Po rozliczeniach wody, przychodzi czas na planowanie dalszego „życia” Wspólnoty Mieszkaniowej. Czas podsumowań dla mijającego okresu rozliczeniowego. Czas decyzji i strategii względem przyszłych miesięcy. Planując termin zebrań rocznych warto oszacować czas niezbędny do opracowania sprawozdania finansowego (wraz z zatwierdzeniem przez Zarząd), przygotowania planów: gospodarczego, remontowego, standardowego pakietu projektu uchwał:
- W sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
- W sprawie udzielenia Zarządowi Wspólnoty Mieszkaniowej absolutorium.
- W sprawie zatwierdzenia planu gospodarczego i zaliczki na fundusz eksploatacyjny.
- W sprawie planu remontowego.
- W sprawie zaliczki na fundusz remontowy.
Sprawozdanie to bardzo ważny dokument Wspólnoty. Określenie iż „określa finanse Wspólnoty” brzmi jak banał, lecz nie każdy z właścicieli nieruchomości zdaje sobie sprawę iż dokument ten określa … pieniądze właścicieli. Przekaz iż „to są nasze pieniądze” powinna być utrwalana w informacji dla właścicieli. Tak aby wiedzieli: na co wydatkowane są środki, jaki mamy budżet, co możemy zrealizować. Co więcej ważna jest świadomość iż TO WŁAŚCICIELE MAJĄ PRAWO DECYDOWAĆ O WYDATKOWANIU WSPÓLNYCH FINANSÓW WSPÓLNOTY.
Plan gospodarczy to nasz mikroplan. Powiązanie przychodów z zaliczek i innych źródeł i ponoszonych kosztów. W momencie analizy projektu planu warto spojrzeć czy np. które koszty w danym roku mogą być stałe, które zmienne, czy w relacji do ubiegłego okresu rozliczeniowego następują zmiany po stronie przychodów. Stawka zaliczki na eksploatacje – czy pozostawiamy ją na tym samym poziomie? Czy proponujemy jej wzrost? Jak zmiany wielkości zaliczki FE przełożą się na ogólny zarys przychodów?
Plan remontowy. Co zamierzamy realizować – dachy?, kominy? media? elewacje? remonty klatek schodowych? Przy kształtowaniu planów remontowych warto korzystać z PRZEGLĄDÓW BUDOWLANYCH (rocznych, pięcioletnich). Zarys potrzeb + dyspozycja finansami powinny być nam drogowskazem dla projektu FR. Zaliczka na fundusz remontowy – to co wpłacamy przelewem lub za pomocą książeczki opłat – na potrzeby remontowe.
Każdy ze wspomnianych projektów winien być w załączeniu do zaproszenia na zebranie roczne. Tak aby właściciele mogli zapoznać się z materiałem, zastanowić się, przygotować wnioski, propozycje na zebranie.
Zebrania ogółu właścicieli teoretycznie winny odbywać się „nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku”. W domyśle roczne – również. Tu jednak USTAWA JEST NIEPRECYZYJNA, ALBOWIEM OZNACZAŁOBY TO IŻ PO PIERWSZYM KWARTALE NIE MOŻNA ZWOŁYWAĆ ZEBRAŃ :). TYM BARDZIEJ IŻ ARTYKUŁ 31 USTAWY JUŻ JEST BARDZIEJ UMIARKOWANY ZEZWALAJĄC NA KONTYNUACJĘ ZWOŁYWANIA ZEBRAŃ PO PIERWSZYM KWARTALE. Ustawa o własności lokali nie rozdziela pojęć „roczne” i „zwykłe”, traktując temat po macoszemu. Zarówno zebrania roczne odbywają się często nieco później – np. w maju, a zwykłe – zgodnie ze wspomnianym art. 31 ustawy.
Właściciele o zebraniu rocznym winni być zawiadamiani przynajmniej na tydzień przed zebraniem. Jeżeli macie uchwałę o trybie powiadamiającym właścicieli np. poprzez e-maila – to też jest możliwe i skuteczne :). W zaproszeniu powinny być zawarte termin, godzina i miejsce zebrania, porządek obrad. Warto zamieszczać zapis o możliwości udzielania pełnomocnictw względem uczestnictwa w zebraniu (pod nieobecność właściciela nieruchomości). Nie mając odpowiedniego miejsca na organizację zebrania – wynajmijmy odpowiednią salę np. w szkole, w urzędzie.
W porządku. Przychodzi ten dzień. Mamy salę (warto byśmy w tej sali nie ściskali się „powierzchniowo”, wiemy ilu mamy właścicieli, warto to dla komfortu oszacować). Zarząd i administrator witają przybyłych. Można przygotować materiały (sprawozdanie, plany, projekty uchwał) do udostępnienia również na miejscu. Drobny poczęstunek. Zaczynamy.
Jako że to „Rynek nieruchomości w praktyce” nie będę przynudzał o przechodzeniu przez poszczególne etapy zebrania w sposób sztuczny i schematyczny. Wiadomym jest iż ogół właścicieli będzie podejmował decyzje odnośnie sprawozdania, Zarządu (zostaje, czy wybór nowych władz Wspólnoty), zaliczek, planów gospodarczego i remontowego a w końcowej fazie ma możliwości wnoszenia wolnych wniosków.
W „praktyce” ważnym jest poważne i rzeczowe prowadzenie zebrania, konkretna dyskusja. Wymiana poglądów. Przyjęcie stanowiska w danej sprawie. Jeżeli osoba której powierzono prowadzenia zebrania – przy całym szacunku dla zebranych – nie zapanuje na tym od początku – to umarł w butach. Pamiętajmy o tym iż nie każdy przychodzi na zebranie (jakiekolwiek) z tymi samymi intencjami. Można z sensem uczestniczyć we wspólnych decyzjach. Można również zacząć rzucać granatami słów w sąsiada (bo przecież to najlepsza okazja do tego by wszyscy dowiedzieli się, że „Kowalska spod piątki ma psa który głośno szczeka”. Każdy z właścicieli ma prawo głosu. Gorzej gdy wolne wnioski już na początku zebrania przesłaniają proponowany porządek (nawet jeżeli przed chwilą, zebrani większością zaakceptowali jego proponowany kształt). Przed 23.00 nie wyjdziemy. A uchwały – przecież istotne – ulegną zapomnieniu w gwarze sporów. Równie dobrze można zaatakować Zarząd Wspólnoty (za bardziej lub mniej udowodnioną niegospodarność), administratora (za brak pracy i pobieranie płacy). Można. Ważne, by każdy z poszczególnych punktów porządku zebrania, także wolne wnioski dał szansę wypowiedzi wszystkim stronom. Zwolennikom i przeciwnikom. Rozmowa, komunikacja międzyludzka to sztuka.
W pierwszym szacunku liczby udziałów na liście obecności właścicieli będziemy wiedzieli czy mamy kworum i szansę podjęcia którejkolwiek z uchwał. W przeciwnym razie czeka nas podejmowanie uchwał w trybie mieszanym (dodatkowo w okresie po zebraniu – w trybie indywidualnego zbierania głosów). Zgodnie z art. 23 ustawy o własności lokali mamy możliwość zmiany trybu głosowania na zebraniu stosując zasadę „iż na każdego właściciela przypada jeden głos”. Wymaga to jednak co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej.
Dokumentem sprawozdawczym z zebrania winien być protokół sporządzany przez Protokolanta (wybranego wspólnie z Przewodniczącym w początkowej fazie zebrania). W okresie po zebraniu protokół powinien być dostępny do wglądu ogółowi właścicieli nieruchomości, podobnie jak pozostałe dokumenty z zebrania.
SPOKOJNYCH, ZRÓWNOWAŻONYCH OBRAD, KONSTRUKTYWNYCH DECYZJI, DLA WSPÓLNEGO MIENIA :). Pozdrawiam, Marcin Olszewski.
Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami, studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji.