Zarządca jak dobry sąsiad – dlaczego mieszkańcy nie lubią zmian?

Zarządca nieruchomości. Konkretnej nieruchomości. Zna sprawy od podszewki, ma „kontakt” z mieszkańcami. Pierwsze zdania niniejszego posta z pozoru proste, banalne, są w swej istocie bardzo ważne. Tworzą esencję relacji między Tobą – zarządco, a mieszkańcami. Relacji międzyludzkich. 
Czasami jest tak, iż zarządca (nie mylić z Zarządem) zostaje oddelegowany na inny budynek, a dotychczas przez niego obsługiwany obejmuje „nowy” na nieruchomości pracownik. Oczywiście polityka kadrowa jest przede wszystkim polityką decyzyjną firmy administrującej. Należy jednak pamiętać o:
1. Przyzwyczajeniu ludzi – zazwyczaj nieufnych do osób obcych.
2. Przyzwyczajeniu Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej.
W pierwszym przypadku poznanie się, wieloletnia współpraca może skutkować bardzo dobrymi, trwałymi relacjami. Od „dzień dobry” na podwórku, patio po podjęcie realizacji danej sprawy. To działa w obie strony – Zarządca pomaga mieszkańcom, mieszkańcy poprzez więzy mogą zwracać większą uwagę na to co dzieje się na budynku i być w kontakcie z zarządcą. Kwestia wzajemnej komunikacji – dla dobra Wspólnoty. Twarz zarządcy żyje na nieruchomości od rana do nocy, łącznie z głosem w telefonie. Chodzi o rozpoznawalność, w czasach, gdy wielu ludzi – podobnych przecież do nas kręcą się po klatkach schodowych, kradną klamki, rury spustowe itd. Twarz – znana przez lata – jest ważna. Stanowi o poczuciu bezpieczeństwa. Zarządca – to „swój człowiek”. 
W przypadku Zarządu – nie ma skutecznej recepty na przekazanie spraw. Nie ma człowieka, który idealnie wtopi się w klimat spraw bieżących i „ruszy z kopyta” zgodnie z oczekiwaniami Zarządu. Na to potrzeba czasu. Przy zmianie osoby – trzeba zaczynać od początku. 
Ponadto cechy indywidualne każdego z nas. W zależności od tego, jacy jesteśmy – pod względem osobowości, charakteru – tak też będziemy postrzegani. Nie każdy będzie się do nas uśmiechał. Być może niektórzy z mieszkańców w swej niewiedzy z góry stwierdzą „on się na niczym nie zna”. Najważniejsze to nie ulegać emocjom. Prezentacja pierwszego wejścia w tok spraw pokaże jak nas widzą. Kilka pozytywnych opinii mieszkańców dotrze również do Zarządu. Dla bytności Zarządu zachowanie dobrych relacji pomiędzy zarządcą a mieszkańcami jest równie ważne – o ile nie najważniejsze. Negatywny obraz postrzegania zarządcy przez ludzi będzie skutkował …. natarciem na Zarząd „skoro zarządca nie może, to niech to załatwiają ci z Zarządu”. Nic bardziej gorszego. Wspólnota nie po to płaci zarządcy by był nieefektowny. 
Ostatnio mam „comeback” na jedną z nieruchomości warszawskich (Wspólnota). Rotacja była decyzją pracodawcy – bynajmniej nie z powodu złej jakości obsługi nieruchomości. Po powrocie słyszę „jak to dobrze, że Pan do nas powrócił, to najlepszy prezent gwiazdkowy”. Budowanie relacji na lata, nawet z przerwą – to bardzo ważne dla Zarządcy. Pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami,  studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji. 

Pozyskiwanie dotacji od konserwatora zabytków przez Wspólnoty Mieszkaniowe

Czasami bywa tak, iż Wspólnota Mieszkaniowa ma plany remontowe, niestety jednak nie dysponuje na tyle odpowiednimi środkami finansowymi, by móc je zrealizować. Dla nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków szansą może być ubieganie się o dotację. Jest to wsparcie z budżetu miasta, względem którego można podjąć próby co do pozyskania, istotna jest również kwestia umiejętnego rozliczenia wspomnianych środków. 
Proces pozyskiwania i rozliczenia jest bardzo złożony. W niniejszym poście zwrócę uwagę na elementy związane z dotacją. Posłużę się w tym przypadku doświadczeniem i wiedzą w pozyskiwaniu dotacji od konserwatora zabytków m.st. Warszawy. 
Wniosek o dotację. W momencie składania MUSI BYĆ KOMPLETNY. Nie ma, że „uzupełnimy”. W praktyce to strzał w kolano – brany pod uwagę przy wstępnym postępowaniu kwalifikacyjnym. Chyba że … dokument którego Wam brakuje … nie został jeszcze wydany w innym pokoju … u konserwatora zabytków :). Tak, wtedy można zawsze argumentować warunek złożenia … od szybszej pracy konserwatora :).
„Okienko” dotacyjne w Warszawie, to zawsze zakres od 1 do 31 stycznia. Jeżeli ktoś planuje pozyskanie dotacji – kompletacje powinien rozpocząć …. w roku poprzedzającym. Dlaczego?
Zauważcie, ile czasu potrzeba wam na: zbiór ofert na projekt, wybór projektanta, opracowanie projektu, uzyskanie pozwolenia na realizację prac od konserwatora zabytków, uzyskanie pozwolenia na budowę (wniosek do Wydziału Architektury + opinia SKZ), zbiór ofert na wykonawcę. Ile? Przypomnę tylko iż zgodnie z kpa urząd ma 30 dni na realizację zadania podstawowego, w bardziej skomplikowanych przypadkach – dwa miesiące. Spróbujcie w wakacje po zebraniu rocznym w marcu. Wszystko trzeba brać pod uwagę. Jest to wielkie planowanie a najważniejszym czynnikiem jest … czas. 
Przyjmijmy, iż sprawdziliśmy we wniosku jakie dokumenty musimy złożyć, mamy komplet, Zarząd podpisuje, co dalej? We wniosku musimy również określić o jaki udział środków wnioskujemy, a jakim wkładem własnym będziemy dysponowali? Nasz wkład będzie wynikową kosztorysów i budżetu remontowego. Przy czym (jako że jest to blog praktyczny), nie można z góry zakładać, iż dotacja będzie nam przyznana. Błąd. Jeżeli planujesz, iż zapłacisz wykonawcy, z tego co dostaniesz od konserwatora – droga ku pochyłej. Znam z autopsji przypadki niegospodarności Wspólnot,. które na dzień dzisiejszy, przez niefrasobliwość Zarządów muszą … zwracać dotację i procesować się z wykonawcą celem zapłaty za roboty budowlane. Trzeba myśleć realnie. Planuje z tego, co mam, co będziemy mieli z zaliczek na FR. Reszta to marzenia.
Przyjmijmy iż chcielibyśmy uzyskać 80% dofinansowania, proponując 20% wkładu własnego. Miasto będzie oceniać całkowity koszt (sumę wkładów – 100%) i do całości odniesie się jako do kosztów kwalifikowanych. Na tej podstawie otrzymamy propozycję otrzymania dotacji która jest wynikiem przyjęcia przez miasto danej kwoty ogólnej (np. z „naszych” wnioskowanych np. 134 000 zł jako całości inwestycji, miasto oceniło koszty kwalifikowane na np. 120  000 zł). W odniesieniu do tej kwoty, wspomnianych 120 000 zł – miasto proponuje dotacje – to może być 50%, poniżej 50%, 60%. 
W przypadku naszej zgody, konserwator zabytków i Wspólnota Mieszkaniowa zawierają umowę o dotację. Z umową warto się bardzo dokładnie zapoznać. Nie tylko w odniesieniu do tego, co mamy składać w dokumencie rozliczeniowym dotacje. LICZĄ SIĘ TERMINY. TERMIN ZAKOŃCZENIA PRAC PRZEZ WYKONAWCĘ, ROZLICZENIA ROBÓT Z WYKONAWCĄ (ZAPŁATA), TERMIN ZŁOŻENIA SPRAWOZDANIA Z ROZLICZENIA DOTACJI. PRZEKROCZENIE TERMINÓW TO WYPADNIĘCIE Z GRY. 
Specjalnie piszę powyżej dużymi literami. Miasto daje, ale, uczy i niejednokrotnie … odbiera. Jeżeli czegoś nie wiemy, nie rozumiemy – jest uchwała Rady m.st. Warszawy w sprawie dotacji. Warto się z jej treścią zapoznać.

Mając umowę, mamy wskazaną również datę wpływu środków dotacji na konto Wspólnoty. To już jest nasza gwarancja otrzymania wsparcia finansowego. Możemy przystępować do planowania realizacji robót. O rozliczeniu dotacji w kolejnym poście. Czego Wam życzyć tym razem? DOKŁADNEGO WYPEŁNIANIA WNIOSKÓW I KOMPLETNOŚCI DOKUMENTÓW. Podstawa dalszego prawdopodobnego powodzenia  inwestycji. Pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami,  studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji.