Reklama na elewacji nieruchomości zabytkowej. Relacje między Wspólnotą, dzierżawcą a konserwatorem

Reklama na elewacji nieruchomości wpisanej do rejestru. Teoretycznie proste. Do Wspólnoty Mieszkaniowej wnioskujemy o zgodę na dzierżawę elewacji, w załączeniu projekt graficzny szyldu, semafora, wymiary. Zarząd Wspólnoty warunkuje wydanie zgody od uzyskania wszelkich zgód administracyjnych przez wnioskującego – mając głównie na myśli pozwolenie konserwatora. Po uzyskaniu zgody, wnioskujący przedkłada ją Zarządowi. Strony ustalają warunki współpracy w drodze umowy. Semafor zaczyna funkcjonować na elewacji. Wszyscy są zadowoleni. Tak. to tak to modelowo powinno wyglądać. A w praktyce? Jak na rynku nieruchomości w praktyce. 
Wniosek do Zarządu. Czasami zdarza się zawieszanie reklamy – nie pytając nikogo o zgodę. Argumentacja – mam lokal, potrzebuję reklamy. I tyle. A co trzeba było zrobić, ustalić? Nie wiedziałem. Niestety, nieznajomość prawa szkodzi – to w zakresie powinności potencjalnego dzierżawcy reklamy leży orientacja jakie kroki należy podjąć. W przypadku samowoli, Wspólnota Mieszkaniowa zawiadamia konserwatora zabytków, a w ramach kontroli właściciel szyldu otrzymuje nakaz jego demontażu (w ramach wszczęcia postępowania administracyjnego). Za głupotę.
Drugi przykład. Jesteśmy w fazie gdy wnioskodawca otwiera drzwi biura konserwatora zabytków i pełny ufności w działania organów administracyjnych w Polsce przedstawia sprawę – „wnioskowałem do Wspólnoty Mieszkaniowej, warunkują to uzyskaniem pozwolenia od Państwa, no to jestem”. I co? Gucio. Dzwoni do mnie pani prowadząca sprawę i pyta „czy wnioskujący ma podpisaną umowę dzierżawy ze Wspólnotą?” Słucham? Odpowiadam. Wnioskodawca nie będzie przecież zawierał umowy dzierżawy – na szyld, którego fizycznie nie ma na elewacji, co więcej nie będzie przecież płacił z puste miejsce „na szyld”! Przyjmując ten tok rozumowania, co miałoby się stać w momencie braku uzyskania pozwolenia od konserwatora zabytków? Taka umowa „za szyld, którego nie ma” miała by zostać rozwiązana? A co z kosztami, już poniesionymi przez potencjalnego dzierżawcę (opłaty umowne z tytułu dzierżawy?). Pani urzędnik odpowiada mi stwierdzeniem, które w mojej ocenie czasami warto nagrać na automatyczną sekretarkę w urzędach i odtwarzać petentom „Takie mamy przepisy”. „Może niech wnioskodawca „przyciska bardziej Wspólnotę o umowę”. Wnioskodawca (właściciel szyldu) ma płacić Wspólnocie za szyld którego nie ma – by konserwator mógł wydać decyzję zezwalającą lub nie na jego powieszenie. W następstwie w razie czego – jak mu nie pozwolą – przynajmniej nie będzie musiał zdejmować szyldu z elewacji. Absurd. 
Wspólnota i potencjalny dzierżawca elewacji mogły by w tym konkretnym przypadku zawrzeć list intencyjny, umowę z zapisami iż opłaty z tytułu dzierżawy będą regulowane w terminie od faktycznego montażu szyldu/semafora, wraz z warunkiem montażu – możliwego po uzyskaniu zgody od konserwatora zabytków. Wówczas – konserwator ma umowę (która warunkuje dalszy tok postępowania), wnioskodawca – nie ponosi kosztów przed fizycznym montażem szyldu, Wspólnota – wchodzi we wstępną relację z wnioskodawcą – mając na uwadze przyszłe pożytki z tytułu reklamy. 
Kolejny przykład to zmiany struktury reklamy. Mamy spotkanie z konserwatorem na odbiorze elewacji, stoimy, nagle konserwator pyta zebranych o reklamę na jednym z budynków Wspólnoty. Wiemy, iż wcześniej reklama była inna, obecnie właściciel dokonał zmiany w kolorystyce i stylu (zdaniem konserwatora) nie nawiązującej do specyfiki ładu i zagospodarowania przestrzennego Starego Miasta w Warszawie. I co robi konserwator zabytków? „najlepiej by było, jak byście Państwo – jako Wspólnota Mieszkaniowa, wystąpili do konserwatora w tej sprawie”. Zarząd odmówił. I słusznie. Nieruchomość jest pod ochronną prawną, ale kto ma tą ochronę sprawować zgodnie z realizacją ustawy o ochronie zbytków – jak nie konserwator zabytków? Urząd ma wykonywać swoje powinności administracyjne wedle prawa. Owszem argumentacja „właściciel (zarządca) jest odpowiedzialny za utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym” ma swoje uzasadnienie, nie może być jednak wytłumaczeniem dla braku samodzielnych działań ze strony konserwatora zabytków.  Niestety jest wytłumaczeniem. Konserwator kontrolujący bez postępowania administracyjnego? Niestety, to możliwe, musi się coś zdarzyć.
W tym przypadku konserwator – skoro sam „przypadkowo zauważył niegodność” nie mógł nie zgłosić tego do urzędu (rozumiem, że dlatego, aby – jak to w Polsce – by ewentualnie ktoś ze świadków zajścia – nie zgłosił zgłoszenia … na konserwatora – na zaniechanie czynności administracyjnych). W toku postępowania administracyjnego właściciel reklamy okazał zgodę urzędu … z 1965 r., którego obecne Biuro Stołecznego Konserwatora Zabytków jest następcą. Zmiana reklamy?, nieprzystające kolory? Owszem, ale obecny konserwator „nie może kwestionować decyzji wcześniejszego urzędu”. „Takie mamy przepisy”.   Konserwator sam zakopał się w postępowaniu które podjął. 
Dochodzimy do fazy problematyki z demontażem szyldu i zakończeniem współpracy dzierżawcy ze Wspólnotą. Praktyczna implikacja – w umowie mamy zapis o demontażu szyldu przez dzierżawcę jako dodatkowego warunku przy wypowiedzeniu umowy. I co? Mamy sytuację, gdy dzierżawca reklamy (będący najemcą lokalu) wypowiada umowę najmu lokalu. Zostawia pustostan. Zmienia lokalizację dwie ulice dalej a do administracji wysyła pismo o zmianie lokalizacji i prośbie o nienaliczaniu opłat za reklamę. Tak, ale tego typu forma nie jest równoznaczna z wypowiedzeniem umowy dzierżawy na reklamę – a reklama nadal wisi i przynosi korzyści właścicielowi. I właściciel reklamy dziwi się dlaczego wciąż naliczane są mu opłaty z tytułu dzierżawy. Skuteczne wypowiedzenie umowy dzierżawy (oficjalnym pismem) wraz z demontażem szyldu (zgodnie z zapisami w umowie) jest w tym przypadku rozwiązaniem. Dzierżawca tego „nie rozumie”, „sami to sobie zdejmijcie”. Po czym … sprzedaje plastikowy kaseton wypełniający semafor kolejnemu najemcy lokalu – który cieszy się reklamą – bez podpisania umowy ze Wspólnotą. Rozwiązanie problemu? W związku z faktem ciągłego trwania umowy dzierżawy, której Wspólnota była stroną i bezumowne następstwo (kolejny najemca lokalu) do korzystania z elewacji (bez wiedzy i zgody Wspólnoty) podjąłem decyzję o zawiadomieniu konserwatora zabytków celem wszczęcia postępowania administracyjnego. Poprzedni dzierżawca musiał uregulować opłaty aż do skutecznego wypowiedzenia umowy. Na obecnego „dzierżawcę” spadła kontrola. Musiał zdemontować semafor, złożyć wniosek do Wspólnoty o dzierżawę elewacji i do konserwatora o zgodę. I wszystko wróciło do normy. Nie żyjemy na wyspie. Korzystając z rzeczy nie należących do nas warto zapytać o zgodę na możliwość korzystania. Pozytywnych wizualnie reklam, przynoszących korzyści dzierżawcom elewacji :). Pozdrawiam, Marcin Bartłomiej Olszewski :).


Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami,  studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji. 

Rozliczenie dotacji od konserwatora zabytków przez Wspólnoty Mieszkaniowe

W poście z 2014 r. zatytułowanym „Pozyskiwanie dotacji od konserwatora zabytków przez Wspólnoty Mieszkaniowe” wspomniałem iż powrócimy do tematu. Z prostej przyczyny. Umowa o dotację, to początek drogi. W jej treści zawarty jest termin rozliczenia w postaci złożenia do urzędu sprawozdania z kompletem dokumentów, i ten termin powinien być dla was święty. Nie ma że „proszę o przedłużenie”. Urząd dał, urząd rozlicza.Mamy zakończone prace budowlane. Pamiętajmy, iż odbiór powinien odbyć się w obecności Konserwatora Zabytków. Zapomnijcie, że konserwator będzie pytał „czy już skończyliście, mogę przyjść?”. Praktyka rynku „ochrony prawnej zabytków wpisanych do rejestru zabytków” i żywotne zainteresowanie konserwatora zabytkami wskazuje, iż … to do was (na tym etapie) należy powiadomienie go o możliwości odbioru prac z jego udziałem i ustalenie terminu.Uczulam na załączniki do sprawozdania z rozliczenia dotacji. Wypełnienie druku sprawozdania jest w miarę proste, tylko co z tego jak nie będziecie mieli kompletacji w postaci wymaganych załączników?

Należą do nich: 

  • Dokumentacja powykonawcza, w postaci:

a) Pozwolenie na budowę wraz z projektem budowlanym         
b) Dziennik budowy 
c) Protokoły odbioru (częściowe, końcowe)
d) Obmiary

  • Dokumentacja zdjęciowa (z przed budowy, w trakcie i po jej zakończeniu)
  • Oświadczenie „o ustanowieniu lub przeniesieniu na rzecz miasta prawa do nieodpłatnego    wykorzystania dokumentacji powykonawczej w celach promocyjnych (w szczególności wykorzystanie zdjęć), w tym jej przetwarzania w zakresie niezbędnym do tego celu”
  • Kopie rachunków, faktur, przelewów wystawionych z tytułu wykonanej pracy.
  • Protokół komisyjnego odbioru z udziałem Konserwatora Zabytków
  • Kosztorys powykonawczy. 

Omówmy załączniki.

Pozwolenie na budowę, projekt budowlany, protokoły odbioru, obmiary – wystarczą kopie – jednak z adnotacją (lub pieczęcią) „za zgodność z oryginałem”.

Co do protokołów odbioru – zapomnijcie o ewentualnym (czasami o dziwo tak się zdarza) spisywaniu ich „zza biurka”. Strzał w kolano, w konfrontacji z wizją konserwatora. Lepiej wiedzieć – co się realizowało i w jaki sposób.

Materiał fotograficzny – na płycie. Musi dokumentować chronologię budowy. Zdjęcia przed odbiorem powinny uwzględniać wizerunek banera, tabliczki zawieszonej na nieruchomości (zgodnie z zapisami w uchwale o dotacje) z napisem „Remont współfinansowało m.st. Warszawa” (z perspektywy mojego rynku pracy, w waszym przypadku – każda inna miejscowość gdzie proces dotacji może mieć miejsce).

Wspomniane oświadczenie to taka podstawa do miejskiej budowy PR. Jest na to druk na stronie konserwatora. Wypełniacie, do załączników i koniec.

Rachunki, faktury – MUSZĄ BYĆ Z KWOTAMI ZGODNYMI W UMOWIE. Tu chodzi o weryfikacje przepływu środków pieniężnych – MIEJSKICH ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH. Dlatego też ważny jest również TERMIN PŁATNOŚCI WYKONAWCY i dowód w postaci kopii przelewów. Protokół komisyjnego odbioru – spisujecie go przy udziale konserwatora na odbiorze, do sprawozdania kopia za zgodność z oryginałem.

Kosztorys powykonawczy – ma być podpisany przez wykonawcę, zatwierdzony przez inspektora nadzoru, zatwierdzony przez inwestora – czyli Wspólnotę Mieszkaniową. 
Wypełnienie druku sprawozdania nie powinno sprawić problemu. Wpisujemy dane z posiadanej dokumentacji. Podpis i pieczęć Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej. Całość składamy w wymaganym terminie (patrz umowa o dotacje) w Biurze Konserwatora Zabytków. 
Koniec? W dalszym ciągu początek. Teraz to konserwator pewnego pięknego dnia, zadzwoni do was i tonem nie znoszącym sprzeciwu poinformuje … i chce dokonać wizji na dotowanej nieruchomości np. jutro. Od momentu złożenia sprawozdania do wizji, konserwator ma w głowie prześledzony np. kosztorys powykonawczy. A tam … mogą zdarzyć się duże odstępstwa od kosztorysu ofertowego, oj mogą. Nie żebym szukał sensacji. To poważny blog o praktycznym ujęciu rynku nieruchomości. W praktyce chodzi tylko o to, iż jeżeli ubiegacie się o dotacje – miejcie świadomość tego iż urzędnik z biura dotacji każdą wartość z kosztorysu, każdą roboczo godzinę weźmie po lupę. I sprawdzi, porówna ze wskaźnikami, cenami. To samo dotyczy faktur, dotrzymania terminów itd. Nie warto zatem robić dziwnych akcji narzutowych (po to jest inspektor nadzoru, by czuwał z naszej strony nad tym co oddajemy konserwatorowi – również w formie dokumentacji). Wiadomo, że może zajść konieczność wykonania dodatkowych prac – miejmy jednak na to papierologię – podkładki. Nie ma co startować z dziwnymi „narzutami”, bo dwa razy stracicie – i u wykonawcy – bo trzeba będzie mu zapłacić, i u konserwatora – bo trzeba będzie mu oddać. 
Wspomniana wizja konserwatora na nieruchomości to ostateczny akt przed wydaniem decyzji – czy jest w porządku, czy coś do oddania konserwatorowi. Osobiste dotykanie murów, badanie grubości zaprawy, zgodności wykorzystanych materiałów w budowie z dokumentacji. To są chwile prawdy. Pytania i odpowiedzi. 
Dlatego warto zarówno przed ubieganiem się o dotacje, jak i w momencie jej rozliczania mieć świadomość kontroli całości procesu. To są pieniądze miasta i miasto ma prawo wiedzieć na co, i w jaki sposób zostały wydatkowane. Warto korzystać z dotacji. Pierwsze koty za płoty to chrzest bojowy. Gdy zaczynałem z dotacjami – na „dzień dobry” na raz dostałem do obsługi 3 Wspólnoty Mieszkaniowe z dotacji już po zawarciu umów o dotacje. Praktycznie … zostałem praktykiem. Nie jest to łatwe, ale co jest w życiu łatwe? Warunki są znane – od początku do końca. Jeżeli całość procesu realizowana jest zgodnie z kryteriami – powinno być dobrze. A ZATEM, KOMPLETNYCH DOTACJI :). Serdecznie pozdrawiam, Marcin Olszewski. 


Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami,  studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji.