Nieruchomości – Strona 2 – Marcin Olszewski

„Niech Pan przyjdzie z miastem” czyli skrzynka pomysłów Wydziału Ksiąg Wieczystych

Witam. Od czasu do czasu w postach opisywać będę sytuację z otoczenia rynku nieruchomości, m.in. w odniesieniu do komunikacji z urzędami. Sprawy prowadzone w instytucjach mają istotny wpływ w aspekcie zarządzania nieruchomości. Poniżej praktyczna implikacja z Sądu Wieczystoksięgowego.
Wejście. Ha! Wejście nie jest takie proste. Łatwiej wyjść niż wejść. Teczka do „lustracji” elektronika na bramkę. Względy bezpieczeństwa. Jako zarządca nieruchomości czasami przybieram postać Klucznika z „Pana Tadeusza”, stąd „Państwo z tyłu nieco poczekają” :). Przy przejściu słyszę komplement od pracownika ochrony sądu „Panie, świecisz Pan nadal!” :). Nic dziwnego, w ten sam sposób w innym sądzie przypadkowo znaleziono w mojej teczce … nożyczki. Ale do rzeczy.
Do wniosku o dotację na remonty nieruchomości wymagany jest aktualny odpis z KW. Są odpowiednie druki, opłaty przelewem (z załączeniem potwierdzenia) lub bezpośrednio w kasie. Odpis z KW otrzymuje się od ręki. Tu nie ma problemu. Księgi wieczyste są jawne. To samo dotyczy wglądu do księgi wieczystej.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku wglądu do akt księgi wieczystej. Jakiś czas temu złożyłem wniosek o wpis do księgi wieczystej. Sąd zażądał uzupełnienia wniosku o oryginały (!) umowy o administrowanie ze Wspólnotą Mieszkaniową i uchwały o wyborze Zarządu. Okazuje się, iż z każdym kolejnym telefonem do Wydziału Ksiąg Wieczystych, pracownicy mieli inną interpretację postępowania :). Trwały konsultacje wewnątrz pracownicze (zaznaczam bez podstawy prawnej, sytuacja poza przepisowa). Wątpliwość budził fakt, dlaczego nie mogę przekazać oryginału uchwały o wyborze Zarządu. Tłumaczę – to jeden egzemplarz który jest dokumentem Wspólnoty Mieszkaniowej, podobnie jak wspomniana umowy (2 egz. w dyspozycji administratora i Wspólnoty). Stanęło na dostarczeniu … odpisów notarialnych. Oczywiście w terminie 7 dni od daty doręczenia pisma urzędowego :). (to mi się zawsze podoba, zważywszy na fakt ile razy nie otrzymuję pism po 30 dniach, ba! po 2 miesiącach, zgodnie z k.p.a).
Jestem zatem w sądzie, Wydział Ksiąg Wieczystych mając wątpliwość („wątpliwości może Pan mieć zawsze”) czy sąd ostatnie pismo do mnie skierował na adres do doręczeń (to też jest mocne, jak podaję we wniosku adres do doręczeń na biuro, po czym widzę pismo na …. skrzynce pocztowej na terenie nieruchomości. W dalszym ciągu umiejętność myślenia, czytania ze zrozumieniem także w urzędach ma swoją przyszłość). I tu zaczynają się schody (ganianie po szerokich schodach w Hipotece przy Al. Solidarności 58 ma swój urok). Składam wniosek o wgląd do akt Księgi Wieczystej. Pani przed komputerem „Proszę Pana, ale tu jest wpisane miasto stołeczne Warszawa”. Odpowiadam „Miasto ma większościowy udział”. Odpowiedź Pani „To niech Pan przyjdzie z miastem” (!) :). (To co, bierzemy pod pachę 1 735 435 ludności i wchodzimy :)). Walczę dalej „Wspólnotę Mieszkaniową tworzy ogół współwłaścicieli większość ma miasto, a ja jestem Pełnomocnikiem. „Proszę Pana tu nie ma napisane „Wspólnota Mieszkaniowa” („nie ma Londyn, jest Lądek Zdrój). Z tyłu tworzy się kolejka. Drugi pracownik zainteresował się sprawą. Co do wglądu do akt ksiąg wieczystych pracujący w sądzie mają stracha, czy mogą mi udostępnić akta mimo iż mam przy sobie:
1. Oryginał Pełnomocnictwa udzielonego przez Wspólnotę Mieszkaniową do występowania przed sądami powszechnymi, podpisany przez Zarząd, z pieczęcią. 2. Oryginał umowy o administrowanie z w/w Wspólnotą.3. Oryginał uchwały o wyborze Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej.
Dlaczego? Kwestia wykazania przeze mnie „interesu prawnego”. Notariuszem nie jestem, a zatem druga opcja z ustawy o księgach wieczystych i hipotece odpada :).
Szukamy zatem „interpretacji”. Właściciel nie przyjdzie (właściciele lokali wykupionych plus Pełnomocnik z ramienia miasta), Zarząd też nie … bo po to mają zarządcę nieruchomości by sprawy Wspólnoty prowadził. W początkowej fazie negocjacji (zblokowałem dwa jedyne stanowiska w sali wglądowej, kolejka z tyłu) propozycja bym napisał pismo do sędziego o wydanie zgody na wgląd do akt. Ciekawostką jest fakt, iż chciałem tylko zobaczyć moją (podkreślmy moją) korespondencję z sądem. Zważywszy na fakt, iż sąd mi już dwukrotnie odpisał w sprawie. Okazuje się, iż czym innym jest uznanie mnie przez sąd za osobę reprezentującą Wspólnotę w drodze pism, a czym innym … moja bezpośrednia wizyta w sądzie 🙂 (Czy Pan, to Pan?). Gdy wspomniałem, iż rozmawiałem już w sprawie statusu sprawy wcześniej z Kierowniczką Wydziału lody puściły „a, to już rozmawiał Pan z Panią Kierowniczką?” (jak bym tak w każdym urzędzie przy każdym „okienku” miał mówić w ilu „okienkach” byłem uprzednio … nie wychodziłbym z urzędów :).
Zrobiłem kopię moich „mocnych dokumentów – patrz 1,2,3. Pan poszedł z tym do kierowniczki. Po konsultacji z sędzią, Kierowniczką Wydziału … zostałem zapisany na termin wglądu do akt.
Opisywana sytuacja pokazuje jakiej ochronie podlega treść akt ksiąg wieczystych, w interesie właściciela nieruchomości i jak w sposób absurdalny reprezentant właściciela … nie może reprezentować go w sądzie.
Po załatwieniu sprawy na dole przy biurze podawczym natrafiłem na skrzynkę z napisem „SKRZYNKA POMYSŁÓW”. Tak, to był bank pomysłów względem rozwiązania powyższej implikacji :). Serdecznie pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami, studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji.

Część wspólna nieruchomości. Użytkować, wynająć, sprzedać? Część 1 – strych

Część wspólna nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej, czyli powierzchnie nie użytkowane indywidualnie. (idąc na „skróty” od zapisów ustawy o własności lokali), jak również grunt pod budynkiem Wspólnoty. W praktyce są to m.in. dach, kominy, ściany zewnętrzne, nośne, strychy, klatki schodowej, korytarze, piwnice, pralnie, suszarnie, wózkownie, rowerownie, windy (media – c.o., kanalizacja, instalacja elektryczna – do licznika, gazowa – do zaworu).
Zważywszy na fakt, iż część wspólna jest współwłasnością właścicieli lokali, mogą oni rozporządzać nią wedle własnego uznania – w drodze podjętych uchwał. W poście tym skoncentruję się na praktycznych implikacjach związanych ze strychem na nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej z większościowym udziałem właścicielskim miasta stołecznego Warszawy.
Zazwyczaj mieszkańcy użytkują strych w zakresie potrzeb własnych w postaci składowania rzeczy, również jako suszarnia. W przypadku gdy rozważana jest opcja wprowadzenia do obrotu rynkowego, warto zastanowić się, co chcemy osiągnąć? – stały przychód w formie wynajmu (z zabezpieczeniem kaucją gwarancyjną – o określonej wielokrotności czynszu), czy jednorazowa sprzedaż? Czy w grę wchodzić będzie zmiana przeznaczenia – na lokal użytkowy? Do decyzji Wspólnoty.
Przyjmijmy, że Zarząd Wspólnoty rozważa sprzedaż strychu. Pierwsza rzecz – decyzji nie może podjąć sam, gdyż przekracza to jego uprawnienia w ramach czynności zarządu zwykłego. A zatem należy podjąć uchwałę intencyjną, gdzie właściciele lokali wyrażają zgodę (zamiar) sprzedaży części wspólnej strychu. Po podjęciu takiej uchwały miasto zgodnie ze swoimi procedurami oczekuje wyceny strychu (koszt wyceny w późniejszym okresie zazwyczaj jest „przerzucany” na nabywcę strychu). Wartość rynkowa, jak i operat nie powinien być udostępniany potencjalnym oferentom. Jest dokumentem Wspólnoty, stanowi wartość poglądową – od wykazanej wartości można ustalić pułap cenowy.
Mając zgodę właścicieli, gotowy operat, można rozpocząć procedurę ofertowania z użyciem różnorodnych form przekazu, upublicznienia. Oferenci bardziej niż parkingiem, czy kwiatkami w otoczeniu będą interesowali się tym, co mogą z oferowaną przez Wspólnotę powierzchnią zrobić. Jeżeli nieruchomość jest w rejestrze zabytków – na co pozwala konserwator? Co zrobię ze ścianą kominową, wspornikami utrzymującymi konstrukcję dachu, jak podciągnę media? Czy są roszczenia? Jakie są opłaty, także za grunt? Dużo pytań, znam to z autopsji :).
Mamy zbiór ofert. Kolejna uchwała – tym razem z udziałem notariusza – wyrażająca zgodę właścicieli na sprzedaż strychu konkretnemu oferentowi. Proces podjęcia tej uchwały poprzedza oczywiście wybór najkorzystniejszej oferty – to nie cena musi być najważniejsza. W strukturze oferentów mogą być firmy, osoby prywatne z chęcią nabycia na własne potrzeby bądź w ramach inwestycji (wynajem lub sprzedaż po adaptacji i wyodrębnieniu lokalu).
Mamy wybranego oferenta. Kolejnym krokiem jest przystąpienie do umowy przedwstępnej w formie aktu notarialnego. Warto aby strony bardzo dokładnie określiły swoje warunki do umowy. Potem są niespodzianki w postaci braku zapłaty ze strony oferenta już na etapie zadatku.
Całość procesu inwestycyjnego (uzyskanie stosownych pozwoleń administracyjnych) zazwyczaj pozostaje w gestii oferenta. Po zakończeniu prac adaptacyjnych oferent winien złożyć wniosek do urzędu Dzielnicy w zakresie pozwolenia na użytkowanie. Do tego kompletacja dokumentów (m.in. wypisy z rejestru gruntów i budynków, decyzja o braku roszczeń, umowy, uchwały itd.). Miasto będąc właścicielem gruntu kontynuuje procedurę zlecając operat dla celu określenia opłat za użytkowanie wieczyste.
W określonym terminie następuje zawarcie umowy ostatecznej (przeniesienie prawa własności). Poza stronami umowy (Zarząd Wspólnoty, oferent) w obecności notariusza odczytującego akt i przedstawiciela miasta stołecznego Warszawy, w spotkaniu może uczestniczyć zarządca nieruchomości (ja zazwyczaj jestem – z wiedzą i dokumentami ze strony Wspólnoty). Zgodnie z procedurami do aktu ze strony miasta przystępują burmistrzowie lub Prezydent m.st. Warszawy (zgodnie z udzielonymi im pełnomocnictwami). Często w dniu zawarcia aktu ostatecznego następuje również przekaz pozostałej kwoty zapłaty za strych (zgodnie z warunkami umowy przedwstępnej). W dalszym postępowaniu następuje zmiana udziałów.
Proces opisuję skrótowo, niemniej jednak w swoim zawodowym życiu zarządcy nieruchomości, „sprzedałem” już wiele części wspólnej, stąd ścieżki przetarte. Z racji wchodzenia w obszar pośrednictwa – Wspólnota winna dobrze przygotować się do sprzedaży części wspólnej (także pod kątem stanu prawnego). Warto również badać – komu sprzedajemy nieruchomość. To zazwyczaj niemałe pieniądze. Pytanie co do zdolności finansowych oferenta, celu nabycia. Tu wchodzimy już w obszary audytu.
Posiadanie strychu w użytkowaniu własnym ma znaczenie dla potrzeb mieszkańców. Nie przynosi jednak przychodu – tak niezbędnego dla polityki remontowej Wspólnoty. Pamiętajmy o tym, iż Wspólnota nie musi za wszelką cenę wyzbywać się majątku wspólnego – to też pytanie, co chcemy osiągnąć? Wynajem, gwarantujący przychód może dotyczyć zarówno mieszkańców, jak i osób, podmiotów zewnętrznych. Nigdy nie ma jednak gwarancji (wynajem, sprzedaż) na efektywny (czynszowy) wynajem czy sprzedaż. Rozważnych decyzji w rozporządzaniu strychami :). Serdecznie pozdrawiam :).

Okresowe kontrole techniczne na nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej

Nawiązując do treści art. 62 ustawy z dnia 7 lipca 1994 Prawo Budowlane (Dz.U. z 1994 r. Nr 89, poz. 414 z pózn. zm.) właściciel lub zarządca winien dokonywać okresowych kontroli obiektu budowlanego. W praktyce dotyczy to głównie:
1. Przeglądów ogólnobudowlanych – w ujęciu rocznym i 5 – letnim (w przypadku tego ostatniego, wraz z przeglądem instalacji elektrycznych).
2. Przeglądów instalacji – w ujęciu rocznym – gazowych, przewodów kominowych (dymowych, spalinowych, wentylacyjnych).
Wspólnota Mieszkaniowa winna pilnować realizacji poszczególnych przeglądów. Nie chodzi o sztukę dla sztuki w postaci odnotowania kolejnego przeglądu w Książce obiektu budowlanego. Niepotrzebnie jest dawać argumenty jakimkolwiek organom administracyjnym (w razie kontroli) – niedopełnienie obowiązku realizacji przeglądów może skutkować karami, co uszczupli budżet Wspólnoty. Po drugie – w przypadku jakiejkolwiek awarii, co gorsza skutkującej narażeniem życia zdrowia mieszkańców, właścicieli lokali użytkowych – umarł w butach. Nie ma tłumaczenia „bo nie wiedzieliśmy”. Nieznajomość prawa szkodzi. Ubezpieczyciel w takich przypadkach zadaje pierwsze pytanie – kiedy przeprowadzano przeglądy? Warto mieć to na uwadze.
Przegląd ogólnobudowlany dotyczy części wspólnej. Wykonawca przeglądu współpracujący ze Wspólnotą Mieszkaniową winien dokonać wizji lokalnej nieruchomości. Podkreślam to, albowiem działanie odtwórcze w postaci bazowaniu na poprzednich protokołach i tworzenie przeglądu „zza biurka” (jakiegokolwiek z wymienionych), „kopiuj – wklej” wyjdzie bokiem. Z początku dla osoby sporządzającej tego typu protokół, po drugie dla Wspólnoty. Dla każdego z realizowanych przeglądów dotychczasowa dokumentacja winna mieć charakter źródłowy. Tylko i wyłącznie.
Przeglądy gazowy i kominowy dotyczy również wejścia do lokali mieszkalnych. A zatem z wyprzedzeniem warto powiadamiać mieszkańców o planowanej kontroli z pomocą dostępnych środków (korespondencja zwykła, e-mail, informacja na tablicy ogłoszeń na budynkach, na stronie internetowej Wspólnoty). Warto o tym pamiętać, chociażby przez wzgląd skuteczności realizacji przeglądu (część lokali może być pustostanami, właściciele mogą przebywać za granicą itd.). Informacja o przeglądzie winna być wiarygodna (poprzez ujawnienie nazwy firmy, telefonu kontaktowego wykonawcy przeglądu). To pozwoli nam na uniknięcie przykrych niespodzianek – gdy zamiast kontroli instalacji, mamy „kontrolę” naszych pomieszczeń, szafek itd.).
Często przy przeglądach mieszkańcy, użytkownicy zgłaszając wszelkie niedogodności związane z funkcjonowaniem danej instalacji. Wykonawca powinien spisywać uwagi. To również może posłużyć jak materiał uzupełniający do późniejszego udokumentowania zapisu.
W praktyce po wykonywaniu przeglądu np. kominowego nawet laik zorientuje się, czy ma do czynienia z fachowcem, czy „sztampowcem”. Wiatraczek na stwierdzenie drożności? Wnet sposób „na pewno” dowiemy się, czy niedrożność wynika np. z wrzucenia gruzu do komina – po pracach remontowych (co znaczy ludzka pomysłowość). Mam kulę, idę na dach i sprawdzam faktycznie jak to wygląda. Co więcej – istnieje możliwość kamerowania przewodów. Przegląd ma służyć dbałości o utrzymanie stanu pierwotnego nieruchomości, bezpieczeństwu ludzi – nie tylko wystawieniu faktury za usługę.
Po zakończeniu przeglądu Wspólnota Mieszkaniowa winna otrzymać od wykonawcy przeglądu Protokół kontroli wraz z materiałem zdjęciowym, częścią rysunkową. Stwierdzenia, uwagi zawarte w protokole powinny być zrozumiałe. Nikt nie zna się na wszystkim, jednakże wpisywanie przy danym lokalu skrótów myślowych (o których znaczeniu wie tylko wykonawca) jest pozbawione sensu.
Nie zawsze w pierwszym przeglądzie udaje się na 100% mieć dane ze wszystkich lokali z nieruchomości. Stąd organizuje się kolejne terminy tak aby faktycznie w każdym lokalu przegląd ten był przeprowadzony.
Mamy dane o stanie instalacji. Co dalej? Informacje te powinny być podzielone na część co do której Wspólnota Mieszkaniowa powinna podjąć działania (na tej podstawie również formułujemy plan remontowy). W drugim rzucie – to, co we własnym (lokalowym) zakresie powinni zrobić właściciele. W tym drugim przypadku Wspólnota Mieszkaniowa poprzez prace Zarządu, zarządcy winna w drodze komunikacji z właścicielami (najlepiej za potwierdzeniem odbioru) oczekiwać od nich przejęcia w tym zakresie odpowiedzialności za konieczność niezbędnych prac. Problem na części wspólnej może w konsekwencji rzutować na bezpieczeństwo w danym lokalu i odwrotnie.
Dezaktualizacja. Jak wspomniałem przeglądy wymagają wizji, stwierdzenia aktualnego (na dany dzień) stanu technicznego nieruchomości, instalacji. Trudno przyjąć za dobrą jakość pracy i ocenę stanu faktycznego stwierdzenie o konieczności pomalowania klatki schodowej … gdy jest pomalowana :). Tego typu przypadki zdradzają, czy wykonawca faktycznie był na budynku, czy tylko „czytał”.
W ramach dalszych działań, mając już w ręku protokół z danego przeglądu, warto aby on „żył” w formie planów i realizowanych decyzji. Tego Wspólnota winna od siebie. Aby po roku nie okazało się iż realizujemy kolejny przegląd, a założenia wynikające z poprzedniego protokołu – przez rok spały w szufladzie.
Efektywnie realizowanych przeglądów :). Serdecznie pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Kradzież, dewastacja na nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej

Twarze w oknach, czasem ogrodzenie, szlaban, domofon, monitoring. Wewnętrzny system bezpieczeństwa nieruchomości. Wspólnego mienia. Mienia mieszkańców. Czy czujemy się bezpiecznie? Czy zastosowane w ramach struktury wyposażenia nieruchomości rozwiązania chronią nas przed „obcymi”? Brzmi jak z kadru „Faceci w czerni”. A może to, co ma służyć naszemu bezpieczeństwu, w praktyce pozostaje nie zdaje egzaminu, co więcej narusza naszą prywatność? Wzbudziłem Waszą ciekawość, niepokój? Zapraszam do praktycznych rozważań w kolejnym poście :).

Nieruchomość Wspólnoty Mieszkaniowej twierdzą nie jest. I nie będzie. Za postępem technologii, inteligentnych nieruchomości, sterowników (nie tylko od zapalania oświetlenia, a również od bezpieczeństwa), wiedzę nabywają również złodzieje. Mój szwagier słusznie mawia, iż najważniejszym towarem jest informacja.

Niedawno na jednej z nieruchomości spotykam człowieka. Robocze ubranie, drabina. Ściera napisy z elewacji na zlecenie administracji. To trudne dzieło, skoro po kilku godzinach było już trzech. Puściłem sygnał do Straży Miejskiej, wiedząc o braku tego typu zlecenia. Poszli na pusto. Pomysł dla obserwacji jednak był. Praca, każdy pochwali, nikt nie zweryfikuje. Ważne by mieć rozpoznanie … dla miedzianych obróbek blacharskich.

Druga nad ranem. Drzwi, potem uszkodzona poręcz i okno na klatce. Tak się wchodzi, jak konkubina nie wpuszcza. Po 8.00 sąsiedzi wyszli za drzwi swoich mieszkań zgłaszając fakt dozorczyni. Policji z racji lęku, nikt nie wzywał. Dopóki uciążliwość, naruszenie mienia nie dotyczy nas osobiście – niekoniecznie interweniujemy. „Po co później być wzywanym, zeznawać, jeszcze kto rozpozna?”

Współczesność stawia przed nami złodziejami konieczność wejścia w tłum. Legenda. Jestem osobą, co do której obecności na budynku ludzie się nie zdziwią. Przegląd instalacji, poważna awaria „na pionie”, planowana wymiana drzwi, odczyt wodomierzy. Coś, co jest powtarzalne, wiarygodne i pozwala ominąć wszelkie „zabezpieczenia” . Co więcej coś co łatwo (o naiwności) podrasować … troską o nasze bezpieczeństwo („proszę Pani, jak my tego nie sprawdzimy, to może wybuchnąć”). No i co? Bezpieczeństwo nie jest dla Ciebie najważniejsze?Jako „pracownik z administracji” jestem to jestem, każdy przyjmie to ze zrozumieniem. Mało komu zapali się żarówka – czy jest ogłoszenie na budynku o danej pracy? Może zadzwońmy do biura administracji – czy kogoś wysyłali? Może poprośmy o dokument świadczący o zleceniu, poświadczony przez administrację? Jest ryzyko, jest zabawa. Znam przypadek odczytów wodomierzy przez panie w makijażu. Dbałość o wygląd rozumiem, ale gdy wzrok pań zaczął błądzić niekoniecznie miejscach właściwych do montażu wodomierzy – lokatorzy powiadomili Policję. Tym samym dłuższy czas przebywania na budynku, może być ryzykowny (ryzyko ujęcia). „Planujący wymianę drzwi” mają łatwiej”. Biorą zaliczkę za … nic. Drobna kwota (dla wielu osób jednak nie drobna) z informacją o realizacji prac … za tydzień.
Często kradzież, wandalizm, dewastacja są krokiem do podjęcia decyzji przez Wspólnotę Mieszkaniową o montażu np. kamer. Możemy wnioskować o poparcie do sztabów kryzysowych, Policji, Straży Miejskiej. Uzyskamy … poparcie, ale na koszt własny. Nie ma bowiem szans na wpięcie nas do systemu monitoringu, oddelegowania kadr Policji dla odrębnego monitorowania sytuacji na budynku, ba szybkiej interwencji. To wiąże się z kosztami. Ba, w drodze uchwałodawczej podniosą zapewne też głosy tacy, którzy w bezpieczeństwie ogólnym będą widzieć … niebezpieczeństwo swojej prywatności. Kto do kogo chodzi, w jakim celu itd. Kradzież, kradzieżą ale ludzie nie lubią Big Brothera u siebie w domu w wersji zbyt inwazyjnej w obszar sfery prywatnej. Trudno im się dziwić.
Często kradzież, wandalizm, dewastacja to także … niespodzianka przy postępowaniu odszkodowawczym. „Owszem macie Państwo w polisie kradzież, ale to złodziej powyginał wam część rur spustowych, których nie udało mu się zdemontować … no tego już nie ma” :). „Wie Pan, Panie Marcinie, polisa może mieć baaardzo szeroki zakres – w zależności od Państwa oczekiwań, ale to Państwo potem się dziwicie wysokością składki”, rzekł mi niedawno broker. Niedługo zapewne będą ubezpieczenia od kradzieży … w stroju kominiarza, hydraulika. Przedsiębiorczość rozszerzania puli usług nie zna granic :).

Szkoda szkodą, a ujęcie sprawcy to …. też problem. Mają ich. Siedzą „na dołku” a ty człowieku zgrywaj na dysk zapasowy nagranie z monitoringu (patrz: ograniczona pojemność), protokolarnie wypożycz Policji. Pytania kluczowe – czy Policja będzie miała oprogramowanie … do odczytu zapisu. Pytanie nr 2 – komu w toku postępowania będzie się chciało przeglądać zapis z kamer? Mienie mieniem, faktura za naprawę po kradzieżową jest. Rura spustowa może i była wysoko, ale szkodliwość czynu … niska.

Miałem przypadek, kiedy znana na rzecz ochrony środowiska naturalnego organizacja poprzez montaż listwy na nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej (na kilka dniu przez wizytą prezydenta Stanów Zjednoczonych p. Baracka Obamy) zniszczyła nam elewację. Intensywne rozmowy z funkcjonariuszami BOR-u, Policji. „Co pod tą listwą?” „Demontujemy ze względów bezpieczeństwa – na kilka godzin przez wizytą”. To miał być baner z hasłami organizacji, gdzie przy kamerach łatwiej zwrócić na uwagę na swoje cele. Po zakończeniu wizyty prezydenta – wszak chodziło o bezpieczeństwo nadrzędne, wspólnie z Zarządem Wspólnoty Mieszkaniowej podjęliśmy decyzję o powiadomieniu Stołecznego Konserwatora Zabytków (na rzecz podjęcia działań … w ramach ochrony zabytków), jak i Policji o popełnieniu przestępstwa. Konserwator, z właściwym sobie wdziękiem stwierdził iż, … „za szkody na nieruchomości odpowiada … właściciel (zarządca) nieruchomości”. Co do postępowania Policji, sprawę umorzono. Co prawda stwierdzono ponad wszelką wątpliwość iż podnośnik montujący listwę był wynajęty na rzecz ekologów, samochody parkujące wówczas przy nieruchomości również są własnością tej organizacją, jednak w książce wyjazdów … nie stwierdzono, kto w danym dniu miał wyjazd na Stare Miasto celem montażu listwy – w konsekwencji zniszczenia mienia Wspólnoty. Tak to szczytne cele ekologów i nadrzędne bezpieczeństwo nie tyle nieruchomości co prezydenta Stanów Zjednoczonych sprawiły, iż mienie Wspólnoty, koszty naprawy nieruchomości zabytkowej – pozostawiono Wspólnocie. Wasza nieruchomość – wasz problem.

Recepta na bezpieczną nieruchomość? Nie ma skutecznych narzędzi. Domykajmy jednak drzwi za sobą. Jeżeli jest konieczność użycia klucza, domofonu, „obcy” będzie musiał się ujawnić – głosem, sprawą. Nie podawajmy obcym kodów do domofonów. Obserwujmy co się dzieje na podwórzu, na klatkach. W razie sytuacji wydającej się podejrzaną – dzwońmy do biura administracji, na Policję, Straż Miejską.

Dana praca na budynku winna być poprzedzona ogłoszeniem na budynku, ew. informacją rozesłaną personalnie do mieszkańców z wyprzedzeniem (np. odczyty wodomierzy) – z potwierdzeniem w postaci podpisu i pieczątki administratora. Pracownik wykonujący daną drobną prace na budynku powinien dysponować dokumentem zlecenia poświadczonym przez Zarząd Wspólnoty, administrację, ew. identyfikatorem i zgodzić się na weryfikację celu swojej wizyty (w drodze kontaktu telefonicznego z administracją).

W przypadku zajść stanowiących o uciążliwościach wykraczających poza ramy danego mieszkania (hałasy, również pod wpływem alkoholu, także w godzinach ciszy nocnej), czy wtargnięcia osób obcych nie czekajmy do rana na dozorczynię. Po fakcie, w odstępie kilku godzin, brak ujęcia sprawcy uciążliwości i szkód może skutkować …. powtarzalnością. Brak reakcji to koszty napraw w zakresie Wspólnoty. Pozdrawiam :). Marcin Olszewski

Piwnice. Zapomniana przestrzeń w kamienicach Wspólnot Mieszkaniowych?

Dawno nie pisałem. A dzisiaj schodzimy do podziemi. Tym razem nie korytarze, altanki a piwnice. Niegdyś w czasach zasobów czysto komunalnych na Starym Mieście w Warszawie lokatorzy z mniejszym bądź większym zaangażowaniem korzystali z wcale niemałej przecież przestrzeni użytkowej, w strukturze budynku. Czas powstania Wspólnot Mieszkaniowych wniósł do struktury własności powierzchnie piwniczne jako część wspólną – użytkowaną zarówno przez mieszkańców lokali wykupionych, jak i komunalnych. Czym charakteryzuje się współczesna powierzchnia piwnic w Staromiejskich czeluściach „podziemnej Warszawy”? Są to zazwyczaj niewielkie powierzchnie, zwieńczone najczęściej drewnianymi drzwiami, zabezpieczone kłódką, oznaczone ewentualnie numerem lokalu korzystającego z jej powierzchni mieszkańca. Najczęściej przechowujemy tam rzeczy … które zawadzają w domu, ewentualnie jeżeli faktycznie przywiązujemy wagę do tej powierzchni – np. skład narzędzi, rowery itd. Otwarty katalog rzeczy do przechowywania.
Rozmawiając często z mieszkańcami co do np. ustalenia użytkownika danej piwnicy (chociażby dla celów modernizacji sieci internetowej, tv) słyszę cyt. „A tak, użytkuję piwnice, ale to kiedyś ojciec używał, ja nawet nie pamiętam która to, nawet nie wiem gdzie mam klucze”. To pokazuje zasadność w ramach działań Wspólnoty Mieszkaniowej co do próby oszacowania zasobu tej części wspólnej, stopnia jej użytkowania, możliwości rozporządzania. Jak można temu zaradzić. Wspólnota Mieszkaniowa powinna podjąć uchwałę w sprawie inwentaryzacji piwnic. Dysponując listą mieszkańców, rzutami piwnic, obmiarem mamy daje wejściowe do oszacowania zasobu. Dzięki przeprowadzonym działaniom powinniśmy osiągnąć następujące efekty:
1. Lokalizacja piwnic aktywnych użytkowników (potwierdzenie użytkowania w drodze komunikacji z mieszkańcami, piwnice zabezpieczone kłódkami, oznaczone numerami lokali użytkowników).2. Lokalizacja piwnic nieużytkowanych (nieustalony użytkownik, brak oznaczenia piwnicy numerem lokalu użytkownika, drzwi otwarte lub np. postawione obok piwnicy). 3. Komunikacja z użytkownikami co do oznaczenia piwnic faktycznie użytkowanych (dla potrzeb danych ewidencyjnych)4. Uzyskanie możliwego zasobu pustostanów Wspólnoty z przeznaczeniem do użytkowania. Mamy zatem oszacowaną część wspólną piwnic. Czy piwnice mogą stanowić pożytek dla Wspólnoty Mieszkaniowej. Te dotychczas użytkowane na początek. Zazwyczaj użytkowane są bezpłatnie. Podobnie jednak jak w przypadku piwnic nieużytkowanych powierzchnie te mogą stanowić przedmiot wynajmu przez Wspólnotę Mieszkaniową.Jest to część wspólna którą Wspólnota może w ten sposób rozporządzać. Warto w tym momencie zastanowić się na warunkami najmu i użytkowania piwnic. Wspólnota będzie oczekiwać od potencjalnego najemcy wnoszenia opłaty za daną powierzchnię, utrzymywania porządku (w zakresie przepisów ppoż – z ukierunkowaniem na materiały łatwopalne, butle gazowe) i udostępniania jej w zakresie napraw, awarii na mediach. Najemca będzie oczekiwał od Wspólnoty stałego dostępu do piwnicy (konserwacja drzwi i zabezpieczeń z dostępem na korytarz piwniczny, konserwacja instalacji – np. elektrycznej).

Warunki dla obu stron (Wynajmującego – Wspólnoty i najemcy – mieszkańca, oferenta zewnętrznego) powinny być zawarte w umowie najmu. Jak wspominam warto skorzystać z opcji najmu – często powierzchnia piwnic traktowana jest po macoszemu. Są piwnice i graciarnie.
No dobrze, a co jeżeli dotychczasowy użytkownik piwnic stwierdzi „a ja użytkuje tą piwnicę od wielu lat i nie zgadzam się na opłaty”. Wspólnota w nowych warunkach użytkowania piwnic, może zażądać przekazanie części wspólnej – piwnicy (przez dotychczasowego użytkownika) do zasobu Wspólnoty, gdyż nie jest ona własnością mieszkańca.
Co ze zmianą aranżacji? Mamy część niezagospodarowaną, ścianki działowe, chcielibyśmy wynająć powierzchnię – czy możemy kreować większą powierzchnię? Pytanie dla spokoju do konserwatora zabytków (określenie możliwości np. w formie zaleceń konserwatorskich).
Kradzież z piwnicy. Czasami zdarza się iż użytkownik danej piwnicy zgłasza domniemaną kradzież rzeczy z użytkowanej powierzchni. Nie warto trzymać wartościowych rzeczy w piwnicach. Oczywiście, zgłoszenie Policję zapewne będzie skutkowało wszczęciem postępowania (ewentualnym oczekiwaniem od Wspólnoty zapisu z monitoringu – jeżeli takowym dysponuje na wyposażeniu). Nie zmienia to faktu, iż dostęp do korytarzy piwnicznych (a tym samym pośrednio do piwnic) zależy w głównej mierze … od czynnika ludzkiego. Od tego czy zamykane są drzwi od korytarzy piwnicznych, jak również czy i jakim zakresie udostępniamy tego typu klucze osobom postronnym.Wspólnota Mieszkaniowa nie odpowiada za rzeczy składowane przez użytkownika w piwnicy, jak również za zabezpieczenie bezpośredniego dostępu do tej powierzchni. To leży w gestii użytkownika.
Opróżnienie piwnicy. Warto pamiętać o tym aby proces zarządzania powierzchnią piwnic odbywał się jak wspomniałem pod pewnymi warunkami. W przypadku wygaśnięcia umowy najmu, najemca powinien opróżnić piwnice przywracając ja do stanu pierwotnego. Przekazanie piwnicy do najmu i w momencie jego zakończenia powinno następować w drodze Protokołu zdawczo – odbiorczego. Co w momencie śmierci najemcy i innych przypadków uniemożliwiających bezpośredni kontakt z użytkownikiem celem przekazania (klasyczny przykład – zmiana najemcy lokalu komunalnego/właściciela lokalu wykupionego, sprzedaż mieszkania bez „oddania” piwnicy Wspólnocie). Często mamy obawy co do rzeczy pozostawionych wewnątrz w kwestii naruszenia stanu posiadania. Wówczas po wyczerpaniu wszelkich możliwych środków komunikacji z poprzednim użytkownikiem Wspólnota Mieszkaniowa może w formie komisyjnej dokonać otwarcia piwnicy – uporządkować ją we własnym zakresie i przekazać do dalszego wynajmu.
RACJONALNEGO ZARZĄDZANIA POWIERZCHNIĄ PIWNIC :). Pozdrawiam :). Marcin Olszewski

Odpady, gabaryty na terenie nieruchomości Wspólnoty Mieszkaniowej

Śmieci, odpady, gabaryty. Generujący (mieszkańcy) i odbiorcy (firmy wywozowe). Świat teoretycznie prosty do ogarnięcia w realizacji, zarówno dla tych którzy chcą pozbyć się odpadów, jak ich dla tych, którzy z nowym „porządkiem” (w postaci Systemu Odbioru Odpadów Komunalnych, od sierpnia 2014 r.) mają odpady odbierać. A w praktyce? Poniżej przedstawiam trzy formy odpadów.
Odpady komunalne. W ramach segregacji – oddzielne, kolorowe pojemniki (z dużymi naklejkami np. „odpady zmieszane”, „szkło” itd.). Znam przypadki, gdy nad oznaczonymi pojemnikami Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej poprosił o umieszczenie tabliczek z nazwą odpadów. Ulotki, plakaty. Spotkania z przedstawicielami firm wywozowych. Wszystko dla śmieci. Wszystko dla ludzi. Uczymy się segregacji, choć czasem otrzymuję informację od firmy wywozowej iż w danym pojemniku zlokalizowano odrębny rodzaj śmieci (np w zmieszanych – szkło). To kwestia przyswojenia – na gruncie indywidualnym. Przyzwyczajeń ludzkich zmienić się nie da.
Odpady wielkogabarytowe. Zazwyczaj pojawiające się w okresie porządkowania (również w okresie przedświątecznym) mieszkań, piwnic. Dobrym rozwiązaniem dla składowania tego typu odpadów jest wydzielona w tym celu powierzchnia w altanie śmietnikowej (z kontrolą dostępu dla mieszkańców i odbiorców gabarytów).
Odpady poremontowe. Właściciel planujący remont w lokalu powinien we własnym zakresie zaplanować możliwość składowania i wywozu odpadów po remontowych, np. formie kontenera. Pozostaje kwestia komunikacji z Zarządem, administracją co do jego usytuowania – bez ewentualnych utrudnień dla ruchu.
Warto, aby informacje dotyczące segregacji śmieci, możliwości składowania i wywozu gabarytów, jak również kwestie odpadów poremontowych były dostępne dla mieszkańców (gablota informacyjna, internet, spotkania mieszkańców, spotkania z Zarządem Wspólnoty, zarządcą/administratorem nieruchomości). Banał, ale zawsze jest to argument w dalszym postępowaniu (w przypadku ew. not obciążeniowych) wobec stwierdzeń typu „bo ja nie wiedziałam/-em”.
Ponowię pytanie – a w praktyce? Śmieci niekoniecznie zawsze trafiają do pojemników. Jak wspomniałem czynnik ludzki. Istotną rzeczą jest monitorowanie usługi wywozu odpadów. W przypadku odpadów segregowanych odbywa się to „zgodnie z harmonogramem”. Często jednak ekipy wywozowe mają z tym problem. Nie liczcie jednak na to, iż kto skomunikuje się z Zarządem, administracją z informacją – „Planowany odbiór na czwartek zostaje przesunięty np. na piątek. Za utrudnienia przepraszamy”. To Wy, mieszkańcy macie problem, mając zawalone pojemniki śmieciami. Firmy mają swój system organizacji pracy. Wspólnoty Mieszkaniowe (zgodnie z nową polityką m.st. Warszawy) nie mają już zawartych umów z firmami wywozowymi. Należy zatem utrzymywać ścisłą komunikację pomiędzy dozorcą – administratorem – mieszkańcami, z przekazem informacji o zaniechaniu wywozu przez firmę obsługującą teren (z ramienia miasta). W przypadku notorycznych problemów w tym względzie pozostaje kwestia egzekwowania bezumownego z jednostką nadrzędną (Biuro Gospodarki Odpadami).
Odpady poremontowe (gruz, sedesy, umywalki) bardzo często są wrzucane do powierzchni przeznaczonej na odpady wielkogabarytowe. O ile w przypadku odpadów wielkogabarytowych firma wywozowa w ramach obsługi bezpłatnie podstawi kontener i wywiezie, o tyle gruz i większa ilość gabarytów sanitarnych są wywożone na zasadzie odrębnego, płatnego zlecenia. Koszty ponoszą wszyscy właściciele. „Jeden za wszystkich – wszyscy za jednego”. Ponadto „czynnik zewnętrzny”, poza lokalowy – czyli wystawianie gabarytów na klatkę schodową bez zamiaru ich uprzątnięcia – we własnym zakresie i na własny koszt, jak również „podrzucanie” śmieci, gabarytów przez osoby niebędące mieszkańcami nieruchomości – bo tak łatwiej i praktyczniej.
Co zatem robić w sytuacjach:

Gdy śmieci nie wrzucane są tam gdzie powinny? (pojemniki stosownie do rodzaju odpadu).
Gdy gabaryty walają nam się po części wspólnej? (ograniczając ruch, drogę ew. ewakuacji pożarowej, stanowiąc niepotrzebny element wizualno – estetyczny).
Gdy odpady poremontowe zajmują altanę?

W każdym przypadku edukacja i budowa w świadomości mieszkańców znajomości przepisów Wspólnotowych. Jeżeli wyrzucasz śmieci, gabaryty, odpady poremontowe – to Wspólnota ponosi koszty utrzymania czystości. Cała Wspólnota. Bez dyskusyjną rzeczą jest fakt, iż trzeba je gdzieś wyrzucać – ale na warunkach znanych wszystkim mieszkańców. Miej tego świadomość. Na podstawie posiadanych informacji (monitoring, informacje od dozorcy, mieszkańców) można i trzeba egzekwować (w ramach obowiązującego prawa i przepisów wewnątrz Wspólnotowych – np. Regulamin Porządku Domowego) eliminację tego typu zachowań. Jeżeli są przesłanki co do porzucenia rzeczy na części wspólnej – poza wewnętrznymi przepisami, są też przepisy o ochronie ppoż. W razie pożaru gabaryt na klatce schodowej może stanowić zagrożenie dla wszystkich mieszkańców. Warto zatem przeciwdziałać tego typu zagrożeniom.
Właściciele prowadzący remont lokalu, mający świadomość (na podstawie dostępnej informacji) składowania i wywozu odpadów poremontowych we własnym zakresie. w razie „podrzucania” odpadów do altany powinni być zobligowani przez Zarząd, administrację do usunięcia tych rzeczy, a w razie zaniechania – obciążeni kosztami wywozu poniesionymi przez Wspólnotę Mieszkaniową.
Oczywiście. Mam świadomość. Łatwo się piszę, a w praktyce z wyegzekwowaniem bywa różnie. Poza lokalem „to nie moje”. Tak niestety rozumie się często bycie we Wspólnocie Mieszkaniowej. Dlatego jak wspomniałem – materiał ludzki – w szczególności, gdy coś ma zrobić wbrew swej woli, albo z nakazu – może być oporny. Budowa POZYTYWNYCH RELACJI I ŚWIADOMOŚCI WZGLĘDEM FAKTU, IŻ „WSZYSTKIE ŚMIECI NASZE SĄ” może trwać długo. Warto i trzeba próbować. CZYSTYCH NIERUCHOMOŚCI NA CZĘŚCIACH WSPÓLNYCH I W OTOCZENIU :). Pozdrawiam serdecznie. Marcin Olszewski.

Reklama na elewacji nieruchomości zabytkowej. Relacje między Wspólnotą, dzierżawcą a konserwatorem

Reklama na elewacji nieruchomości wpisanej do rejestru. Teoretycznie proste. Do Wspólnoty Mieszkaniowej wnioskujemy o zgodę na dzierżawę elewacji, w załączeniu projekt graficzny szyldu, semafora, wymiary. Zarząd Wspólnoty warunkuje wydanie zgody od uzyskania wszelkich zgód administracyjnych przez wnioskującego – mając głównie na myśli pozwolenie konserwatora. Po uzyskaniu zgody, wnioskujący przedkłada ją Zarządowi. Strony ustalają warunki współpracy w drodze umowy. Semafor zaczyna funkcjonować na elewacji. Wszyscy są zadowoleni. Tak. to tak to modelowo powinno wyglądać. A w praktyce? Jak na rynku nieruchomości w praktyce.
Wniosek do Zarządu. Czasami zdarza się zawieszanie reklamy – nie pytając nikogo o zgodę. Argumentacja – mam lokal, potrzebuję reklamy. I tyle. A co trzeba było zrobić, ustalić? Nie wiedziałem. Niestety, nieznajomość prawa szkodzi – to w zakresie powinności potencjalnego dzierżawcy reklamy leży orientacja jakie kroki należy podjąć. W przypadku samowoli, Wspólnota Mieszkaniowa zawiadamia konserwatora zabytków, a w ramach kontroli właściciel szyldu otrzymuje nakaz jego demontażu (w ramach wszczęcia postępowania administracyjnego). Za głupotę.
Drugi przykład. Jesteśmy w fazie gdy wnioskodawca otwiera drzwi biura konserwatora zabytków i pełny ufności w działania organów administracyjnych w Polsce przedstawia sprawę – „wnioskowałem do Wspólnoty Mieszkaniowej, warunkują to uzyskaniem pozwolenia od Państwa, no to jestem”. I co? Gucio. Dzwoni do mnie pani prowadząca sprawę i pyta „czy wnioskujący ma podpisaną umowę dzierżawy ze Wspólnotą?” Słucham? Odpowiadam. Wnioskodawca nie będzie przecież zawierał umowy dzierżawy – na szyld, którego fizycznie nie ma na elewacji, co więcej nie będzie przecież płacił z puste miejsce „na szyld”! Przyjmując ten tok rozumowania, co miałoby się stać w momencie braku uzyskania pozwolenia od konserwatora zabytków? Taka umowa „za szyld, którego nie ma” miała by zostać rozwiązana? A co z kosztami, już poniesionymi przez potencjalnego dzierżawcę (opłaty umowne z tytułu dzierżawy?). Pani urzędnik odpowiada mi stwierdzeniem, które w mojej ocenie czasami warto nagrać na automatyczną sekretarkę w urzędach i odtwarzać petentom „Takie mamy przepisy”. „Może niech wnioskodawca „przyciska bardziej Wspólnotę o umowę”. Wnioskodawca (właściciel szyldu) ma płacić Wspólnocie za szyld którego nie ma – by konserwator mógł wydać decyzję zezwalającą lub nie na jego powieszenie. W następstwie w razie czego – jak mu nie pozwolą – przynajmniej nie będzie musiał zdejmować szyldu z elewacji. Absurd.
Wspólnota i potencjalny dzierżawca elewacji mogły by w tym konkretnym przypadku zawrzeć list intencyjny, umowę z zapisami iż opłaty z tytułu dzierżawy będą regulowane w terminie od faktycznego montażu szyldu/semafora, wraz z warunkiem montażu – możliwego po uzyskaniu zgody od konserwatora zabytków. Wówczas – konserwator ma umowę (która warunkuje dalszy tok postępowania), wnioskodawca – nie ponosi kosztów przed fizycznym montażem szyldu, Wspólnota – wchodzi we wstępną relację z wnioskodawcą – mając na uwadze przyszłe pożytki z tytułu reklamy.
Kolejny przykład to zmiany struktury reklamy. Mamy spotkanie z konserwatorem na odbiorze elewacji, stoimy, nagle konserwator pyta zebranych o reklamę na jednym z budynków Wspólnoty. Wiemy, iż wcześniej reklama była inna, obecnie właściciel dokonał zmiany w kolorystyce i stylu (zdaniem konserwatora) nie nawiązującej do specyfiki ładu i zagospodarowania przestrzennego Starego Miasta w Warszawie. I co robi konserwator zabytków? „najlepiej by było, jak byście Państwo – jako Wspólnota Mieszkaniowa, wystąpili do konserwatora w tej sprawie”. Zarząd odmówił. I słusznie. Nieruchomość jest pod ochronną prawną, ale kto ma tą ochronę sprawować zgodnie z realizacją ustawy o ochronie zbytków – jak nie konserwator zabytków? Urząd ma wykonywać swoje powinności administracyjne wedle prawa. Owszem argumentacja „właściciel (zarządca) jest odpowiedzialny za utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym” ma swoje uzasadnienie, nie może być jednak wytłumaczeniem dla braku samodzielnych działań ze strony konserwatora zabytków. Niestety jest wytłumaczeniem. Konserwator kontrolujący bez postępowania administracyjnego? Niestety, to możliwe, musi się coś zdarzyć.
W tym przypadku konserwator – skoro sam „przypadkowo zauważył niegodność” nie mógł nie zgłosić tego do urzędu (rozumiem, że dlatego, aby – jak to w Polsce – by ewentualnie ktoś ze świadków zajścia – nie zgłosił zgłoszenia … na konserwatora – na zaniechanie czynności administracyjnych). W toku postępowania administracyjnego właściciel reklamy okazał zgodę urzędu … z 1965 r., którego obecne Biuro Stołecznego Konserwatora Zabytków jest następcą. Zmiana reklamy?, nieprzystające kolory? Owszem, ale obecny konserwator „nie może kwestionować decyzji wcześniejszego urzędu”. „Takie mamy przepisy”. Konserwator sam zakopał się w postępowaniu które podjął.
Dochodzimy do fazy problematyki z demontażem szyldu i zakończeniem współpracy dzierżawcy ze Wspólnotą. Praktyczna implikacja – w umowie mamy zapis o demontażu szyldu przez dzierżawcę jako dodatkowego warunku przy wypowiedzeniu umowy. I co? Mamy sytuację, gdy dzierżawca reklamy (będący najemcą lokalu) wypowiada umowę najmu lokalu. Zostawia pustostan. Zmienia lokalizację dwie ulice dalej a do administracji wysyła pismo o zmianie lokalizacji i prośbie o nienaliczaniu opłat za reklamę. Tak, ale tego typu forma nie jest równoznaczna z wypowiedzeniem umowy dzierżawy na reklamę – a reklama nadal wisi i przynosi korzyści właścicielowi. I właściciel reklamy dziwi się dlaczego wciąż naliczane są mu opłaty z tytułu dzierżawy. Skuteczne wypowiedzenie umowy dzierżawy (oficjalnym pismem) wraz z demontażem szyldu (zgodnie z zapisami w umowie) jest w tym przypadku rozwiązaniem. Dzierżawca tego „nie rozumie”, „sami to sobie zdejmijcie”. Po czym … sprzedaje plastikowy kaseton wypełniający semafor kolejnemu najemcy lokalu – który cieszy się reklamą – bez podpisania umowy ze Wspólnotą. Rozwiązanie problemu? W związku z faktem ciągłego trwania umowy dzierżawy, której Wspólnota była stroną i bezumowne następstwo (kolejny najemca lokalu) do korzystania z elewacji (bez wiedzy i zgody Wspólnoty) podjąłem decyzję o zawiadomieniu konserwatora zabytków celem wszczęcia postępowania administracyjnego. Poprzedni dzierżawca musiał uregulować opłaty aż do skutecznego wypowiedzenia umowy. Na obecnego „dzierżawcę” spadła kontrola. Musiał zdemontować semafor, złożyć wniosek do Wspólnoty o dzierżawę elewacji i do konserwatora o zgodę. I wszystko wróciło do normy. Nie żyjemy na wyspie. Korzystając z rzeczy nie należących do nas warto zapytać o zgodę na możliwość korzystania. Pozytywnych wizualnie reklam, przynoszących korzyści dzierżawcom elewacji :). Pozdrawiam, Marcin Bartłomiej Olszewski :).

Rozliczenie dotacji od konserwatora zabytków przez Wspólnoty Mieszkaniowe

W poście z 2014 r. zatytułowanym „Pozyskiwanie dotacji od konserwatora zabytków przez Wspólnoty Mieszkaniowe” wspomniałem iż powrócimy do tematu. Z prostej przyczyny. Umowa o dotację, to początek drogi. W jej treści zawarty jest termin rozliczenia w postaci złożenia do urzędu sprawozdania z kompletem dokumentów, i ten termin powinien być dla was święty. Nie ma że „proszę o przedłużenie”. Urząd dał, urząd rozlicza.Mamy zakończone prace budowlane. Pamiętajmy, iż odbiór powinien odbyć się w obecności Konserwatora Zabytków. Zapomnijcie, że konserwator będzie pytał „czy już skończyliście, mogę przyjść?”. Praktyka rynku „ochrony prawnej zabytków wpisanych do rejestru zabytków” i żywotne zainteresowanie konserwatora zabytkami wskazuje, iż … to do was (na tym etapie) należy powiadomienie go o możliwości odbioru prac z jego udziałem i ustalenie terminu.Uczulam na załączniki do sprawozdania z rozliczenia dotacji. Wypełnienie druku sprawozdania jest w miarę proste, tylko co z tego jak nie będziecie mieli kompletacji w postaci wymaganych załączników?

Należą do nich:

Dokumentacja powykonawcza, w postaci:

a) Pozwolenie na budowę wraz z projektem budowlanym
b) Dziennik budowy
c) Protokoły odbioru (częściowe, końcowe)
d) Obmiary

Dokumentacja zdjęciowa (z przed budowy, w trakcie i po jej zakończeniu)
Oświadczenie „o ustanowieniu lub przeniesieniu na rzecz miasta prawa do nieodpłatnego wykorzystania dokumentacji powykonawczej w celach promocyjnych (w szczególności wykorzystanie zdjęć), w tym jej przetwarzania w zakresie niezbędnym do tego celu”
Kopie rachunków, faktur, przelewów wystawionych z tytułu wykonanej pracy.
Protokół komisyjnego odbioru z udziałem Konserwatora Zabytków
Kosztorys powykonawczy.

Omówmy załączniki.

Pozwolenie na budowę, projekt budowlany, protokoły odbioru, obmiary – wystarczą kopie – jednak z adnotacją (lub pieczęcią) „za zgodność z oryginałem”.

Co do protokołów odbioru – zapomnijcie o ewentualnym (czasami o dziwo tak się zdarza) spisywaniu ich „zza biurka”. Strzał w kolano, w konfrontacji z wizją konserwatora. Lepiej wiedzieć – co się realizowało i w jaki sposób.

Materiał fotograficzny – na płycie. Musi dokumentować chronologię budowy. Zdjęcia przed odbiorem powinny uwzględniać wizerunek banera, tabliczki zawieszonej na nieruchomości (zgodnie z zapisami w uchwale o dotacje) z napisem „Remont współfinansowało m.st. Warszawa” (z perspektywy mojego rynku pracy, w waszym przypadku – każda inna miejscowość gdzie proces dotacji może mieć miejsce).

Wspomniane oświadczenie to taka podstawa do miejskiej budowy PR. Jest na to druk na stronie konserwatora. Wypełniacie, do załączników i koniec.

Rachunki, faktury – MUSZĄ BYĆ Z KWOTAMI ZGODNYMI W UMOWIE. Tu chodzi o weryfikacje przepływu środków pieniężnych – MIEJSKICH ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH. Dlatego też ważny jest również TERMIN PŁATNOŚCI WYKONAWCY i dowód w postaci kopii przelewów. Protokół komisyjnego odbioru – spisujecie go przy udziale konserwatora na odbiorze, do sprawozdania kopia za zgodność z oryginałem.

Kosztorys powykonawczy – ma być podpisany przez wykonawcę, zatwierdzony przez inspektora nadzoru, zatwierdzony przez inwestora – czyli Wspólnotę Mieszkaniową.
Wypełnienie druku sprawozdania nie powinno sprawić problemu. Wpisujemy dane z posiadanej dokumentacji. Podpis i pieczęć Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej. Całość składamy w wymaganym terminie (patrz umowa o dotacje) w Biurze Konserwatora Zabytków.
Koniec? W dalszym ciągu początek. Teraz to konserwator pewnego pięknego dnia, zadzwoni do was i tonem nie znoszącym sprzeciwu poinformuje … i chce dokonać wizji na dotowanej nieruchomości np. jutro. Od momentu złożenia sprawozdania do wizji, konserwator ma w głowie prześledzony np. kosztorys powykonawczy. A tam … mogą zdarzyć się duże odstępstwa od kosztorysu ofertowego, oj mogą. Nie żebym szukał sensacji. To poważny blog o praktycznym ujęciu rynku nieruchomości. W praktyce chodzi tylko o to, iż jeżeli ubiegacie się o dotacje – miejcie świadomość tego iż urzędnik z biura dotacji każdą wartość z kosztorysu, każdą roboczo godzinę weźmie po lupę. I sprawdzi, porówna ze wskaźnikami, cenami. To samo dotyczy faktur, dotrzymania terminów itd. Nie warto zatem robić dziwnych akcji narzutowych (po to jest inspektor nadzoru, by czuwał z naszej strony nad tym co oddajemy konserwatorowi – również w formie dokumentacji). Wiadomo, że może zajść konieczność wykonania dodatkowych prac – miejmy jednak na to papierologię – podkładki. Nie ma co startować z dziwnymi „narzutami”, bo dwa razy stracicie – i u wykonawcy – bo trzeba będzie mu zapłacić, i u konserwatora – bo trzeba będzie mu oddać.
Wspomniana wizja konserwatora na nieruchomości to ostateczny akt przed wydaniem decyzji – czy jest w porządku, czy coś do oddania konserwatorowi. Osobiste dotykanie murów, badanie grubości zaprawy, zgodności wykorzystanych materiałów w budowie z dokumentacji. To są chwile prawdy. Pytania i odpowiedzi.
Dlatego warto zarówno przed ubieganiem się o dotacje, jak i w momencie jej rozliczania mieć świadomość kontroli całości procesu. To są pieniądze miasta i miasto ma prawo wiedzieć na co, i w jaki sposób zostały wydatkowane. Warto korzystać z dotacji. Pierwsze koty za płoty to chrzest bojowy. Gdy zaczynałem z dotacjami – na „dzień dobry” na raz dostałem do obsługi 3 Wspólnoty Mieszkaniowe z dotacji już po zawarciu umów o dotacje. Praktycznie … zostałem praktykiem. Nie jest to łatwe, ale co jest w życiu łatwe? Warunki są znane – od początku do końca. Jeżeli całość procesu realizowana jest zgodnie z kryteriami – powinno być dobrze. A ZATEM, KOMPLETNYCH DOTACJI :). Serdecznie pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Głos w sprawach wspólnych – zebranie roczne Wspólnoty Mieszkaniowej.

Po rozliczeniach wody, przychodzi czas na planowanie dalszego „życia” Wspólnoty Mieszkaniowej. Czas podsumowań dla mijającego okresu rozliczeniowego. Czas decyzji i strategii względem przyszłych miesięcy. Planując termin zebrań rocznych warto oszacować czas niezbędny do opracowania sprawozdania finansowego (wraz z zatwierdzeniem przez Zarząd), przygotowania planów: gospodarczego, remontowego, standardowego pakietu projektu uchwał:

W sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
W sprawie udzielenia Zarządowi Wspólnoty Mieszkaniowej absolutorium.
W sprawie zatwierdzenia planu gospodarczego i zaliczki na fundusz eksploatacyjny.
W sprawie planu remontowego.
W sprawie zaliczki na fundusz remontowy.

Sprawozdanie to bardzo ważny dokument Wspólnoty. Określenie iż „określa finanse Wspólnoty” brzmi jak banał, lecz nie każdy z właścicieli nieruchomości zdaje sobie sprawę iż dokument ten określa … pieniądze właścicieli. Przekaz iż „to są nasze pieniądze” powinna być utrwalana w informacji dla właścicieli. Tak aby wiedzieli: na co wydatkowane są środki, jaki mamy budżet, co możemy zrealizować. Co więcej ważna jest świadomość iż TO WŁAŚCICIELE MAJĄ PRAWO DECYDOWAĆ O WYDATKOWANIU WSPÓLNYCH FINANSÓW WSPÓLNOTY.

Plan gospodarczy to nasz mikroplan. Powiązanie przychodów z zaliczek i innych źródeł i ponoszonych kosztów. W momencie analizy projektu planu warto spojrzeć czy np. które koszty w danym roku mogą być stałe, które zmienne, czy w relacji do ubiegłego okresu rozliczeniowego następują zmiany po stronie przychodów. Stawka zaliczki na eksploatacje – czy pozostawiamy ją na tym samym poziomie? Czy proponujemy jej wzrost? Jak zmiany wielkości zaliczki FE przełożą się na ogólny zarys przychodów?

Plan remontowy. Co zamierzamy realizować – dachy?, kominy? media? elewacje? remonty klatek schodowych? Przy kształtowaniu planów remontowych warto korzystać z PRZEGLĄDÓW BUDOWLANYCH (rocznych, pięcioletnich). Zarys potrzeb + dyspozycja finansami powinny być nam drogowskazem dla projektu FR. Zaliczka na fundusz remontowy – to co wpłacamy przelewem lub za pomocą książeczki opłat – na potrzeby remontowe.

Każdy ze wspomnianych projektów winien być w załączeniu do zaproszenia na zebranie roczne. Tak aby właściciele mogli zapoznać się z materiałem, zastanowić się, przygotować wnioski, propozycje na zebranie.

Zebrania ogółu właścicieli teoretycznie winny odbywać się „nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku”. W domyśle roczne – również. Tu jednak USTAWA JEST NIEPRECYZYJNA, ALBOWIEM OZNACZAŁOBY TO IŻ PO PIERWSZYM KWARTALE NIE MOŻNA ZWOŁYWAĆ ZEBRAŃ :). TYM BARDZIEJ IŻ ARTYKUŁ 31 USTAWY JUŻ JEST BARDZIEJ UMIARKOWANY ZEZWALAJĄC NA KONTYNUACJĘ ZWOŁYWANIA ZEBRAŃ PO PIERWSZYM KWARTALE. Ustawa o własności lokali nie rozdziela pojęć „roczne” i „zwykłe”, traktując temat po macoszemu. Zarówno zebrania roczne odbywają się często nieco później – np. w maju, a zwykłe – zgodnie ze wspomnianym art. 31 ustawy.

Właściciele o zebraniu rocznym winni być zawiadamiani przynajmniej na tydzień przed zebraniem. Jeżeli macie uchwałę o trybie powiadamiającym właścicieli np. poprzez e-maila – to też jest możliwe i skuteczne :). W zaproszeniu powinny być zawarte termin, godzina i miejsce zebrania, porządek obrad. Warto zamieszczać zapis o możliwości udzielania pełnomocnictw względem uczestnictwa w zebraniu (pod nieobecność właściciela nieruchomości). Nie mając odpowiedniego miejsca na organizację zebrania – wynajmijmy odpowiednią salę np. w szkole, w urzędzie.

W porządku. Przychodzi ten dzień. Mamy salę (warto byśmy w tej sali nie ściskali się „powierzchniowo”, wiemy ilu mamy właścicieli, warto to dla komfortu oszacować). Zarząd i administrator witają przybyłych. Można przygotować materiały (sprawozdanie, plany, projekty uchwał) do udostępnienia również na miejscu. Drobny poczęstunek. Zaczynamy.

Jako że to „Rynek nieruchomości w praktyce” nie będę przynudzał o przechodzeniu przez poszczególne etapy zebrania w sposób sztuczny i schematyczny. Wiadomym jest iż ogół właścicieli będzie podejmował decyzje odnośnie sprawozdania, Zarządu (zostaje, czy wybór nowych władz Wspólnoty), zaliczek, planów gospodarczego i remontowego a w końcowej fazie ma możliwości wnoszenia wolnych wniosków.

W „praktyce” ważnym jest poważne i rzeczowe prowadzenie zebrania, konkretna dyskusja. Wymiana poglądów. Przyjęcie stanowiska w danej sprawie. Jeżeli osoba której powierzono prowadzenia zebrania – przy całym szacunku dla zebranych – nie zapanuje na tym od początku – to umarł w butach. Pamiętajmy o tym iż nie każdy przychodzi na zebranie (jakiekolwiek) z tymi samymi intencjami. Można z sensem uczestniczyć we wspólnych decyzjach. Można również zacząć rzucać granatami słów w sąsiada (bo przecież to najlepsza okazja do tego by wszyscy dowiedzieli się, że „Kowalska spod piątki ma psa który głośno szczeka”. Każdy z właścicieli ma prawo głosu. Gorzej gdy wolne wnioski już na początku zebrania przesłaniają proponowany porządek (nawet jeżeli przed chwilą, zebrani większością zaakceptowali jego proponowany kształt). Przed 23.00 nie wyjdziemy. A uchwały – przecież istotne – ulegną zapomnieniu w gwarze sporów. Równie dobrze można zaatakować Zarząd Wspólnoty (za bardziej lub mniej udowodnioną niegospodarność), administratora (za brak pracy i pobieranie płacy). Można. Ważne, by każdy z poszczególnych punktów porządku zebrania, także wolne wnioski dał szansę wypowiedzi wszystkim stronom. Zwolennikom i przeciwnikom. Rozmowa, komunikacja międzyludzka to sztuka.

W pierwszym szacunku liczby udziałów na liście obecności właścicieli będziemy wiedzieli czy mamy kworum i szansę podjęcia którejkolwiek z uchwał. W przeciwnym razie czeka nas podejmowanie uchwał w trybie mieszanym (dodatkowo w okresie po zebraniu – w trybie indywidualnego zbierania głosów). Zgodnie z art. 23 ustawy o własności lokali mamy możliwość zmiany trybu głosowania na zebraniu stosując zasadę „iż na każdego właściciela przypada jeden głos”. Wymaga to jednak co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej.

Dokumentem sprawozdawczym z zebrania winien być protokół sporządzany przez Protokolanta (wybranego wspólnie z Przewodniczącym w początkowej fazie zebrania). W okresie po zebraniu protokół powinien być dostępny do wglądu ogółowi właścicieli nieruchomości, podobnie jak pozostałe dokumenty z zebrania.

SPOKOJNYCH, ZRÓWNOWAŻONYCH OBRAD, KONSTRUKTYWNYCH DECYZJI, DLA WSPÓLNEGO MIENIA :). Pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Odczyt i rozliczanie wody czyli hydrozagadka Wspólnot Mieszkaniowych

Tytuł nieco jak z przedstawienia. Warto jednak poznać podstawowe zjawiska zachodzące w procesie odczytu i rozliczania wody. Z racji zużycia i pieniędzy :).
W okresie rocznym w ramach Wspólnot Mieszkaniowych wodę odczytuje się zazwyczaj dwa razy do roku. Na koniec czerwca i na koniec grudnia danego roku. Są okresy półroczne.
Z początku posłużę się tradycyjnym modelem wodomierzy zlokalizowanych w naszych łazienkach, kuchniach. Mamy drugi okres rozliczeniowy (grudzień/styczeń). Z wyprzedzeniem powinniśmy otrzymać informację o planowanych odczytach. W formie ogłoszeń w gablotach informacyjnych na klatkach schodowych budynków, w formie powiadomienia drogą komunikacji elektronicznej, bezpośredniego kontaktu z mieszkańcami.
Forma odczytu. Powinna być bezpośrednia, wykonana przez pracownika administracji obsługującej Wspólnotę, konserwatora sanitarnego. Często stosuje się metody „skrótów”, czyli kartki do wypełnienia dla ludzi do skrzynek pocztowych i bawcie się sami. Problem polega na tym, iż wiele osób … niekoniecznie wie gdzie w mieszkaniu wodomierze są zlokalizowane. Po drugie mieszkańcy mogą dokonać błędnego odczytu (np. zamiast wartości 878,87 m3, odczytać … 87887 m3 do wyjaśnienia, lecz po co te późniejsze nerwy?). Po trzecie osoba znająca się na tym może również naocznie zweryfikować poprawność funkcjonowania wodomierzy poprzez prawidłowo umocowaną tzw. plombę (zakładaną przy montażu i legalizacji), jak również czy przypadkiem licznik nie stoi (mimo zużywania wody, mechanizm wodomierza nie „pracuje”, tym samym zniekształca pod względem proces rozliczenia).
Ok. Przyjmijmy model odczytu bezpośredniego. Mamy dzień X. Przychodzi do nas pracownik administracji. Powinien mieć dowody potwierdzające faktyczny cel przybycia (identyfikator, wylegitymowanie się na prośbę mieszkańca). W powiadomieniach również powinny być pieczątki administracji, Wspólnoty. Po co ta czujność. Okazja czyni złodzieja.
Nawet jeżeli nie wiemy – jako mieszkańcy, gdzie są wodomierze, spokojnie. Wykwalifikowany pracownik powinien umieć sam to zrobić. Odczytujemy przede wszystkim wartości przed przecinkiem, sprawdzając stan plomby, „chodzenie” licznika (poprzez kontrolne odkręcenie wody). Warto by pracownik administracji miał przy sobie tzw. karty odczytu (formularz z wyszczególnieniem pomieszczeń lokacji wodomierzy, polami do wpisu numerów liczników i wykazywanych wartości). Wówczas do administracji trafia dokument z danymi, jak również z podpisem mieszkańca na świadectwo faktycznego stanu odczytu w danym dniu.
Co z pozyskanymi danymi powinien zrobić zarządca, administrator. Odczyty powinien wprowadzić do bazy liczników. Warto prowadzić takie bazy, w kolejnych ewidencjach odczytów jest łatwiej i sprawniej. Zaewidencjonowane odczyty administrator winien przekazać do księgowości celem dokonania rozliczenia.
I tu się zaczyna zagadka budzącą często zapytania ludzi otrzymujących dokumenty rozliczeń. Nie będę się zagłębiał w kanony pracy księgowości (często również zarządcy, administratorzy wykonują ta pracę – optymalizacja kosztów :)). Jedno jest pewne. Chcielibyśmy płacić … za to co faktycznie zużyliśmy. Czyli co na odczycie, to do zapłaty. Tak byłoby najlepiej. Stosowane są regulaminy rozliczania wody podejmowane we Wspólnotach w formie uchwały. Warto by były przemyślane.
W rzeczywistości suma odczytów ze wszystkich liczników powinna być równa wskazaniom na wodomierzach głównych. Jeżeli nie jest równa – gdzieś ta woda „ucieka”. Mogą być straty. Koszty dla całej Wspólnoty. Zadanie dla administracji, konserwatora i inspektora sanitarnego.
Jeżeli budynek w pełni olicznikowany, odczyty rzeczywiste (na podstawie odczytów z liczników). Jeżeli nie, stosowane jest ryczałt. W przypadku niepełnego olicznikowania budynku, wielu mieszkańców zgłasza zastrzeżenia i wnosi o uzupełnienie liczników nie chcąc ponosić kosztów za innych. Trudno się im dziwić. W ramach „kontroli wewnętrznej” ludzie często sami w zeszytach, notesach prowadzą ewidencję odczytów.
Porządkując wiedzę na temat rozliczeń. Warto by wiedza ta, zasady były jasne i przejrzyste dla mieszkańców (również pod kątem przejrzystości dokumentu rozliczeniowego przekazywanego również mieszkańcom przez administrację). Warto by dążyć do opłat związanych z faktycznym zużyciem wody, kontrolować stan techniczny wodomierzy zarówno w lokach jak i na części wspólnej (to że wodomierz główny jest własnością MPWiK, nie oznacza, iż Wspólnota nie może wymagać kontroli, świadectwa legalizacji itd. Problem może być zidentyfikowany wszędzie). Jeżeli podejmujemy regulamin rozliczenia kosztów zużycia wody w formie uchwały, przedstawmy uprzednio projekt właścicielom lokali, zastanówmy się wspólnie nad tym jakie rozwiązania są dla nas najlepsze. Uchwałę zawsze można zmieniać, regulaminy również. Niech podjęte działania mają za zadanie zmierzać do konkretnych rozwiązań znanych i akceptowanych przez właścicieli. W przypadku rzeczy niezrozumiałych zawsze warto zapytać zarządcę.
Koniec wodomierzy. Okres legalizacji upływa po okresie pięciu lat. Przed upływem tego okresu Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej winien dokonać zbioru ofert, podjąć działania względem projektu uchwały i procesu głosowania. Montaż i demontaż wodomierzy powinien odbywać się w formie protokolarnej (ze wskazaniem danych dot.starego i nowego licznika – numer, wartość odczytu w dm3, numer plomby).
Warto również rozważać możliwość montażu wodomierzy z nakładką radiową. Odczyt teoretycznie powinien być bardziej precyzyjny (możliwość weryfikacji danych dot. odczytu nawet wstecz w stosunku do odczytu – np. odczytujemy 5 stycznia, a generujemy jednocześnie odczyt dot. zużycia na dzień 31 grudnia), ponadto bez konieczności wizji w lokalach.
Odczyty i rozliczenia to a propos wody – temat rzeka. Z pewnością jeszcze nie raz będę poruszał się w tym obszarze na postach blogu. Czego Wam życzyć tym razem. OPŁAT ZA WODĘ, ZGODNYCH ZE STANEM FAKTYCZNYM. PŁACĘ TYLE, ILE ZUŻYŁEM :). Pozdrawiam, Marcin Olszewski.