Miesiąc: październik 2014

Mamy zatwierdzony uchwałą Wspólnoty plan remontowy. Mamy cele, środki finansowe. Pora na wybór wykonawcy. Proces wyboru podam na przykładzie współpracy Wspólnoty Mieszkaniowej z firmą zarządzająca nieruchomością, w oparciu o umowę o administrowanie.
Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej w oparciu o dotychczasowe doświadczenia może „mieć” dobrych wykonawców. Dobrze jednak, jeżeli we własnym zakresie prac (lub z pomocą firmy administrującej) zorganizuje przetarg/konkurs na wykonawcę. Pozwoli to na ograniczenie późniejszych ew. zastrzeżeń i wątpliwości co do „uczciwości” pracy Zarządu, z racji współpracy z tym samym wykonawcą. 
Ogłoszenie względem planowanych prac można opublikować w dostępnych mediach (np. internet, prasa, tablice ogłoszeń, strona urzędu miasta). W ogłoszeniu warto zawrzeć podstawowe dane Wspólnoty, nazwę prac, termin i miejsce składania ofert. Dysponując przedmiarami robót warto wskazać o możliwości ich dostępności dla potencjalnych oferentów. 
Forma składania ofert. Dobrze, jeżeli oferty składane są w formie papierowej, podpisanej przez oferenta, w zapieczętowanej kopercie. Pozwala to na ograniczenie manipulacji (np. wymiany ofert złożonych, na oferty „naszych znajomych”).
Liczba ofert. Dobrze, jeżeli liczba ofert to m.in. 3. Po pierwsze nie ma oznak iż „był tylko jeden oferent” (bo ludzie idą w dalszych domysłach – „jeden, czyli wasz, mimo że tyle firm na rynku budowlanym”). Po drugie – jeżeli proces zbioru ofert organizuje firma administrująca, Zarząd ma wybór, możliwość porównania ofert, propozycji cenowych. 
Wyboru oferentów powinien dokonywać Zarząd. Administracja może służyć radą, rekomendacją. Wybór należy jednak do reprezentanta Zarządu Wspólnoty. Warto wspomnieć o istotnej rzeczy jaką w przypadku wyboru oferenta jest rola współudziałowca – np. miasta we Wspólnocie. Warto, by współudziałowiec również, przed dokonaniem wyboru danej oferty mógł zapoznać się z pakietem ofert, kosztorysami ofertowymi. Tak aby nikt nie mógł później zarzucić samowoli reprezentantom lokali wykupionych (środki które mają być wydatkowane na dane prace należą do Wspólnoty – a zatem wszyscy współwłaściciele mają prawo decydować. 
Wybór oferty, przez Zarząd to jedno. Wiedzmy jednak o tym iż to stanowi podstawę do opracowania i podejmowania projektu uchwały o wyborze danego oferenta. Wspólnotę tworzą współwłaściciele, a zatem to faktycznie oni w drodze uchwały mogą podjąć decyzję względem uprzednich działań i informacji przedłożonych przez Zarząd. Podjęta uchwała (zwana celową – na konkretne prace, w odróżnieniu od uchwały ogólnej – w sprawie planu remontowego) może stanowić podstawę do złożenia przez obydwie strony (Wspólnotę reprezentowaną przez Zarząd i oferenta) propozycji umów, podjęcia negocjacji co do konkretnych ustaleń względem przyszłej współpracy. 
A zatem, dobrych wyborów ofert :). Pozdrawiam, Marcin Bartłomiej Olszewski.

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami,  studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji. 

Zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej. Jedno lub wieloosobowy. Wybierany w drodze podejmowanej uchwały Wspólnoty Mieszkaniowej. W szczególe omawiany w ustawie o własności lokali. Nie tą „artykułową” sferę chciałbym poruszyć. Tą praktyczną. 
Czasami jest tak, iż na zebraniu Wspólnoty ktoś kogoś proponuje na członka Zarządu. Owszem, znamy kogoś z klatki. Czym innym jednak mówić sobie „dzień dobry”, czym innym podejmować decyzję nierzadko bardzo odpowiedzialne.Warto zaznaczyć, iż bycie członkiem Zarządu wiąże się (poza wspomnianą odpowiedzialnością) z dyspozycją czasem. Jeżeli ktoś zostaje członkiem Zarządu, po to by w praktycznym ujęciu być tzw. „martwą duszą”, niewiele z tego pożytku. Oczywiście, to normalne, iż każdy ma życie prywatne, zawodowe, może być laikiem w sferze własności lokali. Dlatego też istnieją 3 warianty postępowania:
1. Zarząd wybrany z grona właścicieli (lub spoza) i przez właścicieli bez udziału specjalistycznej firmy zewnętrznej w zakresie obsługi zarządzania/administrowania nieruchomością.
2. Zarząd wybrany z grona właścicieli (lub spoza) i przez właścicieli, obsługa administrowania nieruchomością z udziałem specjalistycznej firmy zewnętrznej w tym zakresie.
3. Zawarcie umowy o zarządzanie – powierzenie przez Wspólnotę kompleksowej obsługi nieruchomości przez firmę zewnętrzną, z równoczesną możliwością propozycji utworzenia Zarządu Wspólnoty w oparciu o kierownictwo firmy zarządzającej i/lub jej pracowników (decyzja Wspólnoty w formie podjętej uchwały). 
Do dwóch typowych (ze względu na koszty) rozwiązań należą – wybór Zarządu z grona właścicieli i samodzielnie prowadzenie spraw Wspólnoty lub Zarząd „własny” i umowa o administrowanie. 
W praktyce mamy dwie skrajności. Zarząd faktyczne poświęca się dla Wspólnoty i to widać w efektach swojej pracy. Druga sfera to „zwalanie wszystkiego na administratora”. W tym drugim przypadku ewentualne „kamienie słów” roszczeniowych mieszkańców odbijać się będą pomiędzy „Zarządem, który nic nie robi” i mówi „że to administracja” lub „firmą administrującą, która nic nie robi, za co w takim razie bierze pieniądze?”. To oczywiście skrajne przypadki. Piszę o nich dla wyjaśnienia jednej zasadniczej kwestii. Firma administrująca pobiera swoje wynagrodzenie za obsługę, rekomendację proponowanych rozwiązań – decyzje należą jednak do Zarządu (począwszy od wyboru wykonawców, podpisywania umów, na zatwierdzaniu płatności), a w przypadku gdy przekraczają czynności zwykłego Zarządu – do Wspólnoty, w formie uchwały. Trzeba dużo cierpliwości, by to tłumaczyć. 
Wiele Zarządów działa społecznie. Efektywność Zarządu Wspólnota może zatem docenić (w formie uchwały) w formie wynagrodzenia – co ma podstawę w ustawie o własności lokali (art. 28).
Zarząd musi działać spójnie. Bez sensu jeżeli mamy np. kilku członków Zarządu i … gdy dochodzi do podjęcia decyzji, każdy ma swoje racje lub (np. z uwagi na osobistą niechęć) stoi w opozycji wobec stanowisk innych członków. To może również prowokować również w odmiennych „prośbach” do administratora. Co powinien w tej sytuacji zrobić administrator? Każdy ruch indywidualny zgłosić pozostałym członkom Zarządu. Administrator musi pamiętać, że pracuje dla Wspólnoty, z całym Zarządem.
Rachunki, faktury. Zatwierdzać (w przypadku Zarządów wieloosobowych) powinno przynajmniej dwóch członków Zarządu. Samodzielne podejmowane decyzje (koszty wspólnoty) oznaczać może przekroczenie uprawnień członka Zarządu. 
Bycie członkiem Zarządu to również niejednokrotnie pokusa. Dostęp do konta, możliwość wpływu na decyzję o wykonawcy danej pracy.  To może rodzić możliwość do wyrządzenia szkody Wspólnocie. Pamiętajmy, iż członkiem Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej może – zgodnie z ustawą o własności lokali – jedynie osoba fizyczna. Tym samym może ona podlegać zarówno odpowiedzialności cywilnej, jak i karnej. Co więcej – każdy właściciel ma prawo do kontroli Zarządu Wspólnoty. 
Jeżeli zatem, decydujemy się na bycie Zarządem, członkiem Zarządu wieloosobowego Wspólnoty – warto przed podjęciem decyzji zastanowić – czy mam świadomość podejmowanej funkcji. Nie muszę się znać na wszystkim. Po to mam administrację, by nawet w przypadku trudnych problemów móc się skonsultować podjąć najwłaściwszą decyzję dla Wspólnoty. 
Będąc w Zarządzie reprezentujemy Wspólnotę, jej środki finansowe. Pytanie – czy faktycznie identyfikujemy się z nieruchomością, ludźmi. Czy chcemy mieć wkład na rozwój Wspólnoty. Wariant „może ten Pan, bo się często udziela” może mieć skutki dwojakie – wzmożona aktywność i chęć udziału w pracach Wspólnoty lub … pieniactwo.
To Wspólnota decyduje o wyborze Zarządu. Warto wiedzieć, określić sobie – kogo chcielibyśmy w nim widzieć. Często raczej działa to na zasadzie „kto z Państwa ma czas”. W mojej ocenie czas to rzecz ważna, ale za mało. Decyzje muszą być świadome zarówno po stronie kandydatów, jak i wybierających. Dobrych wyborów Zarządów. Pozdrawiam.

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami,  studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji. 

Na utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym istotny wpływ ma m.in. konserwacja. Wspomniałem w jednym z wcześniejszych blogów o rodzajach konserwacji: m.in. ogólnobudowlana, sanitarna, elektryczna, domofonowa, windy itd. 
Ostatnio spotkałem się ze zdziwieniem pewnej właścicielki lokalu, gdy wspomniałem, iż z uwagi na brak umów konserwacyjnych w budynku przez nią zamieszkiwanym, zlecenie danej pracy (awarii) musi być poprzedzone powiadomieniem i akceptacją Zarządu Wspólnoty Mieszkaniowej. „To nie ma u Państwa elektryka, który byłby u Państwa na etacie?” „Nie nie ma” odpowiadam. „Współpracujemy z różnymi fachowcami, z uwagi jednak iż problemy przez nich rozwiązywane dotyczą nieruchomości Wspólnot, to Wspólnota ustami Zarządu musi podjąć decyzję o zleceniu – tak aby później nie było problemu z rozliczeniem faktury. Argument „stałego wykonawcy napraw” ma swoją genezę np. w budynkach z udziałem właścicielskim miasta. Pozostaje tam przyzwyczajenie iż „dzwonię, Pan zawsze przychodzi, a ja nic nie płacę”. Tam gdzie powstały Wspólnoty Mieszkaniowe dawne czasy minęły. Kolejny argument wielu właścicieli „przecież płacę na fundusz remontowy” również nie jest właściwym. Rozliczenie faktur za konserwacje, naprawy następuje zazwyczaj z funduszu eksploatacyjnego. Czy będzie do koszt stały (umowa na konserwacje), czy doraźny (awarie) pozostaje on gestii Wspólnoty Mieszkaniowej lub właściciela lokalu (opłata za naprawę w lokalu, zaliczka na fundusz eksploatacyjny z które pokrywane są prace konserwacyjne).
Istotą rzeczy przy identyfikacji awarii jest fakt, czy nastąpiła ona na tzw. części wspólnej (regulowanej ustawą o własności lokali), czy też w lokalu. Ma to istotne znaczenie ze względu na to, kto będzie ponosił koszty wspomnianej awarii. Do części wspólnej zaliczyć można m.in. klatki schodowe, strychy, piwnice, instalacja c.o., gazowa, wodno – kanalizacyjna. W przypadku instalacji do Wspólnoty należy to, co jest przed zaworem, licznikiem, w gestii właściciela – pozostała cześć za zaworem, licznikiem. 
Dlatego ważnym jest w przypadku awarii „doraźnej” (bez stałej konserwacji), co i gdzie się stało? Jaka jest decyzja Zarządu Wspólnoty co do zlecenia prac naprawczych? Kto będzie ponosił koszty naprawy? Wspólnota? Właściciel lokalu? W zastosowaniu stałej konserwacji, właściciel lokalu, korzystając z dostępnych danych kontaktowych samodzielnie może zawiadomić konserwatora o potrzebie naprawy. Konserwator ustaliwszy problem awarii, powinien również zidentyfikować, kto poniesie koszty. 
Przy awariach, ze względu na koszty mogą powstawać rozbieżności co do ponoszenia kosztów. Właściciel po przybyciu konserwatora może dokonywać prób „przerzucenia” kosztów na Wspólnotę Mieszkaniową. Dlatego istotna jest również komunikacji między zarządcą nieruchomości a konserwatorem (uczciwym konserwatorem). Właściciel bowiem, jeżeli nawet „przekona” konserwatora, aby potraktował awarię jako koszt Wspólnoty … i tak za nią zapłaci, w formie wnoszonej zaliczki na pokrycie kosztów eksploatacyjnych. 
Dobrym rozwiązaniem jest podjęcie przez właścicieli nieruchomości uchwały określającej granice nieruchomości wspólnej. Dzięki czemu problem z tym „kto za co ma płacić” w sposób skuteczny może zostać rozwiązany. Pozdrawiam.

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami,  studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji. 

Wspomniałem na łamach bloga jak istotnym elementem jest fakt świadomości międzyludzkiej w ramach Wspólnoty Mieszkaniowej, możliwości szeregu działań na rzecz utrzymania wspólnej nieruchomości w stanie niepogorszonym. Poza typowymi formami komunikacji jak bezpośrednia wizyta właściciela w biurze zarządcy, dyżur administratorski na terenie nieruchomości, spotkania z mieszkańcami, zebrania, wzajemny kontakt telefoniczny, e-mail, mamy do czynienia z pośrednimi – co nie znaczy mniej ważnymi formami komunikacji. 
Z praktyki, obserwuję dwa istotne aspekty. Pierwszy – to że w dobrej wierze powiesisz w gablocie na budynku informacje (dane kontaktowe do administracji, ogłoszenia o zebraniach, ostrzeżenia przed „wizytami” osób obcych np. próby kradzieży, wyłudzenia) – naprawdę nie oznacza to, że ludzie to czytają, Wielokrotnie Zarządy Wspólnot Mieszkaniowych proszą mnie, abym aktualnie istotne treści wywieszał … na drzwiach wejściowych do budynku od wewnątrz, gdzie nie sposób przynajmniej „zahaczyć” wzrokiem. Ludzie mijają te tablice, niekoniecznie interesując się życiem Wspólnoty, każdy przede wszystkim żyje własnym życiem. Potem zawsze rozbrajającym tonem może stwierdzić „nie widziałem, nie czytałem, nie interesuje mnie to”. Jest ląd, są i wyspy. 
Druga forma komunikacji, a właściwie „komunikacji” to … jej brak. W praktyce wygląda to tak. Właścicielka w rozmowie mówi że „słyszała od kogoś, ten kto jej powiedział”. Często mimo wyrażanej dezaprobaty dla danego problemu (np. śpiący bezdomni na klatce schodowej, burdy, nocne imprezy) ludzie nie ujawniają swojej tożsamości. Często są to osoby starsze, boją się o swój los codzienny, „rewanż”. Trudno im się dziwić. Są jednak sytuacje, gdzieś wyraz problemu funkcjonuje w krytycznym głosie mieszkańców. Do biura administracji … nikt jednak niczego nie zgłosi, nie napisze. Lepiej pozostać w cieniu.
Powróćmy do form komunikacji pośredniej. Często szybciej i skuteczniej można powiadomić właścicieli o zebraniu drogą e-mailową, niż pocztą zwykłą. Świat się zmienia, biegnie do przodu. W załączniku komplet dokumentacji na zebranie i mimo odległości – mamy komunikację. Z tradycyjnych form „skrzynek pocztowych” a propos skrzynek – to skrzynki „Zarząd Wspólnoty” na klatce schodowej. Właściciele mogą tam przekazywać pisma, korespondencję. Często dostęp do skrzynki ma zarządca/administrator, udostępniając pocztę Zarządowi. 
Strona internetowa Wspólnoty Mieszkaniowej, forum. W dobie dostępu do internetu poprzez komputer, komórkę świat Wspólnoty możemy mieć „na talerzu”. Odpowiednio zaprojektowana  i użytkowana strona internetowa, to przystępny przekaz dotyczący kontaktu, dokumentów Wspólnoty, decyzji, problemów jednym słowem wydarzeń z życia Wspólnoty. Zarząd Wspólnoty i zarządca mają narzędzie komunikacji wobec mieszkańców, outsourcingu (np. firmy utrzymania czystości, ochrona, konserwatorzy), konkursów ofert na wykonanie danych prac na rzecz Wspólnoty. Właściciele nieruchomości poza bieżącą informacją mają możliwość wymiany poglądów (forum). Oczywiście forum może – w zależności od czynnika ludzkiego – stać się ogniskiem zapalnym. Zamiast konstruktywnej wymiany poglądów, wyraz osobistych uraz do „sąsiadki spod 12, niech wszyscy wiedzą że ma psa, co głośno szczeka”. Fajne forum to możliwość wypowiedzi na temat tego jak nam się mieszka, co chcemy i możemy w ramach działań Wspólnoty zrealizować. Świat otwarty jest na pomysły. Warto je realizować – pod warunkiem że tego naprawdę chcemy. 
Czekam tylko na zebrania roczne w formie telekonferencji, szerszy zakres użytkowania komunikatorów (zapewne w częstym użyciu między mieszkańcami). Ważne jest aby poprzez komunikację – wzajemny przekaz informacji był przejrzysty, skuteczny dla wszystkich (Zarząd, zarządca, administrator, właściciele nieruchomości) – z pożytkiem dla mieszkańców, miejsca zamieszkania. Pozdrawiam.

Marcin Bartłomiej Olszewski. Absolwent Wyższej Szkoły Gospodarowania Nieruchomościami w Warszawie (licencjat o specjalności: pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami, magisterium o specjalności gospodarowanie nieruchomościami,  studia podyplomowe (specjalność: zarządzanie nieruchomościami). Licencja zawodowa zarządcy nieruchomości, wydana przez Ministerstwo Infrastruktury nr 21 755. Od 2000 r. uczestniczył w realizacji wielu znaczących projektów w skali ogólnopolskiej, w zakresie wyceny nieruchomości, analiz ekspertyz inwestycyjnych, przestrzennych, (m.in. na rzecz deweloperów, funduszy inwestycyjnych, instytucji finansowych), w ramach współpracy z korporacjami (m.in. Polanowscy Nieruchomości sp. z o.o., na stanowisku Kierownika Departamentu Ekspertyz i Analiz w Centrali Spółki w Warszawie). Obecnie, działania swe koncentruje na współpracy w zakresie szeroko pojętego zarządzania nieruchomościami, dzieląc się kilkunastoletnią wiedzą i doświadczeniem, codziennie poszerzając horyzonty wiedzy w praktycznej realizacji.