Miesiąc: styczeń 2015

Po rozliczeniach wody, przychodzi czas na planowanie dalszego „życia” Wspólnoty Mieszkaniowej. Czas podsumowań dla mijającego okresu rozliczeniowego. Czas decyzji i strategii względem przyszłych miesięcy. Planując termin zebrań rocznych warto oszacować czas niezbędny do opracowania sprawozdania finansowego (wraz z zatwierdzeniem przez Zarząd), przygotowania planów: gospodarczego, remontowego, standardowego pakietu projektu uchwał:

1. W sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
2. W sprawie udzielenia Zarządowi Wspólnoty Mieszkaniowej absolutorium.
3. W sprawie zatwierdzenia planu gospodarczego i zaliczki na fundusz eksploatacyjny.
4. W sprawie planu remontowego.
5. W sprawie zaliczki na fundusz remontowy.

Sprawozdanie to bardzo ważny dokument Wspólnoty. Określenie iż „określa finanse Wspólnoty” brzmi jak banał, lecz nie każdy z właścicieli nieruchomości zdaje sobie sprawę iż dokument ten określa … pieniądze właścicieli. Przekaz iż „to są nasze pieniądze” powinna być utrwalana w informacji dla właścicieli. Tak aby wiedzieli: na co wydatkowane są środki, jaki mamy budżet, co możemy zrealizować. Co więcej ważna jest świadomość iż TO WŁAŚCICIELE MAJĄ PRAWO DECYDOWAĆ O WYDATKOWANIU WSPÓLNYCH FINANSÓW WSPÓLNOTY. 

Plan gospodarczy to nasz mikroplan. Powiązanie przychodów z zaliczek i innych źródeł i ponoszonych kosztów. W momencie analizy projektu planu warto spojrzeć czy np. które koszty w danym roku mogą być stałe, które zmienne, czy w relacji do ubiegłego okresu rozliczeniowego następują zmiany po stronie przychodów. Stawka zaliczki na eksploatacje – czy pozostawiamy ją na tym samym poziomie? Czy proponujemy jej wzrost? Jak zmiany wielkości zaliczki FE przełożą się na ogólny zarys przychodów?

Plan remontowy. Co zamierzamy realizować – dachy?, kominy? media? elewacje? remonty klatek schodowych? Przy kształtowaniu planów remontowych warto korzystać z PRZEGLĄDÓW BUDOWLANYCH (rocznych, pięcioletnich). Zarys potrzeb + dyspozycja finansami powinny być nam drogowskazem dla projektu FR. Zaliczka na fundusz remontowy – to co wpłacamy przelewem lub za pomocą książeczki opłat – na potrzeby remontowe.

Każdy ze wspomnianych projektów winien być w załączeniu do zaproszenia na zebranie roczne. Tak aby właściciele mogli zapoznać się z materiałem, zastanowić się, przygotować wnioski, propozycje na zebranie.

Zebrania ogółu właścicieli teoretycznie winny odbywać się „nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku”. W domyśle roczne – również. Tu jednak USTAWA JEST NIEPRECYZYJNA, ALBOWIEM OZNACZAŁOBY TO IŻ PO PIERWSZYM KWARTALE NIE MOŻNA ZWOŁYWAĆ ZEBRAŃ :). TYM BARDZIEJ IŻ ARTYKUŁ 31 USTAWY JUŻ JEST BARDZIEJ UMIARKOWANY ZEZWALAJĄC NA KONTYNUACJĘ ZWOŁYWANIA ZEBRAŃ PO PIERWSZYM KWARTALE. Ustawa o własności lokali nie rozdziela pojęć „roczne” i „zwykłe”, traktując temat po macoszemu. Zarówno zebrania roczne odbywają się często nieco później – np. w maju, a zwykłe – zgodnie ze wspomnianym art. 31 ustawy. 

Właściciele o zebraniu rocznym winni być zawiadamiani przynajmniej na tydzień przed zebraniem. Jeżeli macie uchwałę o trybie powiadamiającym właścicieli np. poprzez e-maila – to też jest możliwe i skuteczne :). W zaproszeniu powinny być zawarte termin, godzina i miejsce zebrania, porządek obrad. Warto zamieszczać zapis o możliwości udzielania pełnomocnictw względem uczestnictwa w zebraniu (pod nieobecność właściciela nieruchomości). Nie mając odpowiedniego miejsca na organizację zebrania – wynajmijmy odpowiednią salę np. w szkole, w urzędzie.

W porządku. Przychodzi ten dzień. Mamy salę (warto byśmy w tej sali nie ściskali się „powierzchniowo”, wiemy ilu mamy właścicieli, warto to dla komfortu oszacować). Zarząd i administrator witają przybyłych. Można przygotować materiały (sprawozdanie, plany, projekty uchwał) do udostępnienia również na miejscu. Drobny poczęstunek. Zaczynamy. 

Jako że to „Rynek nieruchomości w praktyce” nie będę przynudzał o przechodzeniu przez poszczególne etapy zebrania w sposób sztuczny i schematyczny. Wiadomym jest iż ogół właścicieli będzie podejmował decyzje odnośnie sprawozdania, Zarządu (zostaje, czy wybór nowych władz Wspólnoty), zaliczek, planów gospodarczego i remontowego a w końcowej fazie ma możliwości wnoszenia wolnych wniosków. 

W „praktyce” ważnym jest poważne i rzeczowe prowadzenie zebrania, konkretna dyskusja. Wymiana poglądów. Przyjęcie stanowiska w danej sprawie. Jeżeli osoba której powierzono prowadzenia zebrania – przy całym szacunku dla zebranych – nie zapanuje na tym od początku – to umarł w butach. Pamiętajmy o tym iż nie każdy przychodzi na zebranie (jakiekolwiek) z tymi samymi intencjami. Można z sensem uczestniczyć we wspólnych decyzjach. Można również zacząć rzucać granatami słów w sąsiada (bo przecież to najlepsza okazja do tego by wszyscy dowiedzieli się, że „Kowalska spod piątki ma psa który głośno szczeka”.  Każdy z właścicieli ma prawo głosu. Gorzej gdy wolne wnioski już na początku zebrania przesłaniają proponowany porządek (nawet jeżeli przed chwilą, zebrani większością zaakceptowali jego proponowany kształt). Przed 23.00 nie wyjdziemy. A uchwały – przecież istotne – ulegną zapomnieniu w gwarze sporów. Równie dobrze można zaatakować Zarząd Wspólnoty (za bardziej lub mniej udowodnioną niegospodarność), administratora (za brak pracy i pobieranie płacy). Można. Ważne, by każdy z poszczególnych punktów porządku zebrania, także wolne wnioski dał szansę wypowiedzi wszystkim stronom. Zwolennikom i przeciwnikom. Rozmowa, komunikacja międzyludzka to sztuka.

W pierwszym szacunku liczby udziałów na liście obecności właścicieli będziemy wiedzieli czy mamy kworum i szansę podjęcia którejkolwiek z uchwał. W przeciwnym razie czeka nas podejmowanie uchwał w trybie mieszanym (dodatkowo w okresie po zebraniu – w trybie indywidualnego zbierania głosów). Zgodnie z art. 23 ustawy o własności lokali mamy możliwość zmiany trybu głosowania na zebraniu stosując zasadę „iż na każdego właściciela przypada jeden głos”. Wymaga to jednak co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej. 

Dokumentem sprawozdawczym z zebrania winien być protokół sporządzany przez Protokolanta (wybranego wspólnie z Przewodniczącym w początkowej fazie zebrania). W okresie po zebraniu protokół powinien być dostępny do wglądu ogółowi właścicieli nieruchomości, podobnie jak pozostałe dokumenty z zebrania.

SPOKOJNYCH, ZRÓWNOWAŻONYCH OBRAD, KONSTRUKTYWNYCH DECYZJI, DLA WSPÓLNEGO MIENIA :). Pozdrawiam, Marcin Olszewski.  

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami,  studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji. 

Tytuł nieco jak z przedstawienia. Warto jednak poznać podstawowe zjawiska zachodzące w procesie odczytu i rozliczania wody. Z racji zużycia i pieniędzy :).
W okresie rocznym w ramach Wspólnot Mieszkaniowych wodę odczytuje się zazwyczaj dwa razy do roku. Na koniec czerwca i na koniec grudnia danego roku. Są okresy półroczne.
Z początku posłużę się tradycyjnym modelem wodomierzy zlokalizowanych w naszych łazienkach, kuchniach. Mamy drugi okres rozliczeniowy (grudzień/styczeń). Z wyprzedzeniem powinniśmy otrzymać informację o planowanych odczytach. W formie ogłoszeń w gablotach informacyjnych na klatkach schodowych budynków, w formie powiadomienia drogą komunikacji elektronicznej, bezpośredniego kontaktu z mieszkańcami.
Forma odczytu. Powinna być bezpośrednia, wykonana przez pracownika administracji obsługującej Wspólnotę, konserwatora sanitarnego. Często stosuje się metody „skrótów”, czyli kartki do wypełnienia dla ludzi do skrzynek pocztowych i bawcie się sami. Problem polega na tym, iż wiele osób … niekoniecznie wie gdzie w mieszkaniu wodomierze są zlokalizowane. Po drugie mieszkańcy mogą dokonać błędnego odczytu (np. zamiast wartości 878,87 m3, odczytać … 87887 m3 do wyjaśnienia, lecz po co te późniejsze nerwy?). Po trzecie osoba znająca się na tym może również naocznie zweryfikować poprawność funkcjonowania wodomierzy poprzez prawidłowo umocowaną tzw. plombę (zakładaną przy montażu i legalizacji), jak również czy przypadkiem licznik nie stoi (mimo zużywania wody, mechanizm wodomierza nie „pracuje”, tym samym zniekształca pod względem proces rozliczenia). 
Ok. Przyjmijmy model odczytu bezpośredniego. Mamy dzień X. Przychodzi do nas pracownik administracji. Powinien mieć dowody potwierdzające faktyczny cel przybycia (identyfikator, wylegitymowanie się na prośbę mieszkańca). W powiadomieniach również powinny być pieczątki administracji, Wspólnoty. Po co ta czujność. Okazja czyni złodzieja. 
Nawet jeżeli nie wiemy – jako mieszkańcy, gdzie są wodomierze, spokojnie. Wykwalifikowany pracownik powinien umieć sam to zrobić. Odczytujemy przede wszystkim wartości przed przecinkiem, sprawdzając stan plomby, „chodzenie” licznika (poprzez kontrolne odkręcenie wody). Warto by pracownik administracji miał przy sobie tzw. karty odczytu (formularz z wyszczególnieniem pomieszczeń lokacji wodomierzy, polami do wpisu numerów liczników i wykazywanych wartości). Wówczas do administracji trafia dokument z danymi, jak również z podpisem mieszkańca na świadectwo faktycznego stanu odczytu w danym dniu. 
Co z pozyskanymi danymi powinien zrobić zarządca, administrator. Odczyty powinien wprowadzić do bazy liczników. Warto prowadzić takie bazy, w kolejnych ewidencjach odczytów jest łatwiej i sprawniej. Zaewidencjonowane odczyty administrator winien przekazać do księgowości celem dokonania rozliczenia. 
I tu się zaczyna zagadka budzącą często zapytania ludzi otrzymujących dokumenty rozliczeń. Nie będę się zagłębiał w kanony pracy księgowości (często również zarządcy, administratorzy wykonują ta pracę – optymalizacja kosztów :)). Jedno jest pewne. Chcielibyśmy płacić … za to co faktycznie zużyliśmy. Czyli co na odczycie, to do zapłaty. Tak byłoby najlepiej. Stosowane są regulaminy rozliczania wody podejmowane we Wspólnotach w formie uchwały. Warto by były przemyślane.
W rzeczywistości suma odczytów ze wszystkich liczników powinna być równa wskazaniom na wodomierzach głównych. Jeżeli nie jest równa – gdzieś ta woda „ucieka”. Mogą być straty. Koszty dla całej Wspólnoty. Zadanie dla administracji, konserwatora i inspektora sanitarnego.
Jeżeli budynek w pełni olicznikowany, odczyty rzeczywiste (na podstawie odczytów z liczników). Jeżeli nie, stosowane jest ryczałt. W przypadku niepełnego olicznikowania budynku, wielu mieszkańców zgłasza zastrzeżenia i wnosi o uzupełnienie liczników nie chcąc ponosić kosztów za innych. Trudno się im dziwić. W ramach „kontroli wewnętrznej” ludzie często sami w zeszytach, notesach prowadzą ewidencję odczytów.
Porządkując wiedzę na temat rozliczeń. Warto by wiedza ta, zasady były jasne i przejrzyste dla mieszkańców (również pod kątem przejrzystości dokumentu rozliczeniowego przekazywanego również mieszkańcom przez administrację). Warto by dążyć do opłat związanych z faktycznym zużyciem wody, kontrolować stan techniczny wodomierzy zarówno w lokach jak i na części wspólnej (to że wodomierz główny jest własnością MPWiK, nie oznacza, iż Wspólnota nie może wymagać kontroli, świadectwa legalizacji itd. Problem może być zidentyfikowany wszędzie). Jeżeli podejmujemy regulamin rozliczenia kosztów zużycia wody w formie uchwały, przedstawmy uprzednio projekt właścicielom lokali, zastanówmy się wspólnie nad tym jakie rozwiązania są dla nas najlepsze. Uchwałę zawsze można zmieniać, regulaminy również. Niech podjęte działania mają za zadanie zmierzać do konkretnych rozwiązań znanych i akceptowanych przez właścicieli. W przypadku rzeczy niezrozumiałych zawsze warto zapytać zarządcę. 
Koniec wodomierzy. Okres legalizacji upływa po okresie pięciu lat. Przed upływem tego okresu Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej winien dokonać zbioru ofert, podjąć działania względem projektu uchwały i procesu głosowania. Montaż i demontaż wodomierzy powinien odbywać się w formie protokolarnej (ze wskazaniem danych dot.starego i nowego licznika – numer, wartość odczytu w dm3, numer plomby).
Warto również rozważać możliwość montażu wodomierzy z nakładką radiową. Odczyt teoretycznie powinien być bardziej precyzyjny (możliwość weryfikacji danych dot. odczytu nawet wstecz w stosunku do odczytu – np. odczytujemy 5 stycznia, a generujemy jednocześnie odczyt dot. zużycia na dzień 31 grudnia), ponadto bez konieczności wizji w lokalach. 
Odczyty i rozliczenia to a propos wody – temat rzeka. Z pewnością jeszcze nie raz będę poruszał się w tym obszarze na postach blogu. Czego Wam życzyć tym razem. OPŁAT ZA WODĘ, ZGODNYCH ZE STANEM FAKTYCZNYM. PŁACĘ TYLE, ILE ZUŻYŁEM :). Pozdrawiam, Marcin Olszewski.

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami,  studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji.