Nieruchomości – Strona 3 – Marcin Olszewski

Zarządca jak dobry sąsiad – dlaczego mieszkańcy nie lubią zmian?

Zarządca nieruchomości. Konkretnej nieruchomości. Zna sprawy od podszewki, ma „kontakt” z mieszkańcami. Pierwsze zdania niniejszego posta z pozoru proste, banalne, są w swej istocie bardzo ważne. Tworzą esencję relacji między Tobą – zarządco, a mieszkańcami. Relacji międzyludzkich.
Czasami jest tak, iż zarządca (nie mylić z Zarządem) zostaje oddelegowany na inny budynek, a dotychczas przez niego obsługiwany obejmuje „nowy” na nieruchomości pracownik. Oczywiście polityka kadrowa jest przede wszystkim polityką decyzyjną firmy administrującej. Należy jednak pamiętać o:
1. Przyzwyczajeniu ludzi – zazwyczaj nieufnych do osób obcych.
2. Przyzwyczajeniu Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej.
W pierwszym przypadku poznanie się, wieloletnia współpraca może skutkować bardzo dobrymi, trwałymi relacjami. Od „dzień dobry” na podwórku, patio po podjęcie realizacji danej sprawy. To działa w obie strony – Zarządca pomaga mieszkańcom, mieszkańcy poprzez więzy mogą zwracać większą uwagę na to co dzieje się na budynku i być w kontakcie z zarządcą. Kwestia wzajemnej komunikacji – dla dobra Wspólnoty. Twarz zarządcy żyje na nieruchomości od rana do nocy, łącznie z głosem w telefonie. Chodzi o rozpoznawalność, w czasach, gdy wielu ludzi – podobnych przecież do nas kręcą się po klatkach schodowych, kradną klamki, rury spustowe itd. Twarz – znana przez lata – jest ważna. Stanowi o poczuciu bezpieczeństwa. Zarządca – to „swój człowiek”.
W przypadku Zarządu – nie ma skutecznej recepty na przekazanie spraw. Nie ma człowieka, który idealnie wtopi się w klimat spraw bieżących i „ruszy z kopyta” zgodnie z oczekiwaniami Zarządu. Na to potrzeba czasu. Przy zmianie osoby – trzeba zaczynać od początku.
Ponadto cechy indywidualne każdego z nas. W zależności od tego, jacy jesteśmy – pod względem osobowości, charakteru – tak też będziemy postrzegani. Nie każdy będzie się do nas uśmiechał. Być może niektórzy z mieszkańców w swej niewiedzy z góry stwierdzą „on się na niczym nie zna”. Najważniejsze to nie ulegać emocjom. Prezentacja pierwszego wejścia w tok spraw pokaże jak nas widzą. Kilka pozytywnych opinii mieszkańców dotrze również do Zarządu. Dla bytności Zarządu zachowanie dobrych relacji pomiędzy zarządcą a mieszkańcami jest równie ważne – o ile nie najważniejsze. Negatywny obraz postrzegania zarządcy przez ludzi będzie skutkował …. natarciem na Zarząd „skoro zarządca nie może, to niech to załatwiają ci z Zarządu”. Nic bardziej gorszego. Wspólnota nie po to płaci zarządcy by był nieefektowny.
Ostatnio mam „comeback” na jedną z nieruchomości warszawskich (Wspólnota). Rotacja była decyzją pracodawcy – bynajmniej nie z powodu złej jakości obsługi nieruchomości. Po powrocie słyszę „jak to dobrze, że Pan do nas powrócił, to najlepszy prezent gwiazdkowy”. Budowanie relacji na lata, nawet z przerwą – to bardzo ważne dla Zarządcy. Pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Pozyskiwanie dotacji od konserwatora zabytków przez Wspólnoty Mieszkaniowe

Czasami bywa tak, iż Wspólnota Mieszkaniowa ma plany remontowe, niestety jednak nie dysponuje na tyle odpowiednimi środkami finansowymi, by móc je zrealizować. Dla nieruchomości wpisanych do rejestru zabytków szansą może być ubieganie się o dotację. Jest to wsparcie z budżetu miasta, względem którego można podjąć próby co do pozyskania, istotna jest również kwestia umiejętnego rozliczenia wspomnianych środków.
Proces pozyskiwania i rozliczenia jest bardzo złożony. W niniejszym poście zwrócę uwagę na elementy związane z dotacją. Posłużę się w tym przypadku doświadczeniem i wiedzą w pozyskiwaniu dotacji od konserwatora zabytków m.st. Warszawy.
Wniosek o dotację. W momencie składania MUSI BYĆ KOMPLETNY. Nie ma, że „uzupełnimy”. W praktyce to strzał w kolano – brany pod uwagę przy wstępnym postępowaniu kwalifikacyjnym. Chyba że … dokument którego Wam brakuje … nie został jeszcze wydany w innym pokoju … u konserwatora zabytków :). Tak, wtedy można zawsze argumentować warunek złożenia … od szybszej pracy konserwatora :).
„Okienko” dotacyjne w Warszawie, to zawsze zakres od 1 do 31 stycznia. Jeżeli ktoś planuje pozyskanie dotacji – kompletacje powinien rozpocząć …. w roku poprzedzającym. Dlaczego?
Zauważcie, ile czasu potrzeba wam na: zbiór ofert na projekt, wybór projektanta, opracowanie projektu, uzyskanie pozwolenia na realizację prac od konserwatora zabytków, uzyskanie pozwolenia na budowę (wniosek do Wydziału Architektury + opinia SKZ), zbiór ofert na wykonawcę. Ile? Przypomnę tylko iż zgodnie z kpa urząd ma 30 dni na realizację zadania podstawowego, w bardziej skomplikowanych przypadkach – dwa miesiące. Spróbujcie w wakacje po zebraniu rocznym w marcu. Wszystko trzeba brać pod uwagę. Jest to wielkie planowanie a najważniejszym czynnikiem jest … czas.
Przyjmijmy, iż sprawdziliśmy we wniosku jakie dokumenty musimy złożyć, mamy komplet, Zarząd podpisuje, co dalej? We wniosku musimy również określić o jaki udział środków wnioskujemy, a jakim wkładem własnym będziemy dysponowali? Nasz wkład będzie wynikową kosztorysów i budżetu remontowego. Przy czym (jako że jest to blog praktyczny), nie można z góry zakładać, iż dotacja będzie nam przyznana. Błąd. Jeżeli planujesz, iż zapłacisz wykonawcy, z tego co dostaniesz od konserwatora – droga ku pochyłej. Znam z autopsji przypadki niegospodarności Wspólnot,. które na dzień dzisiejszy, przez niefrasobliwość Zarządów muszą … zwracać dotację i procesować się z wykonawcą celem zapłaty za roboty budowlane. Trzeba myśleć realnie. Planuje z tego, co mam, co będziemy mieli z zaliczek na FR. Reszta to marzenia.
Przyjmijmy iż chcielibyśmy uzyskać 80% dofinansowania, proponując 20% wkładu własnego. Miasto będzie oceniać całkowity koszt (sumę wkładów – 100%) i do całości odniesie się jako do kosztów kwalifikowanych. Na tej podstawie otrzymamy propozycję otrzymania dotacji która jest wynikiem przyjęcia przez miasto danej kwoty ogólnej (np. z „naszych” wnioskowanych np. 134 000 zł jako całości inwestycji, miasto oceniło koszty kwalifikowane na np. 120 000 zł). W odniesieniu do tej kwoty, wspomnianych 120 000 zł – miasto proponuje dotacje – to może być 50%, poniżej 50%, 60%.
W przypadku naszej zgody, konserwator zabytków i Wspólnota Mieszkaniowa zawierają umowę o dotację. Z umową warto się bardzo dokładnie zapoznać. Nie tylko w odniesieniu do tego, co mamy składać w dokumencie rozliczeniowym dotacje. LICZĄ SIĘ TERMINY. TERMIN ZAKOŃCZENIA PRAC PRZEZ WYKONAWCĘ, ROZLICZENIA ROBÓT Z WYKONAWCĄ (ZAPŁATA), TERMIN ZŁOŻENIA SPRAWOZDANIA Z ROZLICZENIA DOTACJI. PRZEKROCZENIE TERMINÓW TO WYPADNIĘCIE Z GRY.
Specjalnie piszę powyżej dużymi literami. Miasto daje, ale, uczy i niejednokrotnie … odbiera. Jeżeli czegoś nie wiemy, nie rozumiemy – jest uchwała Rady m.st. Warszawy w sprawie dotacji. Warto się z jej treścią zapoznać.

Mając umowę, mamy wskazaną również datę wpływu środków dotacji na konto Wspólnoty. To już jest nasza gwarancja otrzymania wsparcia finansowego. Możemy przystępować do planowania realizacji robót. O rozliczeniu dotacji w kolejnym poście. Czego Wam życzyć tym razem? DOKŁADNEGO WYPEŁNIANIA WNIOSKÓW I KOMPLETNOŚCI DOKUMENTÓW. Podstawa dalszego prawdopodobnego powodzenia inwestycji. Pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Remont lokalu w budynku wielordzinnym Wspólnoty Mieszkaniowej

Planujemy remont. Nasza własność, mamy do tego prawo. Wszelkiego rodzaju uzgodnienia (pozwolenia, decyzje administracyjne) pozostają w naszej gestii. Ale.
Planując remont warto pamiętać o zachowaniu pewnych form zasad i komunikacji w ramach Wspólnoty Mieszkaniowej. W niniejszym poście wskażę teorię założeń – czyli jak powinniśmy – jako planujący remont – uczynić, by z remontu i przyjemności zmian w lokalu – nie zrobiła nam się święta wojna ze wszystkimi w otoczeniu.
Pierwsza rzecz. Wniosek, zgłoszenie do Zarządu Wspólnoty lub do biura administracji o fakcie planowania remontu. Nie mieszkamy na wyspie. Nie będzie śladu informacji – będziemy mieli sąsiadów na głowie. W prostym piśmie warto wskazać planowane daty rozpoczęcia i zakończenia remontu, godziny i zakres prac, informację o posiadanych zgodach i decyzjach administracyjnych o poinformowaniu sąsiadów – w formie ogłoszenia. Ponadto zawrzeć propozycję utrzymania czystości w częściach wspólnych (na czas remontu), jak również – jeżeli jest taka potrzeba – zgłosić fakt zapotrzebowania na kontener.
W praktyce? Często ludzie wychodząc z założenia „robię na swoim” nie zgłaszają tego. Potem do administracji zgłaszane są informacje o hałasach po 22. A remontujący ze zdziwieniem stwierdza, że przecież „on tylko remontuje”. Jak wspomniałem Wspólnota to nie wyspa. Sygnał do Zarządu administracji daje plus bo w razie skarg (często nie dlatego że przeszkadza, również z racji sąsiedzkiej „życzliwości”) administrator już o tym wie. Ogłoszenie na budynku – nikt z sąsiadów nie będzie mógł powiedzieć „nie wiedziałem”.
Kolejna sprawa utrzymanie czystości na częściach wspólnych podczas remontu. Najczęściej dotyczy to klatek schodowych. Przenoszone materiały mogą pozostawiać pył, resztki gruzu po remontowego. Rzeczy wielkogabarytowe niesprawnie wnoszone/znoszone mogą stanowić potencjalne zagrożenie – dla uszkodzeń ścian, schodów, poręczy na klatce schodowej. Brak uregulowania tej kwestii przed remontem będzie powodem skarg ze strony dozorcy, który poza własną pracą, pracuję jeszcze za firmę remontową (na co może „liczyć” remontujący, a czego nie chce z braku wynagrodzenia dozorca). Oczywiście. W przypadku brak kamer na klatce – ślady zarysowań na ścianach stanowią często jedynie domniemanie co do sprawców uszkodzenia. Nikt nikogo nie złapał za rękę, to nie my, chyba że sąsiedzi widzieli. Nie zmienia to faktu, iż w drodze dobrych praktyk remontujący powinien we własnym zakresie (a Wspólnota winna tego wymagać – przed rozpoczęciem remontu) codziennie po zakończeniu prac uprzątnąć zabrudzenia z części wspólnych, a w przypadku ewentualnych uszkodzeń – winien przywrócić części wspólne do stanu pierwotnego. Jeżeli nie zobowiążemy do tego (jako Wspólnota) remontującego przed rozpoczęciem prac – będziemy się wozić. Często stosowaną praktyką jest fakt dogadywania się remontującego z dozorcą – w ramach dodatkowej opłaty. Nie jednak na zasadzie – jaką swego czasu słyszałem, gdy dozorca i członek Zarządu jednocześnie zwrócił się do remontującego o posprzątanie. Usłyszał „a Pan, to od czego jesteś?”. Ludzkie pojmowanie spraw.
Kontener, śmieci poremontowe. Jeżeli chcemy go zamówić, warto ustalić ze Wspólnotą gdzie i na jaki czas możemy go ulokować. Co więcej, jego umiejscowienie nie powinno blokować dostępu na teren otoczenia nieruchomości służbom publicznym (wywóz odpadów komunalnych, policja, służby ratownicze itd.). Teren na którym chcemy umiejscowić kontener może równie dobrze nie być własnością Wspólnoty a np. miasta. Wówczas warto w tej sprawie zwrócić się do odpowiedniej jednostki organizacyjnej w danym urzędzie (np. Zarząd Terenów Publicznych). W praktyce „idący na całość” nie zamawiają kontenera „bo taniej”, a odpady poremontowe wyrzucają np. do altany śmietnikowej. W następstwie Wspólnota – jeżeli uregulowała tego wcześniej – winna wymóc na remontującym wywóz odpadów na koszt własny.
Godziny remontu również są ważne. Warkot wiertarki w zakresie 22-6 zarówno dla sąsiadów, jak i Policji nie będzie rzeczą normalną.
Po remoncie. Warto uważać. Zdarza się, iż osoby z ekipy remontującej poza swoją pracą, mogą skorzystać podwójnie. Dobrze, jeżeli solidna ekipa zostanie doceniona i zyska nowe zlecenie. Gorzej, gdy dozorcy w pomieszczeniu gdzie ekipa się przebierała zginą narzędzia, gdy znają kody na klatki. Niestety. Okazje czynią złodzieja.
Dobrych remontów :). Pozdrawiam.

Nieruchomość Wspólnoty. Wybór oferenta robót budowlanych.

Mamy zatwierdzony uchwałą Wspólnoty plan remontowy. Mamy cele, środki finansowe. Pora na wybór wykonawcy. Proces wyboru podam na przykładzie współpracy Wspólnoty Mieszkaniowej z firmą zarządzająca nieruchomością, w oparciu o umowę o administrowanie.
Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej w oparciu o dotychczasowe doświadczenia może „mieć” dobrych wykonawców. Dobrze jednak, jeżeli we własnym zakresie prac (lub z pomocą firmy administrującej) zorganizuje przetarg/konkurs na wykonawcę. Pozwoli to na ograniczenie późniejszych ew. zastrzeżeń i wątpliwości co do „uczciwości” pracy Zarządu, z racji współpracy z tym samym wykonawcą.
Ogłoszenie względem planowanych prac można opublikować w dostępnych mediach (np. internet, prasa, tablice ogłoszeń, strona urzędu miasta). W ogłoszeniu warto zawrzeć podstawowe dane Wspólnoty, nazwę prac, termin i miejsce składania ofert. Dysponując przedmiarami robót warto wskazać o możliwości ich dostępności dla potencjalnych oferentów.
Forma składania ofert. Dobrze, jeżeli oferty składane są w formie papierowej, podpisanej przez oferenta, w zapieczętowanej kopercie. Pozwala to na ograniczenie manipulacji (np. wymiany ofert złożonych, na oferty „naszych znajomych”).
Liczba ofert. Dobrze, jeżeli liczba ofert to m.in. 3. Po pierwsze nie ma oznak iż „był tylko jeden oferent” (bo ludzie idą w dalszych domysłach – „jeden, czyli wasz, mimo że tyle firm na rynku budowlanym”). Po drugie – jeżeli proces zbioru ofert organizuje firma administrująca, Zarząd ma wybór, możliwość porównania ofert, propozycji cenowych.
Wyboru oferentów powinien dokonywać Zarząd. Administracja może służyć radą, rekomendacją. Wybór należy jednak do reprezentanta Zarządu Wspólnoty. Warto wspomnieć o istotnej rzeczy jaką w przypadku wyboru oferenta jest rola współudziałowca – np. miasta we Wspólnocie. Warto, by współudziałowiec również, przed dokonaniem wyboru danej oferty mógł zapoznać się z pakietem ofert, kosztorysami ofertowymi. Tak aby nikt nie mógł później zarzucić samowoli reprezentantom lokali wykupionych (środki które mają być wydatkowane na dane prace należą do Wspólnoty – a zatem wszyscy współwłaściciele mają prawo decydować.
Wybór oferty, przez Zarząd to jedno. Wiedzmy jednak o tym iż to stanowi podstawę do opracowania i podejmowania projektu uchwały o wyborze danego oferenta. Wspólnotę tworzą współwłaściciele, a zatem to faktycznie oni w drodze uchwały mogą podjąć decyzję względem uprzednich działań i informacji przedłożonych przez Zarząd. Podjęta uchwała (zwana celową – na konkretne prace, w odróżnieniu od uchwały ogólnej – w sprawie planu remontowego) może stanowić podstawę do złożenia przez obydwie strony (Wspólnotę reprezentowaną przez Zarząd i oferenta) propozycji umów, podjęcia negocjacji co do konkretnych ustaleń względem przyszłej współpracy.
A zatem, dobrych wyborów ofert :). Pozdrawiam, Marcin Bartłomiej Olszewski.

Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej. Świadomość pełnienia funkcji i odpowiedzialności.

Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej. Jedno lub wieloosobowy. Wybierany w drodze podejmowanej uchwały Wspólnoty Mieszkaniowej. W szczególe omawiany w ustawie o własności lokali. Nie tą „artykułową” sferę chciałbym poruszyć. Tą praktyczną.
Czasami jest tak, iż na zebraniu Wspólnoty ktoś kogoś proponuje na członka Zarządu. Owszem, znamy kogoś z klatki. Czym innym jednak mówić sobie „dzień dobry”, czym innym podejmować decyzję nierzadko bardzo odpowiedzialne.Warto zaznaczyć, iż bycie członkiem Zarządu wiąże się (poza wspomnianą odpowiedzialnością) z dyspozycją czasem. Jeżeli ktoś zostaje członkiem Zarządu, po to by w praktycznym ujęciu być tzw. „martwą duszą”, niewiele z tego pożytku. Oczywiście, to normalne, iż każdy ma życie prywatne, zawodowe, może być laikiem w sferze własności lokali. Dlatego też istnieją 3 warianty postępowania:
1. Zarząd wybrany z grona właścicieli (lub spoza) i przez właścicieli bez udziału specjalistycznej firmy zewnętrznej w zakresie obsługi zarządzania/administrowania nieruchomością.
2. Zarząd wybrany z grona właścicieli (lub spoza) i przez właścicieli, obsługa administrowania nieruchomością z udziałem specjalistycznej firmy zewnętrznej w tym zakresie.
3. Zawarcie umowy o zarządzanie – powierzenie przez Wspólnotę kompleksowej obsługi nieruchomości przez firmę zewnętrzną, z równoczesną możliwością propozycji utworzenia Zarządu Wspólnoty w oparciu o kierownictwo firmy zarządzającej i/lub jej pracowników (decyzja Wspólnoty w formie podjętej uchwały).
Do dwóch typowych (ze względu na koszty) rozwiązań należą – wybór Zarządu z grona właścicieli i samodzielnie prowadzenie spraw Wspólnoty lub Zarząd „własny” i umowa o administrowanie.
W praktyce mamy dwie skrajności. Zarząd faktyczne poświęca się dla Wspólnoty i to widać w efektach swojej pracy. Druga sfera to „zwalanie wszystkiego na administratora”. W tym drugim przypadku ewentualne „kamienie słów” roszczeniowych mieszkańców odbijać się będą pomiędzy „Zarządem, który nic nie robi” i mówi „że to administracja” lub „firmą administrującą, która nic nie robi, za co w takim razie bierze pieniądze?”. To oczywiście skrajne przypadki. Piszę o nich dla wyjaśnienia jednej zasadniczej kwestii. Firma administrująca pobiera swoje wynagrodzenie za obsługę, rekomendację proponowanych rozwiązań – decyzje należą jednak do Zarządu (począwszy od wyboru wykonawców, podpisywania umów, na zatwierdzaniu płatności), a w przypadku gdy przekraczają czynności zwykłego Zarządu – do Wspólnoty, w formie uchwały. Trzeba dużo cierpliwości, by to tłumaczyć.
Wiele Zarządów działa społecznie. Efektywność Zarządu Wspólnota może zatem docenić (w formie uchwały) w formie wynagrodzenia – co ma podstawę w ustawie o własności lokali (art. 28).
Zarząd musi działać spójnie. Bez sensu jeżeli mamy np. kilku członków Zarządu i … gdy dochodzi do podjęcia decyzji, każdy ma swoje racje lub (np. z uwagi na osobistą niechęć) stoi w opozycji wobec stanowisk innych członków. To może również prowokować również w odmiennych „prośbach” do administratora. Co powinien w tej sytuacji zrobić administrator? Każdy ruch indywidualny zgłosić pozostałym członkom Zarządu. Administrator musi pamiętać, że pracuje dla Wspólnoty, z całym Zarządem.
Rachunki, faktury. Zatwierdzać (w przypadku Zarządów wieloosobowych) powinno przynajmniej dwóch członków Zarządu. Samodzielne podejmowane decyzje (koszty wspólnoty) oznaczać może przekroczenie uprawnień członka Zarządu.
Bycie członkiem Zarządu to również niejednokrotnie pokusa. Dostęp do konta, możliwość wpływu na decyzję o wykonawcy danej pracy. To może rodzić możliwość do wyrządzenia szkody Wspólnocie. Pamiętajmy, iż członkiem Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej może – zgodnie z ustawą o własności lokali – jedynie osoba fizyczna. Tym samym może ona podlegać zarówno odpowiedzialności cywilnej, jak i karnej. Co więcej – każdy właściciel ma prawo do kontroli Zarządu Wspólnoty.
Jeżeli zatem, decydujemy się na bycie Zarządem, członkiem Zarządu wieloosobowego Wspólnoty – warto przed podjęciem decyzji zastanowić – czy mam świadomość podejmowanej funkcji. Nie muszę się znać na wszystkim. Po to mam administrację, by nawet w przypadku trudnych problemów móc się skonsultować podjąć najwłaściwszą decyzję dla Wspólnoty.
Będąc w Zarządzie reprezentujemy Wspólnotę, jej środki finansowe. Pytanie – czy faktycznie identyfikujemy się z nieruchomością, ludźmi. Czy chcemy mieć wkład na rozwój Wspólnoty. Wariant „może ten Pan, bo się często udziela” może mieć skutki dwojakie – wzmożona aktywność i chęć udziału w pracach Wspólnoty lub … pieniactwo.
To Wspólnota decyduje o wyborze Zarządu. Warto wiedzieć, określić sobie – kogo chcielibyśmy w nim widzieć. Często raczej działa to na zasadzie „kto z Państwa ma czas”. W mojej ocenie czas to rzecz ważna, ale za mało. Decyzje muszą być świadome zarówno po stronie kandydatów, jak i wybierających. Dobrych wyborów Zarządów. Pozdrawiam.

Konserwacja, awarie na części wspólnej i w lokalu

Na utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym istotny wpływ ma m.in. konserwacja. Wspomniałem w jednym z wcześniejszych blogów o rodzajach konserwacji: m.in. ogólnobudowlana, sanitarna, elektryczna, domofonowa, windy itd.
Ostatnio spotkałem się ze zdziwieniem pewnej właścicielki lokalu, gdy wspomniałem, iż z uwagi na brak umów konserwacyjnych w budynku przez nią zamieszkiwanym, zlecenie danej pracy (awarii) musi być poprzedzone powiadomieniem i akceptacją Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej. „To nie ma u Państwa elektryka, który byłby u Państwa na etacie?” „Nie nie ma” odpowiadam. „Współpracujemy z różnymi fachowcami, z uwagi jednak iż problemy przez nich rozwiązywane dotyczą nieruchomości Wspólnot, to Wspólnota ustami Zarządu musi podjąć decyzję o zleceniu – tak aby później nie było problemu z rozliczeniem faktury. Argument „stałego wykonawcy napraw” ma swoją genezę np. w budynkach z udziałem właścicielskim miasta. Pozostaje tam przyzwyczajenie iż „dzwonię, Pan zawsze przychodzi, a ja nic nie płacę”. Tam gdzie powstały Wspólnoty Mieszkaniowe dawne czasy minęły. Kolejny argument wielu właścicieli „przecież płacę na fundusz remontowy” również nie jest właściwym. Rozliczenie faktur za konserwacje, naprawy następuje zazwyczaj z funduszu eksploatacyjnego. Czy będzie do koszt stały (umowa na konserwacje), czy doraźny (awarie) pozostaje on gestii Wspólnoty Mieszkaniowej lub właściciela lokalu (opłata za naprawę w lokalu, zaliczka na fundusz eksploatacyjny z które pokrywane są prace konserwacyjne).
Istotą rzeczy przy identyfikacji awarii jest fakt, czy nastąpiła ona na tzw. części wspólnej (regulowanej ustawą o własności lokali), czy też w lokalu. Ma to istotne znaczenie ze względu na to, kto będzie ponosił koszty wspomnianej awarii. Do części wspólnej zaliczyć można m.in. klatki schodowe, strychy, piwnice, instalacja c.o., gazowa, wodno – kanalizacyjna. W przypadku instalacji do Wspólnoty należy to, co jest przed zaworem, licznikiem, w gestii właściciela – pozostała cześć za zaworem, licznikiem.
Dlatego ważnym jest w przypadku awarii „doraźnej” (bez stałej konserwacji), co i gdzie się stało? Jaka jest decyzja Zarządu Wspólnoty co do zlecenia prac naprawczych? Kto będzie ponosił koszty naprawy? Wspólnota? Właściciel lokalu? W zastosowaniu stałej konserwacji, właściciel lokalu, korzystając z dostępnych danych kontaktowych samodzielnie może zawiadomić konserwatora o potrzebie naprawy. Konserwator ustaliwszy problem awarii, powinien również zidentyfikować, kto poniesie koszty.
Przy awariach, ze względu na koszty mogą powstawać rozbieżności co do ponoszenia kosztów. Właściciel po przybyciu konserwatora może dokonywać prób „przerzucenia” kosztów na Wspólnotę Mieszkaniową. Dlatego istotna jest również komunikacji między zarządcą nieruchomości a konserwatorem (uczciwym konserwatorem). Właściciel bowiem, jeżeli nawet „przekona” konserwatora, aby potraktował awarię jako koszt Wspólnoty … i tak za nią zapłaci, w formie wnoszonej zaliczki na pokrycie kosztów eksploatacyjnych.
Dobrym rozwiązaniem jest podjęcie przez właścicieli nieruchomości uchwały określającej granice nieruchomości wspólnej. Dzięki czemu problem z tym „kto za co ma płacić” w sposób skuteczny może zostać rozwiązany. Pozdrawiam.

Przekaz informacji, komunikacja we Wspólnocie Mieszkaniowej

Wspomniałem na łamach bloga jak istotnym elementem jest fakt świadomości międzyludzkiej w ramach Wspólnoty Mieszkaniowej, możliwości szeregu działań na rzecz utrzymania wspólnej nieruchomości w stanie niepogorszonym. Poza typowymi formami komunikacji jak bezpośrednia wizyta właściciela w biurze zarządcy, dyżur administratorski na terenie nieruchomości, spotkania z mieszkańcami, zebrania, wzajemny kontakt telefoniczny, e-mail, mamy do czynienia z pośrednimi – co nie znaczy mniej ważnymi formami komunikacji.
Z praktyki, obserwuję dwa istotne aspekty. Pierwszy – to że w dobrej wierze powiesisz w gablocie na budynku informacje (dane kontaktowe do administracji, ogłoszenia o zebraniach, ostrzeżenia przed „wizytami” osób obcych np. próby kradzieży, wyłudzenia) – naprawdę nie oznacza to, że ludzie to czytają, Wielokrotnie Zarządy Wspólnot Mieszkaniowych proszą mnie, abym aktualnie istotne treści wywieszał … na drzwiach wejściowych do budynku od wewnątrz, gdzie nie sposób przynajmniej „zahaczyć” wzrokiem. Ludzie mijają te tablice, niekoniecznie interesując się życiem Wspólnoty, każdy przede wszystkim żyje własnym życiem. Potem zawsze rozbrajającym tonem może stwierdzić „nie widziałem, nie czytałem, nie interesuje mnie to”. Jest ląd, są i wyspy.
Druga forma komunikacji, a właściwie „komunikacji” to … jej brak. W praktyce wygląda to tak. Właścicielka w rozmowie mówi że „słyszała od kogoś, ten kto jej powiedział”. Często mimo wyrażanej dezaprobaty dla danego problemu (np. śpiący bezdomni na klatce schodowej, burdy, nocne imprezy) ludzie nie ujawniają swojej tożsamości. Często są to osoby starsze, boją się o swój los codzienny, „rewanż”. Trudno im się dziwić. Są jednak sytuacje, gdzieś wyraz problemu funkcjonuje w krytycznym głosie mieszkańców. Do biura administracji … nikt jednak niczego nie zgłosi, nie napisze. Lepiej pozostać w cieniu.
Powróćmy do form komunikacji pośredniej. Często szybciej i skuteczniej można powiadomić właścicieli o zebraniu drogą e-mailową, niż pocztą zwykłą. Świat się zmienia, biegnie do przodu. W załączniku komplet dokumentacji na zebranie i mimo odległości – mamy komunikację. Z tradycyjnych form „skrzynek pocztowych” a propos skrzynek – to skrzynki „Zarząd Wspólnoty” na klatce schodowej. Właściciele mogą tam przekazywać pisma, korespondencję. Często dostęp do skrzynki ma zarządca/administrator, udostępniając pocztę Zarządowi.
Strona internetowa Wspólnoty Mieszkaniowej, forum. W dobie dostępu do internetu poprzez komputer, komórkę świat Wspólnoty możemy mieć „na talerzu”. Odpowiednio zaprojektowana i użytkowana strona internetowa, to przystępny przekaz dotyczący kontaktu, dokumentów Wspólnoty, decyzji, problemów jednym słowem wydarzeń z życia Wspólnoty. Zarząd Wspólnoty i zarządca mają narzędzie komunikacji wobec mieszkańców, outsourcingu (np. firmy utrzymania czystości, ochrona, konserwatorzy), konkursów ofert na wykonanie danych prac na rzecz Wspólnoty. Właściciele nieruchomości poza bieżącą informacją mają możliwość wymiany poglądów (forum). Oczywiście forum może – w zależności od czynnika ludzkiego – stać się ogniskiem zapalnym. Zamiast konstruktywnej wymiany poglądów, wyraz osobistych uraz do „sąsiadki spod 12, niech wszyscy wiedzą że ma psa, co głośno szczeka”. Fajne forum to możliwość wypowiedzi na temat tego jak nam się mieszka, co chcemy i możemy w ramach działań Wspólnoty zrealizować. Świat otwarty jest na pomysły. Warto je realizować – pod warunkiem że tego naprawdę chcemy.
Czekam tylko na zebrania roczne w formie telekonferencji, szerszy zakres użytkowania komunikatorów (zapewne w częstym użyciu między mieszkańcami). Ważne jest aby poprzez komunikację – wzajemny przekaz informacji był przejrzysty, skuteczny dla wszystkich (Zarząd, zarządca, administrator, właściciele nieruchomości) – z pożytkiem dla mieszkańców, miejsca zamieszkania. Pozdrawiam.

„Jestem ze Wspólnoty”. Pomysł na kradzież, wyłudzenie.

Nieruchomość. Wszyscy się znają. Jeżeli nie w zasięgu całej Wspólnoty Mieszkaniowej to przynajmniej z klatki schodowej. Ważne, bo na terenie, na klatce mogą pojawić się …. obcy. Ograniczenie dostępu poprzez domofon czasami burzy … kultura osób starszych. Nie żebym obrażał. Kwestia dobrego wychowania. „Proszę bardzo, proszę wejść”. Pierwsze trudności obcy ma za sobą. Ma okazję zrobić pierwsze rozeznanie, chociażby pod względem ilości lokali. Po wejściu do mieszkania. Przedstawia się „Jestem ze Wspólnoty”. Pomysłów na uzasadnienie tego typu wizyty jest multum. Wymiana drzwi, wodomierzy, czujników gazowych. Szeroka dostępność terminów. Warunek – zaliczka, zwykle na poziomie kilkuset złotych. Płatna przez mieszkańców od razu. Reszta przy następnej roboczej już wizycie. A kiedy praca? Nigdy. Obcy rozpływa się, zaliczka razem z nim. Bazowanie na niewielkich kwotach budzi zaufanie (to już drugi raz, pierwszy zgłupieliśmy wpuszczając tego kogoś do mieszkania). Dla nas teoretycznie niewielka strata. Dla człowieka który w ten sposób ma przejść przez kilkanaście – kilkadziesiąt lokali w ciągu takiej eskapady – majątek. Miesięczna pensja w jeden dzień. Płatnikiem – głupota.
Obcy bazuje na zaufaniu, na rzeczach prostych, bez wchodzenia w specjalistyczne sformułowania, które mogłyby go pogrążyć jako laika. Nawet i w tym przypadku wyjdzie obronną ręką – on tylko przyjmuje zamówienia, fachowiec przyjdzie do konkretnej pracy. Poza zaliczką, możliwa penetracja mieszkania, nawet jednego pokoju. Co leży – moje. Przy osobach starszych z większym ograniczeniem ruchu, stanem zdrowia – większe możliwości.
Przeglądy (budowlany, elektryczny, gazowy, kominowy, wentylacji) powinny być poprzedzone ogłoszeniami na budynkach z nazwą wykonawcy, terminem, godzinami, pieczątkami wykonawcy i administracji, podpisami. Zlecenie drobne również idą torem komunikacji – mieszkaniec – administracja – np. ślusarz – mieszkaniec. Wszyscy wiemy w kręgu stron zainteresowanych kto, gdzie i w jakim celu przyjdzie.
Obcy powinien się wylegitymować, również dokumentem potwierdzającym współpracę na rzecz Wspólnoty za pośrednictwem administracji. No dobra. Przyjmijmy że jest jakiś bardziej łebski – ma jaki kwitek. W dobie WORD i drukarki to nie problem wpisać adres i co tylko chcemy, by wzbudzić zaufanie. Tylko że człowiek nie będzie miał dwóch rzeczy – pieczątki na kwitku: Wspólnoty i administracji. Po tym go poznacie.
Warto upewnić się, czy o proponowanych przez obcego usługach wie Zarząd Wspólnoty, administracja. Telefon i człowiek szybko zbiega po schodach. Jeżeli zobaczy naszą reakcję weryfikującą cel jego wizyty – będzie się płoszył. Im więcej pytań, próśb o okazanie np. identyfikatora, dowodu, tym gorzej. Nikt nie lubi być sprawdzanym, tym bardziej jeżeli chce ukryć prawdę.
Niektórzy idą na żywioł. Niedawno dostałem telefon o dwóch wymalowanych Paniach, które weszły do mieszkania pod pozorem …. wymiany wodomierzy. No tak, słusznie. Na początek trzeba zobaczyć, gdzie są te stare wodomierze. Penetracja jak znalazł. Inny przypadek to człowiek, który poszedł z marszu na dach. To już postać z grupy „złomiarze” – rynny, rury spustowe. Wszystko co da się sprzedać na złomie. Tego ostatniego złapali. Wyszedł z fantami, jak ktoś mu w przytomności zaczął na klatce schodowej robić zdjęcia. Policja i koniec.
Warto uważać. Żarówka kontrolna już z poziomu domofonu. Kultura to jedno, musimy jednak ograniczyć swoje zaufanie … jeżeli chcemy przeżyć. Oczywiście może to być tylko wizyta dla fantów. Nigdy nie wiesz jak daleko posunie się złodziej w okazji. W razie wątpliwości naprawdę warto skontaktować się z Zarządem Wspólnoty, administracją. Oni – „fałszywi ze Wspólnoty”, bazują na psychologii. Nie dajmy się nabrać. Pozdrawiam.

Konserwacja nieruchomości. Współpraca na stałe czy w miarę potrzeb?

Konserwatorzy. Ogólnobudowlani, sanitarni (hydraulika), elektryczni, od domofonu, ślusarz. Od czasu do czasu coś nam się na nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej psuje. Żarówkę może wkręcić dozorca, ale gdy „pójdzie” coś na instalacji. Jest problem. Zarząd jako reprezentant Wspólnoty powinien zastanowić się nad formą współpracy z konserwatorami. Zasadniczo funkcjonują dwie formy wspołpracy:

Współpraca stała w oparciu o umowę z możliwością zapewnienia przez konserwatora stałej gotowości. Jest to korzystne, jeżeli np. mamy awarię na danej instalacji w nocy. Wtedy niekoniecznie łatwo jest kogoś znaleźć z tzw. „łapanki”. Koszty ze stałej umowy.
Współpraca na „zlecenie”. Jest problem, kontaktujemy się z konserwatorem. Pamiętajmy jednak, iż konserwator nie związany umową nie ma obowiązku interwencji. Będzie miał wolę nam pomóc – przyjedzie. Koszty liczone od dane zlecenia.

Istnieje pogląd, iż stała współpraca pociąga za sobą koszty dla Wspólnoty niezależnie od częstotliwości interwencji na nieruchomości. Coś za coś. Płacimy nawet jak nie ma awarii, mamy jednak święty spokój – jeżeli odpukać, coś się zdarzy. Jak wspomniałem szukanie chętnego na przyjazd na awarię to loteria. Nawet na znajomy „dorywczy” mimo chęci, może nie mieć czasu.
Z tego też względu wiele Wspólnot Mieszkaniowych idzie na ryzyko. Nie zawierają, bądź rozwiązują już zawarte umowy z konserwatorami. Bo taniej. Oczywiście, wtedy rozliczamy konkretnie z przyjazdu w razie problemu. Stały konserwator ma tą przewagę iż … zna nieruchomość. Szybciej zidentyfikuje problem. Co więcej umowa stała jest polem manewru względem egzekwowania gotowości (w tym ew. kary umowne). Stały konserwator może (za wiedzą i zgodą Wspólnoty) składać oferty na współpracę wynikającą z planu remontowego – jeżeli wykracza to poza obowiązki wynikającego z umowy na konserwację.
Warto też zwrócić uwagę na czynnik ludzki. Stałego konserwatora ludzie będą kojarzyć. Zawsze będzie mógł też pomóc w lokalu. Jeżeli na nieruchomości zaczną pojawiać się kolejni „dorywczy” konserwatorzy, w porządku, problemu nie będzie. Trzeba jednak uważać na „konserwatorów”, którzy „odczytują” np. wodomierze, a tak naprawdę ich zamiarem jest zawłaszczenie rzeczy właściciela lokalu.
Nie forsuję żadnego z omawianych wariantów. To wola i decyzja Wspólnoty która wiąże się z opisywanymi warunkami, konsekwencjami, kosztem alternatywnym (pieniądze ze stałej gotowości moglibyśmy przeznaczyć na coś innego, wolimy mieć spokój). Może warto prześledzić statystykę awarii, zobaczyć które elementy są bardziej narażone na awarię, które mniej, gdzie mamy pole manewru we współpracy.
Mieszkańcy często nie wiedzą na jakiej zasadzie Wspólnota współpracuje z konserwatorami. To powinno być znane. Nie tylko przez umowy i inne dokumenty Wspólnoty związane z awariami (druki zleceń, faktury). Główną „pomocą” dla mieszkańców w przypadku awarii jest … tablica informacyjna, strona internetowa Wspólnoty. Tam powinny być dostępne dane kontaktowe do konserwatorów. Kto w dzień, kto ewentualnie w nocy, z podziałem na branże. Wtedy jest łatwiej i bezpieczniej. Pozdrawiam.

Podejmowanie uchwał a świadomość głosowania

Uchwały. Wyznacznik kierunku działań Wspólnoty. Mogą dotyczyć bardzo szerokiego spektrum zjawisk. Ważne, że to właściciele mają prawo głosu w decyzjach o funkcjonowaniu Wspólnoty. Standardowo podejmowanie uchwał odbywa się na zebraniach Wspólnoty Mieszkaniowej. Zaznaczam, nie musi się to ograniczać to zebrania rocznego. Tak, to jest najważniejsze (podejmowany jest pakiet standardowych uchwał t.j. sprawozdanie finansowe, absolutorium dla Zarządu, zaliczka na eksploatację i plan gospodarczy, zaliczka na fundusz remontowy, plan remontowy), ponadto jednak zebrania właścicieli mogą być zwoływane w miarę potrzeb.
Na zebraniu zazwyczaj właściciele głosują udziałami. Często jednak mało kto korzysta z przepisów ustawy wskazującej na możliwość zmiany trybu głosowania z udziałów na zasadę „1 właściciel – 1 głos”. Zgodnie art. 23 ustawy o własności lokali 2a, cyt. „Jeżeli suma udziałów nieruchomości wspólnej nie jest równa 1, albo większość udziałów należy do jednego właściciela bądź gdy obydwa te warunkispełnione są łącznie, głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos wprowadza się na każde żądanie właścicieli lokali posiadających łącznie co najmniej 1/15 udziałów w nieruchomości wspólnej. Warto o tym pamiętać w kontekście trudności z podejmowaniem uchwał.
Na zebraniu głosujemy bezpośrednio nad daną uchwałą składając podpis w rubryce „za”, „przeciw”, „wstrzymał się”. Możemy również udzielić pisemnego pełnomocnictwa innej osobie.
W wyniku braku uzyskania większości na zebraniu lub gdy projekt uchwały jest przedstawiany mieszkańcom w trybie poza zebraniowym – stosuje się ustawową zasadę indywidualnego zbierania głosów. W pierwszy przypadku jest to tzw. tryb mieszany (głosowanie na zebraniu i w trybie indywidualnego zbierania podpisów). W drugim projekt uchwały „idzie” od początku do podjęcia uchwały głosami zbieranymi indywidualnie.
Niezależnie od tego, czy uchwała podejmowana ma być na zebraniu czy w indywidualnie, właściciele powinni z wyprzedzeniem mieć możliwość zapoznania się z treścią projektu uchwały. Stanie na klatce o 8.00 z uchwałą w ręku z nadzieją, iż właściciel podpisze – mając świadomość co podpisuje mija się celem. Dajmy ludziom czas na zebranie myśli nad tym co po polsku, jednak względem wiedzy mieć nie muszą. Ludzie szanują swój podpis, co więcej uznają iż złożenie go na jakimkolwiek dokumencie wiąże się z odpowiedzialnością – także dla nich samych (co mam podpisać? co będzie jak podpiszę?). Dlatego też, na tej wspomnianej klatce schodowej gdy na „chybcika” przychodzi głosować (pamiętajmy – oddanie głosu to uprawnienie a nie obowiązek, możemy podziękować, i zamknąć drzwi, nie miejmy wtedy jednak pretensji, że nikt nas nie informuje o „życiu” Wspólnoty). Zdrowo rozsądkowi poproszą o tekst kopii projektu uchwały celem zapoznania się z jego treścią i późniejszą możliwość głosowania. Przestraszeni wiekopomną chwilą (mam coś zrobić, podpisać) zastosują przynajmniej 3 warianty postępowania:

Bierny „gdzie mam podpisać”? Tacy chcą mieć święty spokój, zazwyczaj są „za” nie można jednak wskazywać pola za – okłamujemy ich, siebie i sens trybu głosowania – „byleby by tylko oddali głosy”.
Bierny sugerowany – „a jak inni głosują”. Tu głos podyktowany jest większością kierunku decyzyjnego dotychczas oddanych głosu. Ponownie jak w punkcie 1 – nie myślimy, ponadto pozwalamy by inni myśleli za nas. Jako argument – mamy usprawiedliwienie – „głosowałam/-em tak jak inni.
Świadome głosowanie – oddaję głos tak, jak nakazuje mi to moje sumienie.

Poza świadomością zupełną, jest jeszcze nieświadomość. Mam przykład z ostatniego głosowania, gdzie otwierają się drzwi. W drzwiach staje uśmiechnięta starsza pani, przy niej jak się okazuje opiekun. Pani ma problem ze słuchem. Trzeba mówić głośno. Tłumaczę pani cel swojej wizyty, omawiam uchwałę. Pani dalej stoi i się uśmiecha. Pan nie może za nią oddać głosu – nie jest pełnomocnikiem. Przekazuję informację opiekunowi o możliwości ustanowienia pełnomocnika przez Panią. Jednak świadomość ze względu na wiek i stan zdrowia jest niestety ograniczona.

Piszę o tym wszystkim powyżej dlatego, iż często nasza wiedza dotycząca tego, c dzieje się na Wspólnocie jest niewielka. Może to wynikać z faktu, iż po prostu się tym nie interesujemy. Jednak warto (patrz np. wysokość zaliczek jakie mamy wpłacać, numery kont bankowych). Jak wspomniałem trudno jednak wtedy zarzucać innym np. Zarządowi, sąsiadom iż „coś jest robione za moimi plecami”. Nic nie jest robione. Każdy właściciel ma prawo wglądu do dokumentów Wspólnoty. Pod warunkiem, że wykazuje do tego chęci.

Druga sprawa to wiek. Osoby starsze mogą podstawowych rzeczy nie rozumieć, co dopiero uchwały o planie gospodarczym. A co to jest ten plan gospodarczy? To wymaga dużej cierpliwości. Można, powtarzam można wytłumaczyć, jeżeli całokształt sprawy przedstawimy w sposób prosty, zrozumiały. Dla każdego. Tak, by każdy wiedział, miał świadomość o znaczeniu swojego głosu. To możliwość, decyzja, zgodnie z własnym sumieniem. Miłych głosowań. Pozdrawiam.

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami, studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji.
Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami, studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji.