Regulacje stanu prawnego i formalnego nieruchomości lokalowej we Wspólnocie Mieszkaniowej

Bardzo często zdarza się tak, iż podczas zebrań właścicieli, w ramach Wspólnot Mieszkaniowych zebrani nie mogą znaleźć się na listach obecności, listach do głosowania. Częstym przypadkiem jest fakt sprzedaży mieszkania, bez uregulowania formalności w biurze administracji (zarówno przez sprzedającego, jak i nabywcę). Zdarza się również fakt przygotowywania zaproszeń na zebranie do właścicieli, którzy zgodnie z zapisami w KW są właścicielami, a zgodnie ze stanem faktycznym nie żyją. 
Na zebraniach właścicieli nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej, obecni mogą mieć obiekcje względem zapisów na listach (obecności, głosowania) w postaci:
1. Braków personaliów na listach (mimo bycia faktycznym właścicielem – zgodnie z KW), gdzie argumentem przeważającym (wg. zgłaszających) jest konieczność ustalania zapisów – zgodnie z księgą wieczystą.
2. Żądania korekt na listach w stosunku do osób nie żyjących (mimo, iż zgodnie z KW są właścicielami nieruchomości).
3. Uwag w stosunku do zapisów na listach (np. zgłaszająca, to osoba niebędąca poprzednim właścicielem, nowym właścicielem jest członek rodziny nie będący na zebraniu).
W praktyce zawodowej, przed zebraniem właścicieli, badam aktualny stan własności w oparciu o księgę wieczystąna tej podstawie sporządzam aktualne (na dany dzień) listy obecności, do głosowania. Kwestie uregulowania spraw związanych np. z transakcją kupna/sprzedaży nieruchomości, ze śmiercią właściciela odnoszą się do toczących się postępowań (transakcyjnych, spadkowych). Po ich zakończeniu, aktualny wpis do KW może zostać dokonany na wniosek nowego właściciela. 
Zdarza się, iż ktoś jest obecny na zebraniu, dziwiąc się, iż nie ma go na liście, po czym „przypomina sobie”, iż nowym właścicielem nieruchomości jest np. syn, córka. To także wskazuje na konieczność poważnego traktowania statusu uprawnień faktycznych właścicieli na zebraniach. Listy obecności, do głosowania służą identyfikacji właścicieli i podejmowanych przez nich oświadczeń woli. A zatem nawet członek rodziny właściciela, będący na zebraniu (nie będący właścicielem) winien dysponować pełnomocnictwem od właściciela, umocowującym go do podejmowania określonych czynności (uczestnictwa w zebraniu, głosowaniu pod uchwałami, uprawnieniu do otrzymania np. kopii dokumentów Wspólnoty Mieszkaniowej na zebraniu).
Często jest tak, iż lokal mieszkalny jest sprzedany. O nowym nabywcy wiemy już od mieszkańców … że istnieje, o czym świadczy odgłos remontu i gruz wrzucany do altany śmietnikowej. Poprzedni właściciel winien rozliczyć się formalnie ze Wspólnotą Mieszkaniową, administracją ze wspólnych spraw (np. rozliczenie opłat, zmiany w ewidencji księgowej, zdanie do zasobu części wspólnej nieruchomości – piwnicy). Nowy właściciel również winien uregulować kwestie formalne w administracji, poprzez okazanie dowodów na własność lokalu (np. odpis z KW, umowa kupna/sprzedaży w formie aktu notarialnego), dokonanie, dokonanie zmian w systemie ewidencji księgowej, pozostawienie danych kontaktów itd. To ważne nie tylko ze względu na regulację świadczeń. To również kwestia aktywności właścicielskiej (celem możliwości powiadamiania o sprawach Wspólnoty Mieszkaniowej, zebraniach, przekazie dokumentów). W praktyce często sprawy w administracji „pozostawiane są na koniec” i staraniem zarządcy, administratora jest podejmowanie działań zmierzających do możliwego monitorowania tego typu spraw (dysponując wiedzą o zmianie właściciela, danymi kontaktowymi itd.). 
Wspomniałem o przygotowaniu zebrań właścicieli i sytuacji, w której istnieje zamiar wysłania zaproszenia na zebranie, do właścicieli którzy nie żyją. Dotyczy to również np. osób starszych, będących właścicielami, lecz (ze względów prywatnych) przebywającymi poza domem. Wówczas (o ile to możliwe) dokonuję konfrontacji zapisów w KW z osobami wpisanymi do ewidencji systemu księgowego. Bardzo często wpisane tam personalia osoby wnoszącej opłaty (również osoby wskazanej jako pełnomocnika) pozwalają na ustalenie – komu z racji możliwego umocowania, można wysłać zaproszenie, na jakim etapie prowadzone jest dane postępowanie. 

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami,  studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji.