucieka”. Mogą być straty. Koszty dla całej Wspólnoty. Zadanie dla administracji, konserwatora i inspektora sanitarnego.
Jeżeli budynek w pełni olicznikowany, odczyty rzeczywiste (na podstawie odczytów z liczników). Jeżeli nie, stosowane jest ryczałt. W przypadku niepełnego olicznikowania budynku, wielu mieszkańców zgłasza zastrzeżenia i wnosi o uzupełnienie liczników nie chcąc ponosić kosztów za innych. Trudno się im dziwić. W ramach „kontroli wewnętrznej” ludzie często sami w zeszytach, notesach prowadzą ewidencję odczytów.
Porządkując wiedzę na temat rozliczeń. Warto by wiedza ta, zasady były jasne i przejrzyste dla mieszkańców (również pod kątem przejrzystości dokumentu rozliczeniowego przekazywanego również mieszkańcom przez administrację). Warto by dążyć do opłat związanych z faktycznym zużyciem wody, kontrolować stan techniczny wodomierzy zarówno w lokach jak i na części wspólnej (to że wodomierz główny jest własnością MPWiK, nie oznacza, iż Wspólnota nie może wymagać kontroli, świadectwa legalizacji itd. Problem może być zidentyfikowany wszędzie). Jeżeli podejmujemy regulamin rozliczenia kosztów zużycia wody w formie uchwały, przedstawmy uprzednio projekt właścicielom lokali, zastanówmy się wspólnie nad tym jakie rozwiązania są dla nas najlepsze. Uchwałę zawsze można zmieniać, regulaminy również. Niech podjęte działania mają za zadanie zmierzać do konkretnych rozwiązań znanych i akceptowanych przez właścicieli. W przypadku rzeczy niezrozumiałych zawsze warto zapytać zarządcę.
Koniec wodomierzy. Okres legalizacji upływa po okresie pięciu lat. Przed upływem tego okresu Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej winien dokonać zbioru ofert, podjąć działania względem projektu uchwały i procesu głosowania. Montaż i demontaż wodomierzy powinien odbywać się w formie protokolarnej (ze wskazaniem danych dot.starego i nowego licznika – numer, wartość odczytu w dm3, numer plomby).
Warto również rozważać możliwość montażu wodomierzy z nakładką radiową. Odczyt teoretycznie powinien być bardziej precyzyjny (możliwość weryfikacji danych dot. odczytu nawet wstecz w stosunku do odczytu – np. odczytujemy 5 stycznia, a generujemy jednocześnie odczyt dot. zużycia na dzień 31 grudnia), ponadto bez konieczności wizji w lokalach.
Odczyty i rozliczenia to a propos wody – temat rzeka. Z pewnością jeszcze nie raz będę poruszał się w tym obszarze na postach blogu. Czego Wam życzyć tym razem. OPŁAT ZA WODĘ, ZGODNYCH ZE STANEM FAKTYCZNYM. PŁACĘ TYLE, ILE ZUŻYŁEM :). Pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Zarządca jak dobry sąsiad – dlaczego mieszkańcy nie lubią zmian?

Zarządca nieruchomości. Konkretnej nieruchomości. Zna sprawy od podszewki, ma „kontakt” z mieszkańcami. Pierwsze zdania niniejszego posta z pozoru proste, banalne, są w swej istocie bardzo ważne. Tworzą esencję relacji między Tobą – zarządco, a mieszkańcami. Relacji międzyludzkich.
Czasami jest tak, iż zarządca (nie mylić z Zarządem) zostaje oddelegowany na inny budynek, a dotychczas przez niego obsługiwany obejmuje „nowy” na nieruchomości pracownik. Oczywiście polityka kadrowa jest przede wszystkim polityką decyzyjną firmy administrującej. Należy jednak pamiętać o:
1. Przyzwyczajeniu ludzi – zazwyczaj nieufnych do osób obcych.
2. Przyzwyczajeniu Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej.
W pierwszym przypadku poznanie się, wieloletnia współpraca może skutkować bardzo dobrymi, trwałymi relacjami. Od „dzień dobry” na podwórku, patio po podjęcie realizacji danej sprawy. To działa w obie strony – Zarządca pomaga mieszkańcom, mieszkańcy poprzez więzy mogą zwracać większą uwagę na to co dzieje się na budynku i być w kontakcie z zarządcą. Kwestia wzajemnej komunikacji – dla dobra Wspólnoty. Twarz zarządcy żyje na nieruchomości od rana do nocy, łącznie z głosem w telefonie. Chodzi o rozpoznawalność, w czasach, gdy wielu ludzi – podobnych przecież do nas kręcą się po klatkach schodowych, kradną klamki, rury spustowe itd. Twarz – znana przez lata – jest ważna. Stanowi o poczuciu bezpieczeństwa. Zarządca – to „swój człowiek”.
W przypadku Zarządu – nie ma skutecznej recepty na przekazanie spraw. Nie ma człowieka, który idealnie wtopi się w klimat spraw bieżących i „ruszy z kopyta” zgodnie z oczekiwaniami Zarządu. Na to potrzeba czasu. Przy zmianie osoby – trzeba zaczynać od początku.
Ponadto cechy indywidualne każdego z nas. W zależności od tego, jacy jesteśmy – pod względem osobowości, charakteru – tak też będziemy postrzegani. Nie każdy będzie się do nas uśmiechał. Być może niektórzy z mieszkańców w swej niewiedzy z góry stwierdzą „on się na niczym nie zna”. Najważniejsze to nie ulegać emocjom. Prezentacja pierwszego wejścia w tok spraw pokaże jak nas widzą. Kilka pozytywnych opinii mieszkańców dotrze również do Zarządu. Dla bytności Zarządu zachowanie dobrych relacji pomiędzy zarządcą a mieszkańcami jest równie ważne – o ile nie najważniejsze. Negatywny obraz postrzegania zarządcy przez ludzi będzie skutkował …. natarciem na Zarząd „skoro zarządca nie może, to niech to załatwiają ci z Zarządu”. Nic bardziej gorszego. Wspólnota nie po to płaci zarządcy by był nieefektowny.
Ostatnio mam „comeback” na jedną z nieruchomości warszawskich (Wspólnota). Rotacja była decyzją pracodawcy – bynajmniej nie z powodu złej jakości obsługi nieruchomości. Po powrocie słyszę „jak to dobrze, że Pan do nas powrócił, to najlepszy prezent gwiazdkowy”. Budowanie relacji na lata, nawet z przerwą – to bardzo ważne dla Zarządcy. Pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Pozyskiwanie dotacji od konserwatora zabytków przez Wspólnoty Mieszkaniowe

Czasami bywa tak, iż Wspólnota Mieszkaniowa ma plany remontowe, niestety jednak nie dysponuje na tyle odpowiednimi środkami finansowymi, by móc je zrealizować. Dla nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków szansą może być ubieganie się o dotację. Jest to wsparcie z budżetu miasta, względem którego można podjąć próby co do pozyskania, istotna jest również kwestia umiejętnego rozliczenia wspomnianych środków.
Proces pozyskiwania i rozliczenia jest bardzo złożony. W niniejszym poście zwrócę uwagę na elementy związane z dotacją. Posłużę się w tym przypadku doświadczeniem i wiedzą w pozyskiwaniu dotacji od konserwatora zabytków m.st. Warszawy.
Wniosek o dotację. W momencie składania MUSI BYĆ KOMPLETNY. Nie ma, że „uzupełnimy”. W praktyce to strzał w kolano – brany pod uwagę przy wstępnym postępowaniu kwalifikacyjnym. Chyba że … dokument którego Wam brakuje … nie został jeszcze wydany w innym pokoju … u konserwatora zabytków :). Tak, wtedy można zawsze argumentować warunek złożenia … od szybszej pracy konserwatora :).
„Okienko” dotacyjne w Warszawie, to zawsze zakres od 1 do 31 stycznia. Jeżeli ktoś planuje pozyskanie dotacji – kompletacje powinien rozpocząć …. w roku poprzedzającym. Dlaczego?
Zauważcie, ile czasu potrzeba wam na: zbiór ofert na projekt, wybór projektanta, opracowanie projektu, uzyskanie pozwolenia na realizację prac od konserwatora zabytków, uzyskanie pozwolenia na budowę (wniosek do Wydziału Architektury + opinia SKZ), zbiór ofert na wykonawcę. Ile? Przypomnę tylko iż zgodnie z kpa urząd ma 30 dni na realizację zadania podstawowego, w bardziej skomplikowanych przypadkach – dwa miesiące. Spróbujcie w wakacje po zebraniu rocznym w marcu. Wszystko trzeba brać pod uwagę. Jest to wielkie planowanie a najważniejszym czynnikiem jest … czas.
Przyjmijmy, iż sprawdziliśmy we wniosku jakie dokumenty musimy złożyć, mamy komplet, Zarząd podpisuje, co dalej? We wniosku musimy również określić o jaki udział środków wnioskujemy, a jakim wkładem własnym będziemy dysponowali? Nasz wkład będzie wynikową kosztorysów i budżetu remontowego. Przy czym (jako że jest to blog praktyczny), nie można z góry zakładać, iż dotacja będzie nam przyznana. Błąd. Jeżeli planujesz, iż zapłacisz wykonawcy, z tego co dostaniesz od konserwatora – droga ku pochyłej. Znam z autopsji przypadki niegospodarności Wspólnot,. które na dzień dzisiejszy, przez niefrasobliwość Zarządów muszą … zwracać dotację i procesować się z wykonawcą celem zapłaty za roboty budowlane. Trzeba myśleć realnie. Planuje z tego, co mam, co będziemy mieli z zaliczek na FR. Reszta to marzenia.
Przyjmijmy iż chcielibyśmy uzyskać 80% dofinansowania, proponując 20% wkładu własnego. Miasto będzie oceniać całkowity koszt (sumę wkładów – 100%) i do całości odniesie się jako do kosztów kwalifikowanych. Na tej podstawie otrzymamy propozycję otrzymania dotacji która jest wynikiem przyjęcia przez miasto danej kwoty ogólnej (np. z „naszych” wnioskowanych np. 134 000 zł jako całości inwestycji, miasto oceniło koszty kwalifikowane na np. 120 000 zł). W odniesieniu do tej kwoty, wspomnianych 120 000 zł – miasto proponuje dotacje – to może być 50%, poniżej 50%, 60%.
W przypadku naszej zgody, konserwator zabytków i Wspólnota Mieszkaniowa zawierają umowę o dotację. Z umową warto się bardzo dokładnie zapoznać. Nie tylko w odniesieniu do tego, co mamy składać w dokumencie rozliczeniowym dotacje. LICZĄ SIĘ TERMINY. TERMIN ZAKOŃCZENIA PRAC PRZEZ WYKONAWCĘ, ROZLICZENIA ROBÓT Z WYKONAWCĄ (ZAPŁATA), TERMIN ZŁOŻENIA SPRAWOZDANIA Z ROZLICZENIA DOTACJI. PRZEKROCZENIE TERMINÓW TO WYPADNIĘCIE Z GRY.
Specjalnie piszę powyżej dużymi literami. Miasto daje, ale, uczy i niejednokrotnie … odbiera. Jeżeli czegoś nie wiemy, nie rozumiemy – jest uchwała Rady m.st. Warszawy w sprawie dotacji. Warto się z jej treścią zapoznać.

Mając umowę, mamy wskazaną również datę wpływu środków dotacji na konto Wspólnoty. To już jest nasza gwarancja otrzymania wsparcia finansowego. Możemy przystępować do planowania realizacji robót. O rozliczeniu dotacji w kolejnym poście. Czego Wam życzyć tym razem? DOKŁADNEGO WYPEŁNIANIA WNIOSKÓW I KOMPLETNOŚCI DOKUMENTÓW. Podstawa dalszego prawdopodobnego powodzenia inwestycji. Pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Remont lokalu w budynku wielordzinnym Wspólnoty Mieszkaniowej

Planujemy remont. Nasza własność, mamy do tego prawo. Wszelkiego rodzaju uzgodnienia (pozwolenia, decyzje administracyjne) pozostają w naszej gestii. Ale.
Planując remont warto pamiętać o zachowaniu pewnych form zasad i komunikacji w ramach Wspólnoty Mieszkaniowej. W niniejszym poście wskażę teorię założeń – czyli jak powinniśmy – jako planujący remont – uczynić, by z remontu i przyjemności zmian w lokalu – nie zrobiła nam się święta wojna ze wszystkimi w otoczeniu.
Pierwsza rzecz. Wniosek, zgłoszenie do Zarządu Wspólnoty lub do biura administracji o fakcie planowania remontu. Nie mieszkamy na wyspie. Nie będzie śladu informacji – będziemy mieli sąsiadów na głowie. W prostym piśmie warto wskazać planowane daty rozpoczęcia i zakończenia remontu, godziny i zakres prac, informację o posiadanych zgodach i decyzjach administracyjnych o poinformowaniu sąsiadów – w formie ogłoszenia. Ponadto zawrzeć propozycję utrzymania czystości w częściach wspólnych (na czas remontu), jak również – jeżeli jest taka potrzeba – zgłosić fakt zapotrzebowania na kontener.
W praktyce? Często ludzie wychodząc z założenia „robię na swoim” nie zgłaszają tego. Potem do administracji zgłaszane są informacje o hałasach po 22. A remontujący ze zdziwieniem stwierdza, że przecież „on tylko remontuje”. Jak wspomniałem Wspólnota to nie wyspa. Sygnał do Zarządu administracji daje plus bo w razie skarg (często nie dlatego że przeszkadza, również z racji sąsiedzkiej „życzliwości”) administrator już o tym wie. Ogłoszenie na budynku – nikt z sąsiadów nie będzie mógł powiedzieć „nie wiedziałem”.
Kolejna sprawa utrzymanie czystości na częściach wspólnych podczas remontu. Najczęściej dotyczy to klatek schodowych. Przenoszone materiały mogą pozostawiać pył, resztki gruzu po remontowego. Rzeczy wielkogabarytowe niesprawnie wnoszone/znoszone mogą stanowić potencjalne zagrożenie – dla uszkodzeń ścian, schodów, poręczy na klatce schodowej. Brak uregulowania tej kwestii przed remontem będzie powodem skarg ze strony dozorcy, który poza własną pracą, pracuję jeszcze za firmę remontową (na co może „liczyć” remontujący, a czego nie chce z braku wynagrodzenia dozorca). Oczywiście. W przypadku brak kamer na klatce – ślady zarysowań na ścianach stanowią często jedynie domniemanie co do sprawców uszkodzenia. Nikt nikogo nie złapał za rękę, to nie my, chyba że sąsiedzi widzieli. Nie zmienia to faktu, iż w drodze dobrych praktyk remontujący powinien we własnym zakresie (a Wspólnota winna tego wymagać – przed rozpoczęciem remontu) codziennie po zakończeniu prac uprzątnąć zabrudzenia z części wspólnych, a w przypadku ewentualnych uszkodzeń – winien przywrócić części wspólne do stanu pierwotnego. Jeżeli nie zobowiążemy do tego (jako Wspólnota) remontującego przed rozpoczęciem prac – będziemy się wozić. Często stosowaną praktyką jest fakt dogadywania się remontującego z dozorcą – w ramach dodatkowej opłaty. Nie jednak na zasadzie – jaką swego czasu słyszałem, gdy dozorca i członek Zarządu jednocześnie zwrócił się do remontującego o posprzątanie. Usłyszał „a Pan, to od czego jesteś?”. Ludzkie pojmowanie spraw.
Kontener, śmieci poremontowe. Jeżeli chcemy go zamówić, warto ustalić ze Wspólnotą gdzie i na jaki czas możemy go ulokować. Co więcej, jego umiejscowienie nie powinno blokować dostępu na teren otoczenia nieruchomości służbom publicznym (wywóz odpadów komunalnych, policja, służby ratownicze itd.). Teren na którym chcemy umiejscowić kontener może równie dobrze nie być własnością Wspólnoty a np. miasta. Wówczas warto w tej sprawie zwrócić się do odpowiedniej jednostki organizacyjnej w danym urzędzie (np. Zarząd Terenów Publicznych). W praktyce „idący na całość” nie zamawiają kontenera „bo taniej”, a odpady poremontowe wyrzucają np. do altany śmietnikowej. W następstwie Wspólnota – jeżeli uregulowała tego wcześniej – winna wymóc na remontującym wywóz odpadów na koszt własny.
Godziny remontu również są ważne. Warkot wiertarki w zakresie 22-6 zarówno dla sąsiadów, jak i Policji nie będzie rzeczą normalną.
Po remoncie. Warto uważać. Zdarza się, iż osoby z ekipy remontującej poza swoją pracą, mogą skorzystać podwójnie. Dobrze, jeżeli solidna ekipa zostanie doceniona i zyska nowe zlecenie. Gorzej, gdy dozorcy w pomieszczeniu gdzie ekipa się przebierała zginą narzędzia, gdy znają kody na klatki. Niestety. Okazje czynią złodzieja.
Dobrych remontów :). Pozdrawiam.

Nieruchomość Wspólnoty. Wybór oferenta robót budowlanych.

Mamy zatwierdzony uchwałą Wspólnoty plan remontowy. Mamy cele, środki finansowe. Pora na wybór wykonawcy. Proces wyboru podam na przykładzie współpracy Wspólnoty Mieszkaniowej z firmą zarządzająca nieruchomością, w oparciu o umowę o administrowanie.
Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej w oparciu o dotychczasowe doświadczenia może „mieć” dobrych wykonawców. Dobrze jednak, jeżeli we własnym zakresie prac (lub z pomocą firmy administrującej) zorganizuje przetarg/konkurs na wykonawcę. Pozwoli to na ograniczenie późniejszych ew. zastrzeżeń i wątpliwości co do „uczciwości” pracy Zarządu, z racji współpracy z tym samym wykonawcą.
Ogłoszenie względem planowanych prac można opublikować w dostępnych mediach (np. internet, prasa, tablice ogłoszeń, strona urzędu miasta). W ogłoszeniu warto zawrzeć podstawowe dane Wspólnoty, nazwę prac, termin i miejsce składania ofert. Dysponując przedmiarami robót warto wskazać o możliwości ich dostępności dla potencjalnych oferentów.
Forma składania ofert. Dobrze, jeżeli oferty składane są w formie papierowej, podpisanej przez oferenta, w zapieczętowanej kopercie. Pozwala to na ograniczenie manipulacji (np. wymiany ofert złożonych, na oferty „naszych znajomych”).
Liczba ofert. Dobrze, jeżeli liczba ofert to m.in. 3. Po pierwsze nie ma oznak iż „był tylko jeden oferent” (bo ludzie idą w dalszych domysłach – „jeden, czyli wasz, mimo że tyle firm na rynku budowlanym”). Po drugie – jeżeli proces zbioru ofert organizuje firma administrująca, Zarząd ma wybór, możliwość porównania ofert, propozycji cenowych.
Wyboru oferentów powinien dokonywać Zarząd. Administracja może służyć radą, rekomendacją. Wybór należy jednak do reprezentanta Zarządu Wspólnoty. Warto wspomnieć o istotnej rzeczy jaką w przypadku wyboru oferenta jest rola współudziałowca – np. miasta we Wspólnocie. Warto, by współudziałowiec również, przed dokonaniem wyboru danej oferty mógł zapoznać się z pakietem ofert, kosztorysami ofertowymi. Tak aby nikt nie mógł później zarzucić samowoli reprezentantom lokali wykupionych (środki które mają być wydatkowane na dane prace należą do Wspólnoty – a zatem wszyscy współwłaściciele mają prawo decydować.
Wybór oferty, przez Zarząd to jedno. Wiedzmy jednak o tym iż to stanowi podstawę do opracowania i podejmowania projektu uchwały o wyborze danego oferenta. Wspólnotę tworzą współwłaściciele, a zatem to faktycznie oni w drodze uchwały mogą podjąć decyzję względem uprzednich działań i informacji przedłożonych przez Zarząd. Podjęta uchwała (zwana celową – na konkretne prace, w odróżnieniu od uchwały ogólnej – w sprawie planu remontowego) może stanowić podstawę do złożenia przez obydwie strony (Wspólnotę reprezentowaną przez Zarząd i oferenta) propozycji umów, podjęcia negocjacji co do konkretnych ustaleń względem przyszłej współpracy.
A zatem, dobrych wyborów ofert :). Pozdrawiam, Marcin Bartłomiej Olszewski.